接触新赞助商前，先理顺现有赞助关系
协会已有支持全年项目的赞助商，而您即将写信给与他们竞争的公司。
简要回答
在接触任何新对象之前，先列出每位现有赞助商已持有的内容（类别、排他权、续约日期、已承诺的权益），并先与负责这段关系的人沟通。新的联系应建立在真正仍然可用的权益之上。
可用赞助权益清单工具查看哪些权益尚可用，用赞助权益与排他冲突检查工具测试拟议的分配。两者都不是对任何协议的法律解读：合同措辞应交给法律顾问。
为什么现有赞助商要优先处理
协会的赞助商通常不止支持一场活动，很多持有权益、非正式的期待或优先续约的惯例，却没有写在同一个地方。
如果现有赞助商发现竞争对手被接触在先、自己被告知在后，多年建立的信任会受损，而且在活动推广中途很难修复。
新联系之前要收集什么
- 每位现有赞助商的类别、持有的权益或资产，以及有效期限。
- 任何关于排他、优先续约或续约的书面内容，并注明文件及其保管人。
- 往届干事作出但未记录的口头承诺，标为未确认。
- 每位赞助商的关系负责人，以及上次沟通的时间。
- 现有赞助商的哪些权益适用于本活动，哪些只适用于协会的其他活动。
处理现有赞助商的顺序
- 依据已签署的文件，建立现有赞助商及其持有权益的登记表，没有文件支持的内容标为未确认。
- 把您打算在新联系中接触的类别与登记表对照，标出可能的冲突。
- 请关系负责人告知每位现有赞助商正在规划的事项，并征求他们对本次活动续约的看法。
- 如实记录对方的回应。赞助商的好意在确认之前不等于续约。
- 请法律顾问阅读可能影响新类别的任何排他或优先续约措辞。
- 此后才对不冲突类别的新公司开放联系。
向法律顾问提出的问题
- 现有协议是否在某个类别、地区或资产类型上授予排他权？有效到何时？
- 是否有协议授予续约或新类别的优先权？
- 在接触竞争类别之前，是否必须发出通知？通知内容是什么？
- 哪些协议涵盖本活动，哪些只涵盖协会的其他活动？
如果出现冲突
暂停受影响类别的联系，与现有赞助商沟通，并与商务决策负责人决定是搁置、重新界定类别，还是提供其他权益。
不要悄悄给新公司较窄的权益来了事。参见如何防止同一权益被重复出售。
实例演示 · 虚构示例
在发出任何信息前就发现类别冲突
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的 Persatuan Fiktif Pengurusan Tenaga 十月举办会议。登记表显示，一家虚构的软件公司是协会明年年底前的数字合作伙伴，而前任秘书的一封旧邮件暗示，对方被告知自己将是唯一的软件赞助商。
秘书处把排他权标为未确认，请法律顾问阅读已签署的协议，并请关系负责人与该软件公司沟通。在得到答复之前，另外三家软件公司都留在联系名单之外。
可直接使用
现有赞助商登记表
在任何新联系之前填写。权益只依据已签署文件填写，其余标为未确认。
| 赞助商与类别 | 持有权益（来源文件） | 排他或优先权？ | 日期 | 关系负责人 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|
| 名称与类别 | 权益清单及文件名 | 是 / 否 / 未确认 | 开始与结束 | 具名负责人 | 已沟通 / 未沟通 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 现有赞助商只有几家，协议都已签署且能找到。
- 有一个人了解每段关系，可以在推广之前与他们沟通。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 权益分散在旧邮件、会议记录和口头承诺里。
- 新类别可能与现有赞助商冲突，却没人能确定。
- 在联系开始前，您需要把登记表、沟通顺序和法律问题整理好。
需要把现有赞助商的情况整理清楚吗？
销售和关系方面的决定仍由贵机构负责，合同问题交给法律顾问。Event Blueprint 可以汇总每位现有赞助商持有的内容，确定沟通顺序，并为法律顾问准备问题清单，让新的联系从一个各方认可准确的起点开始。
主办方常见问题
接触其他公司之前，要先征得现有赞助商同意吗？
这取决于他们协议的内容，属于法律顾问的问题。出于礼貌和风险核查，请在计划被外界看到之前先告知他们。
如果找不到原始协议怎么办？
把该权益视为未确认，不要把同一类别提供给别人，并请关系负责人和法律顾问确认当初的约定。
现有赞助商续约应该有折扣吗？
这是商务决策负责人的定价决定，必须一致地执行。参见如何处理折扣要求。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。