协调委员会引荐与商业联系
三位委员会成员各自认识最匹配的公司里的人，却没人知道其他人也要打电话。
简要回答
把委员会引荐看作成员在征得对方同意后提出的请求，把秘书处看作唯一记录“谁在接触谁”的节点。同一时间，一个对象只有一位负责人、一个渠道。
在第一通电话之前先商定简短的引荐规程：成员可以说什么、不能承诺什么、对方的选择如何记录、秘书处何时接手。在赞助销售进度跟踪表里记录每一步。
为什么引荐需要规程
熟人引荐通常是接触决策者的最佳途径，但它承载着成员的信誉。处理不当，成员失去一段关系，活动也失去一个对象。
没有协调时，同一家公司会听到三个人给出三种不同的方案，也会模糊谁有权代表主办方发言。
引荐中的角色
| 角色 | 可以做 | 不可以做 |
|---|---|---|
| 委员会成员 | 先问对方是否欢迎引荐，再做引荐 | 报价、承诺权益或分享联系人名单 |
| 秘书处 | 为每个对象指定唯一负责人，保管记录，发出后续跟进 | 接触已被其他负责人认领的对象 |
| 商务决策负责人 | 批准信息、套餐条款和例外 | 把批准权非正式地交给某位成员 |
| 对象的联系人 | 自行选择是否参与以及通过谁 | 未经其同意被加入营销名单 |
引荐顺序
- 打电话之前，成员告诉秘书处自己认识哪家机构、哪位联系人，以及关系的性质。
- 秘书处在跟踪表中核查是否已有接触，并核对协会现有赞助商，然后确认唯一负责人。
- 成员询问对方是否愿意被引荐给秘书处，并记录答复。
- 如果愿意，成员发一封两行的简短引荐信。关于赞助方案的信息之后由秘书处发出。
- 如果拒绝或没有回答，成员就此停止。跟踪表记录“引荐被谢绝”，而不是“有意向”。
要尽早说明的利益冲突
- 成员受雇于、顾问于或竞争于被接触的公司。
- 成员所在公司已经是赞助商，可能期待在套餐上有话语权。
- 对方可能因为引荐人资历较深而觉得难以拒绝的关系。
- 围绕赞助决定而提供或暗示的个人利益。
保持数据和记录整洁
请成员亲自做引荐，而不是把通讯录交给秘书处。参见不滥用名单的赞助研究。
记录谁引荐了谁，以及对方的选择。关于联系人同意和营销规则的问题，请交给数据保护联络人。
实例演示 · 虚构示例
两位成员，同一家公司
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的 Persatuan Fiktif Insurans Am 将在十一月下旬举办会议。一位副主席和一位财政同时提到某区域保险公司的企业事务主管。秘书处在两人打电话之前就在跟踪表里看到了重叠。
秘书处请与对方关系更久的副主席负责引荐，请财政退后。副主席先确认对方愿意被引荐。财政所在公司与该保险公司竞争，主动声明利益冲突并不参与。之后由秘书处撰写后续信息。
可直接使用
委员会引荐规程
在委员会会议上商定，并附在跟踪表后面。
- 每位成员申报认识的机构以及任何利益冲突：
- 接触之前，秘书处为每个对象指定唯一负责人：
- 成员征求对方对引荐的同意，并记录答复：
- 成员可以使用的措辞（仅限相关性与受众）：
- 成员不得讨论的事项：价格、套餐、排他权、截止日期：
- 交接点：引荐之后由秘书处接手：
- 施压规则：对方的拒绝或沉默被记录，其他成员不得重复联系：
- 联系人名单不转交给秘书处或供应商：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 委员会规模小，一个人就能在每次接触之前进行核查。
- 成员愿意申报冲突并主动退后。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 成员多、关系多，而且已经有几次非正式的接触。
- 出现了需要中立方式处理的利益冲突。
- 委员会希望规程、负责人和跟踪表由别人搭好，志愿者不必自己摸索。
想从一开始就协调好委员会的联系工作吗？
引荐、联系和销售仍由贵委员会和秘书处负责。Event Blueprint 可以制定规程、指定负责人、定义跟踪表阶段，并约定成员可以说什么，让热心的志愿者成为计划的助力，而不是互相冲撞。
主办方常见问题
委员会成员可以给赞助商更优惠的条件吗？
除非商务决策负责人已批准，并适用于所有可比的赞助商，否则不可以。非正式的私下条件会造成不公平。参见如何处理折扣要求。
如果两位成员已经接触过同一家公司怎么办？
两人都先暂停，商定一位负责人、一个对外声音，并告诉公司谁是他们的联系人。记录每位成员说过的话，让之后的信息保持一致。
成员的友好交谈算赞助商的意向吗？
不算。记为“已做引荐”。只有赞助商自己表态，最好是书面表态，才记为有意向。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。