Cara mengutamakan acara dalam kalendar bersama
Sekretariat anda mengendalikan lima atau enam acara setahun, dan beberapa daripadanya memerlukan orang yang sama pada bulan yang sama.
Jawapan ringkas
Utamakan berdasarkan empat ujian: adakah tarikh ditetapkan pihak lain, apa yang hilang jika acara tertunda, berapa lama masa persediaan diperlukan, dan berapa ramai orang terhad yang diperlukan. Beri markah, susun dalam tiga peringkat, dan biarkan peringkat menentukan siapa dilindungi dahulu apabila minggu bertindih.
Keutamaan hanya menentukan susunan perhatian. Pembahagian orang merentas acara ialah langkah berasingan dalam peruntukan sumber portfolio acara, dan pertindihan tarikh tertentu dikendalikan dalam analisis pertindihan tarikh acara.
Empat ujian untuk menyusun acara
- Tarikh tetap: mesyuarat agung tahunan yang diikat perlembagaan kepada satu bulan, atau persidangan yang ditempah mengikut kalendar pengawal selia, tidak boleh dialih. Malam rangkaian ahli biasanya boleh.
- Kos jika tertunda: apa yang hilang jika acara dialih sebulan, seperti penceramah yang tidak lapang lagi, deposit yang hangus atau kitaran pembaharuan keahlian yang bergantung padanya.
- Masa persediaan: berapa minggu perancangan diperlukan sebelum pengumuman awam pertama. Persidangan dua hari memerlukan jauh lebih lama daripada webinar sejam.
- Orang yang diperlukan: berapa banyak peranan terhad anda, seperti pemilik program, pelulus kewangan atau ketua di lokasi, yang diperlukan dan untuk berapa minggu.
Tukar markah kepada tiga peringkat
Beri markah 1 hingga 3 bagi setiap ujian dan jumlahkan. Jumlah kurang penting berbanding peringkat, kerana peringkat inilah yang anda guna apabila dua acara meminta orang yang sama.
| Peringkat | Profil biasa | Apa yang diterima |
|---|---|---|
| A: lindungi | Tarikh tetap, kos tertunda tinggi, masa persediaan panjang. | Pemilik dan pengganti dinamakan dahulu, keputusan dijadualkan awal, bukan acara yang mengalah. |
| B: rancang di sekelilingnya | Fleksibel beberapa minggu, masa persediaan sederhana. | Dirancang selepas beban kerja Peringkat A masuk kalendar. Boleh beralih seminggu dua untuk elak pertindihan. |
| C: muatkan | Masa persediaan singkat, mudah dialih, kos tertunda rendah. | Guna kapasiti baki. Paling awal digabung, dipendekkan, dialih atau digugurkan apabila tahun terlalu sarat. |
Urutan untuk menyiapkannya dalam satu sesi
- Senaraikan setiap acara untuk dua belas bulan akan datang, termasuk yang kecil seperti makan malam jawatankuasa atau taklimat ahli.
- Minta pemilik keputusan setiap acara mengesahkan sama ada tarikh benar-benar tetap dan siapa yang menetapkannya.
- Beri markah empat ujian dan tetapkan peringkat. Jika pemilik dan sekretariat tidak sependapat, catat kedua-dua pandangan.
- Tandakan minggu apabila dua acara Peringkat A bertindih. Itulah perbincangan yang memerlukan keputusan, bukan lembaran hamparan.
- Setujui siapa boleh mengalih acara Peringkat B atau C dan siapa perlu dimaklumkan. Letak hasilnya dalam kalendar sebelum sebarang tarikh diumumkan.
Perangkap yang perlu diawasi
- Menganggap semua acara Peringkat A kerana setiap pemilik berasa kuat tentang acaranya. Hadkan Peringkat A kepada acara yang lulus ujian tarikh tetap atau kos tertunda.
- Menyusun hanya mengikut saiz acara. Meja bulat tertutup yang kecil dengan tarikh pengawal selia yang tetap boleh mengatasi seminar terbuka yang besar.
- Melupakan kerja susulan: laporan, tinjauan dan ucapan terima kasih selepas setiap acara masih menggunakan orang yang sama.
- Memberi markah sekali dan tidak menyemak semula. Nilai semula selepas setiap acara dan apabila tarikh berubah.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persatuan fiksyen menyusun tahunnya
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Logistik mengendalikan lima acara dengan sekretariat tiga orang. Persidangan tahunan dan mesyuarat agung tahunan jatuh dalam dua minggu yang sama pada Oktober kerana mesyuarat mesti mengikuti penutup tahun kewangan, jadi kedua-duanya kelihatan Peringkat A.
Pemarkahan menunjukkan persidangan boleh dialih tiga minggu tanpa penalti, manakala mesyuarat tidak boleh dialih langsung. Persidangan menjadi Peringkat B, mesyuarat kekal Peringkat A, dan sekretariat membuka tarikh persidangan dengan tempat acara sebelum notis mesyuarat dikeluarkan.
| Acara | Tarikh tetap | Kos tertunda | Masa persediaan | Orang diperlukan | Peringkat |
|---|---|---|---|---|---|
| Mesyuarat agung tahunan | 3 | 3 | 1 | 2 | A |
| Persidangan tahunan | 1 | 2 | 3 | 3 | B |
| Taklimat ahli serantau | 1 | 1 | 2 | 2 | C |
| Malam profesional muda | 1 | 1 | 1 | 1 | C |
| Makan malam anugerah hujung tahun | 2 | 2 | 2 | 2 | B |
Gunakan sendiri
Lembaran keutamaan kalendar acara
Salin satu blok bagi setiap acara. Beri markah 1 hingga 3, jumlahkan dan tulis peringkat. Simpan ruang komen untuk percanggahan pendapat.
- Nama acara dan bulan:
- Pemilik keputusan:
- Tarikh tetap? (3 = ditetapkan pihak lain, 1 = bebas dialih). Siapa yang menetapkan:
- Kos jika tertunda sebulan? (3 = tinggi). Apa yang hilang:
- Masa persediaan sebelum pengumuman, dalam minggu (3 = panjang, 1 = singkat):
- Orang terhad yang diperlukan, dan untuk berapa minggu:
- Jumlah markah dan peringkat (A lindungi / B rancang di sekelilingnya / C muatkan):
- Siapa boleh mengalih atau menggabung acara ini, dan siapa perlu dimaklumkan:
- Tarikh semakan untuk penilaian semula:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda ada lima acara atau kurang dan seorang yang nampak keseluruhan kalendar.
- Pemilik menerima keputusan peringkat yang dibuat oleh pengerusi atau ketua sekretariat.
- Kebanyakan tarikh fleksibel beberapa minggu.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jawatankuasa masing-masing menuntut Peringkat A untuk acara sendiri.
- Dua tiga orang yang sama dinamakan pada setiap acara dan tiada siapa menetapkan susunan perhatian.
- Tarikh sudah diumumkan dan pertindihan ditemui kemudian.
Perlukan seseorang untuk memegang susunan kalendar?
Apabila peringkat sentiasa dipertikaikan dan tidak dilaksanakan, pengurus program berulang boleh mengekalkan pemarkahan terkini, membawa pertindihan kepada pemilik keputusan dengan pilihan, dan merekod siapa bersetuju mengalih apa. Keputusan acara dan susunan keutamaan akhir kekal pada jawatankuasa anda. Perancang kapasiti kalendar acara berulang ialah titik permulaan sebelum sebarang perbincangan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak acara boleh berada dalam Peringkat A?
Cukup sedikit supaya dua acara Peringkat A jarang bertindih pada minggu yang sama. Jika kebanyakan tahun anda Peringkat A, ujian tarikh tetap digunakan terlalu longgar dan perlu disemak dengan setiap pemilik.
Siapa patut membuat keputusan akhir peringkat?
Orang yang boleh berkata tidak kepada pemilik acara, biasanya ketua sekretariat atau pengerusi. Pemilik boleh membentangkan hujah, tetapi satu orang menutup susunan dan merekod sebabnya.
Perlukah acara kakitangan berada dalam kalendar yang sama?
Ya, jika ia menggunakan orang yang sama. Tandakan Peringkat C melainkan ada tarikh tetap atau komitmen sebenar, supaya ia kelihatan apabila kapasiti ketat.
Kerap manakah susunan perlu disemak?
Selepas setiap acara, dan apabila tarikh, pemilik atau bajet berubah. Semakan sukuan memadai bagi kebanyakan persatuan dengan kurang daripada sepuluh acara.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.