活动里程碑完成证据：怎样才算完成
一个里程碑两周前被报告为已完成，今天却发现供应商其实从未确认。
简要回答
里程碑完成的条件是：事先约定的证据已经存在，并且指定的人已验收。“我问过了”和“在处理中”都不是证据。
创建每个里程碑时就写好证据，指定谁来验收，并把“部分完成”视为进行中，而不是完成。
每个里程碑的三个部分
| 部分 | 问题 | 示例 |
|---|---|---|
| 完成的含义 | 完成时具体会有什么东西存在？ | 已签署的场地合同，而不是“场地已订”。 |
| 证据 | 别人可以看什么来核对？ | 已签署的PDF，带日期，存放在共享文件夹。 |
| 验收人 | 谁确认证据足够？ | 合同由财务验收；节目由主席验收。 |
按里程碑类型列出证据
| 里程碑 | 较弱的证据 | 较强的证据 |
|---|---|---|
| 场地确认 | “场地已保留。” | 已签署的协议或书面确认，写明日期、厅室和包含内容。 |
| 讲者确认 | “讲者说可以。” | 讲者的书面接受，涵盖日期、场次和任何条件。 |
| 节目批准 | “委员会喜欢。” | 批准的版本号和日期，批准人记录在决策记录中。 |
| 报名开放 | “页面快做好了。” | 已完整测试的上线页面，并收到确认信息。 |
| 供应商已简报 | “简报已发出。” | 供应商对当前简报版本的书面确认。 |
| 预算批准 | “财务没问题。” | 预算负责人的批准记录，写明数字和涵盖范围。 |
完成的规则
- 完成意味着证据存在且已被验收，其余都是进行中。
- 没有证据链接的里程碑在看板上显示灰色，而不是绿色。
- 如果证据只是口头确认，记录是谁、对谁、在哪天说的，并把里程碑标为“口头确认，待书面”。
- 如果里程碑依赖其他方，例如场地或主管机构，证据必须来自他们。
- 如果证据后来被撤回，重新打开里程碑，并告知依赖它的人。
处理部分完成的工作
把部分完成的里程碑拆成两行，一行已完成并附证据，一行未完成并附日期，而不是四舍五入算作完成。
里程碑的完成百分比价值不大，除非由可计数的项目构成。请计数，例如已书面确认的讲者人数占受邀讲者人数。
谁核对证据
每周报告的汇总人核对链接或附件是否存在，指定的验收人核对内容是否足够。对于保险、执照或安全文件等专业事项，验收人是有资格的一方，报告只记录文件已收到，而不判断是否充分。
实例演示 · 虚构示例
一个其实没有完成的讲者里程碑
虚构组织与数字，用来说明有用的细节程度。
一个虚构的专业团体在每周报告里把“主题演讲嘉宾已确认”列为完成。汇总人要求提供证据链接时，负责人手里只有一通电话和一条积极的消息。
该里程碑被改为“口头确认，待书面”，显示黄色并附日期。负责人给嘉宾发了一段可以直接回复的书面接受文字，两天后收到书面回复。直到那时，里程碑才被标为完成，并归档了该回复。
可直接使用
里程碑证据登记表
创建每个里程碑时填写一行。只有附上证据后才更新状态。
- 每个里程碑在开工前都有“完成的含义”说明。
- 证据是链接或文件，而不是描述。
- 由指定的人验收，而不是工作的负责人。
- 口头确认要记录是谁、对谁、何时说的。
- 没有证据又没有更新时使用灰色。
| 里程碑 | 完成的含义 | 证据链接或文件 | 验收人 | 验收日期 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|
| （里程碑名称） | （将存在的具体东西） | （链接或文件名） | （角色） | （日期） | 完成 / 进行中 / 仅口头 / 灰色 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 里程碑不多，负责人能为每个说出证据。
- 有一个人每周能检查链接。
- 团队已经把文件存放在同一个地方。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 报告为完成的事项以前被发现并不完整。
- 证据散落在个人邮件和聊天里。
- 供应商口头确认，却没有人用书面跟进。
希望里程碑是查证过的，而不是假定的？
会议项目负责人可以建立证据登记表，请负责人提供每个里程碑背后的证明，用书面跟进口头确认，并在报告里清楚显示未核实的事项。每个里程碑的验收仍由您指定的人负责。请发来您目前的里程碑清单。
主办方常见问题
一封邮件算足够的证据吗？
通常算，只要它来自有权承诺的一方，写明具体内容，并存放在别人找得到的地方。是否足够由指定的验收人判断。
永远没有完全结束的里程碑怎么办？
拆成每一步都能证明的阶段，例如“初稿已批准”和“终稿已签字确认”。
谁应该验收里程碑？
做这项工作的人之外的人，通常是依赖该成果的人，或掌握预算或权限的人。
这如何汇入每周报告？
每周进展报告里每个已完成的里程碑都链接到其证据，没有证据的显示为未核实。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。