轮值筹委会之间如何交接

交接包的内容

• 一页摘要：活动目的、受众、惯常的日期范围，以及每年必须作出的决定。
• 决策记录：上一轮作了什么决定，由谁决定，理由，以及被否决的备选方案。
• 供应商清单：联络角色、已商定内容、合同节点，以及每段关系的负责人。
• 未结事项：未付发票、待退款项、未解决的供应商纠纷、对讲者或会员作出的承诺。
• 全年重复任务日历及惯常的筹备时间。
• 文件存放位置和谁持有访问权限。交接链接和权限，而不是保密名单的副本。

交接会议

趁上一届仍在任时召开，而不是之后。把交接包放在屏幕上讨论两小时，比不经沟通就寄出一份长文件更有用。

1. 上届会长用五分钟概述活动目的和去年的主要结果。
2. 逐条过决策记录，请新一届对不清楚之处提出质疑。
3. 过一遍未结事项，约定自交接日起由谁负责。
4. 引见供应商，当面或由上届负责人发一封简短邮件，写明新的联络人。
5. 约定上届一位联络人，在前90天回答问题。

给新一届的90天清单

没有交接会出什么问题

• 错过供应商筹备时间，因为新一届不知道场地要提前一年预留。
• 对讲者或赞助方的口头承诺留在某人邮箱里，被遗忘。
• 决定被推翻，因为没人记录当初的理由。
• 文件放在个人硬盘里，随持有人一起离开。