规划专业协会的年度活动组合

列出每场活动及其作用

先列一张清单：旗舰大会、研讨会、工作坊、周年会员大会、会员交流、地区或分会活动、颁奖，以及任何定期的线上活动。

为每场活动写一句话，说明它的目的和服务对象。如果两场活动出于同样的原因服务同一批人，组合里就应写明，因为会员会注意到。

看全年，而不是一场一场看

把每场活动放在十二个月的表格上，包括筹备期和收尾期，而不只是活动当天。一场两天的大会，前面可能要八周的密集工作，后面还要四周对账。

要看的是繁忙期在哪里压在同一批人身上。可以用周期性活动日历容量规划器对照角色的可用时间和工作量。

检查四个压力点

• 人员：跨活动重复出现的秘书处员工、委员会主席和志愿者。
• 会员的时间：在同两周内吸引同一批会员的活动，包括学校假期、公共假期和其他专业日历。请向正确的来源核实日期。
• 供应商：同一个场地、视听或报名供应商被要求预留多个日期，可参考共享供应商日历的做法来协调。
• 资金：集中在同一季度到期的承诺款项。

确定优先顺序

两场活动冲突时，按目的而不是习惯来决定。方法见活动日历优先级；在这里，只需注明哪些活动固定、哪些可以移动，以及由谁决定。

把每项决定记入决策记录，让下一届委员会知道原因。

按节奏复查组合

1. 在规划年度开始时通过组合。
2. 每季度对照实际工作量和委员会变动复查。
3. 每场活动之后，补记它实际花了多少人力和时间。
4. 年底用这些记录来制定下一年的日历。