如何在共用日历中为活动排定优先级
秘书处每年办五六场活动，其中几场往往在同一个月争用同一批人。
讨论您的活动日历将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
用四个问题排序：日期是否由他人决定，活动延期会损失什么，需要多长筹备周期，占用多少关键人员。逐项评分，分成三个级别，周次冲突时由级别决定先保障哪一场。
给活动排序的四个问题
- 日期是否固定：章程规定在某个月举行的常年会员大会，或配合监管机构日程预订的会议，无法挪动。会员交流晚会通常可以。
- 延期的代价：活动推迟一个月会损失什么，例如讲者之后不再有空、订金被没收，或会员续费周期依赖该活动。
- 筹备周期：首次公开宣布前需要几周筹备。两天的大会需要的时间远多于一小时的网络研讨会。
- 占用的人员：需要多少关键角色，例如节目负责人、财务审批人或现场负责人，以及占用几周。
把评分转成三个级别
每个问题按1至3分评分并相加。总分不如级别重要，因为两场活动争用同一个人时，依据的是级别。
| 级别 | 典型特征 | 获得的安排 |
|---|---|---|
| A：优先保障 | 日期固定、延期代价高、筹备周期长。 | 最先指定负责人和后备人选，决策提早排期，不作为让步的一方。 |
| B：围绕安排 | 可调整数周，筹备周期中等。 | 在A级工作量排入日历后再规划。为避免冲突可前后移动一两周。 |
| C：见缝插针 | 筹备周期短、容易挪动、延期代价低。 | 使用剩余产能。全年过载时最先被合并、缩短、挪动或取消。 |
一次会议内完成的步骤
- 列出未来十二个月的所有活动，包括委员会晚宴或会员简报会等小型活动。
- 请每场活动的决策负责人确认日期是否真的固定，以及由谁决定。
- 按四个问题评分并确定级别。负责人与秘书处意见不一致时，记录双方看法。
- 标出两场A级活动重叠的周次。这些才是需要决策的问题，而不是电子表格上的数字。
- 约定谁可以挪动B级或C级活动，谁必须被通知。在公布任何日期之前先把结果放进日历。
需要留意的陷阱
- 因为每位负责人都重视自己的活动，就把所有活动定为A级。A级应限于通过日期固定或延期代价测试的活动。
- 只按活动规模排序。日期由监管机构固定的小型闭门圆桌会，可能比大型公开研讨会更优先。
- 忽略后续工作：每场活动之后的报告、问卷和致谢工作仍然占用同一批人。
- 只评一次就不再复查。每场活动结束后，以及日期变动时，都要重新评分。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构协会为全年活动排序
虚构组织与数字，仅作说明。
Persatuan Fiktif Pengurus Logistik 的秘书处有三人，全年办五场活动。年度大会与常年会员大会同在十月的同一个两周内，因为会员大会必须在财政年度结束后举行，所以两场看起来都是A级。
评分显示，年度大会可以推迟三周而无罚款，会员大会则完全不能挪动。于是大会定为B级，会员大会保持A级，秘书处在发出会员大会通知之前，先与场地方商谈大会的备选日期。
| 活动 | 日期固定 | 延期代价 | 筹备周期 | 占用人员 | 级别 |
|---|---|---|---|---|---|
| 常年会员大会 | 3 | 3 | 1 | 2 | A |
| 年度大会 | 1 | 2 | 3 | 3 | B |
| 区域会员简报会 | 1 | 1 | 2 | 2 | C |
| 青年专业人士晚会 | 1 | 1 | 1 | 1 | C |
| 年终颁奖晚宴 | 2 | 2 | 2 | 2 | B |
可直接使用
活动日历优先级评分表
每场活动复制一块。四个问题各按1至3分评分，相加后写下级别。意见分歧记在备注里。
- 活动名称和月份：
- 决策负责人：
- 日期是否固定？（3为他人决定，1为可随意挪动）。由谁决定：
- 推迟一个月的代价？（3为高）。会损失什么：
- 宣布前所需筹备周数（3为长，1为短）：
- 占用的关键人员，以及占用几周：
- 总分和级别（A优先保障 / B围绕安排 / C见缝插针）：
- 谁可以挪动或合并此活动，谁必须被通知：
- 重新评分的复查日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 活动不超过五场，且有一个人看得到整个日历。
- 负责人接受由会长或秘书处主管作出的级别决定。
- 大多数日期可前后调整数周。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个委员会都要求自己的活动列为A级。
- 每场活动都写着同样两三个人，却没人定下关注的先后。
- 日期已经公布，事后才发现冲突。
需要有人守住日历的先后次序？
当级别总在争论而没有落实时，长期活动项目经理可以保持评分更新，带着方案把冲突交给决策负责人，并记录谁同意挪动什么。活动决策和最终优先次序仍由你们的委员会掌握。在沟通之前，可先用活动重复日历产能规划器。
主办方常见问题
A级可以有多少场活动？
数量要少到两场A级活动很少落在同一周。如果全年大部分活动都是A级，说明日期固定的标准用得太宽，应与各负责人逐一核实。
谁来作最终的级别决定？
能对活动负责人说不的人，通常是秘书处主管或会长。负责人可以陈述理由，但由一个人结束排序并记录原因。
员工活动要放进同一个日历吗？
如果占用同一批人，就要放。除非有真正固定的日期或承诺，否则标为C级，这样产能紧张时一目了然。
多久复查一次排序？
每场活动之后，以及日期、负责人或预算变动时。对活动少于十场的协会，每季度检查一次通常足够。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。