Cara menganalisis pertindihan tarikh acara
Satu tarikh kelihatan kosong dalam diari jawatankuasa, kemudian seseorang perasan minggu yang sama sudah ada acara lain.
Jawapan ringkas
Semak setiap tarikh calon terhadap empat perkara: orang anda sendiri, pembekal dan tempat acara yang dikongsi, kalendar hadirin, dan hari sebelum serta selepas untuk persediaan dan pemulihan. Pertindihan pada orang atau tempat ialah konflik keras yang mesti diselesaikan. Pertindihan pada hadirin atau hari bersebelahan ialah konflik lembut yang memerlukan keputusan dan sebab bertulis.
Jalankan semakan sebelum sebarang tarikh diumumkan. Jika pertindihan ialah antara acara yang bersaing untuk orang yang sama, teruskan dengan peruntukan sumber portfolio acara.
Empat jenis pertindihan
| Jenis | Soalan | Keras atau lembut |
|---|---|---|
| Orang | Adakah pemilik program, pelulus kewangan atau ketua di lokasi sudah terikat dengan acara lain pada minggu itu? | Keras |
| Tempat dan pembekal | Adakah tempat acara, pembekal AV atau katerer sudah ditempah, atau ditempah untuk hari persediaan anda? | Keras |
| Hadirin | Adakah ahli, penceramah atau penaja anda mempunyai kemuncak, persidangan atau tarikh akhir pelaporan yang diketahui pada minggu itu? | Lembut |
| Hari bersebelahan | Adakah ada masa persediaan sebelum dan pemulihan selepas yang mencukupi, termasuk hari yang diperlukan acara lain? | Lembut |
Semak kalendar yang mudah terlepas
- Cuti umum dan negeri: sahkan kalendar rasmi bagi negeri tempat acara diadakan, kerana tarikh dan perayaan berbeza dan ada yang diumumkan lewat.
- Cuti sekolah dan tempoh peperiksaan yang menjejaskan penceramah, ahli yang mempunyai anak atau hadirin pelajar. Sahkan kalendar rasmi semasa, bukan bergantung pada tahun lepas.
- Tempoh puncak ahli anda sendiri, seperti penutup tahun kewangan, musim audit atau pemfailan cukai, bergantung pada siapa mereka.
- Acara besar organisasi lain dalam bidang yang sama di Kuala Lumpur atau Selangor, yang mungkin menarik penceramah dan peserta yang sama.
Cara memutuskan apa yang dilakukan dengan konflik
- Tulis setiap pertindihan dalam log dengan jenis, minggu terjejas dan acara yang sudah ada dahulu.
- Tandakan keras atau lembut. Jangan umumkan tarikh yang masih mempunyai konflik keras yang terbuka.
- Bagi setiap konflik keras, pilih untuk mengalih, memecahkan tugas, menambah kapasiti atau menggugurkan acara, dan namakan siapa yang memutuskan.
- Bagi setiap konflik lembut, sama ada terima dengan sebab, seperti kehadiran yang dijangka lebih rendah dan diterima jawatankuasa, atau kurangkan kesannya, contohnya dengan memajukan tarikh tutup pendaftaran.
- Jalankan semula semakan apabila tarikh, tempat atau orang utama berubah.
Kesilapan biasa
- Menyemak hari acara sahaja. Persediaan, perjalanan penceramah dan pembersihan boleh menggunakan hari sebelum dan selepas.
- Menganggap konflik lembut sebagai tiada konflik kerana belum ada yang merungut.
- Bergantung pada ketersediaan tempat sahaja. Tempat kosong tidak bermakna orang atau hadirin anda kosong.
- Beberapa hentian jelajah sehari pada hari berturut-turut tanpa semakan perjalanan di antaranya. Perancang litar taklimat membolehkan anda memasukkan julat perjalanan sendiri dan menunjukkan peralihan yang mustahil.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Konflik ditemui sebelum notis dikeluarkan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Perunding Kejuruteraan mahu seminar setengah harinya pada Khamis 12 November. Pemilik program juga ketua di lokasi bagi makan malam tahunan pada Jumaat 13 November, dan tempat makan malam memerlukan persediaan sehari sebelumnya.
Log merekod satu konflik keras pada orang dan satu konflik lembut pada hari bersebelahan. Sekretariat mengalih seminar ke Selasa minggu berikutnya, menerima bahawa dua penceramah akan disahkan kemudian, dan merekod sebabnya dalam log.
| Tarikh calon | Pertindihan | Jenis | Keras atau lembut | Keputusan dan pemilik |
|---|---|---|---|---|
| Khamis 12 Nov | Pemilik program menyedia makan malam | Orang | Keras | Alih seminar. Setiausaha kehormat |
| Khamis 12 Nov | Hari persediaan makan malam di tempat yang sama | Tempat | Keras | Selesai dengan mengalih |
| Selasa 17 Nov | Dua penceramah tiada pada minggu itu | Hadirin | Lembut | Terima, sahkan pengganti. Pengerusi |
Gunakan sendiri
Log pertindihan tarikh
Tambah satu baris bagi setiap tarikh calon. Simpan tarikh yang ditolak dalam log supaya sebabnya tidak hilang.
| Tarikh calon | Pertindihan ditemui | Jenis | Keras atau lembut | Minggu terjejas | Keputusan | Diputuskan oleh dan tarikh |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Orang / tempat / hadirin / bersebelahan | Alih / pecah / tambah kapasiti / terima / gugur | |||||
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda ada sedikit acara dan satu diari bersama.
- Tempahan tempat dan pembekal dibuat oleh seorang yang nampak semuanya.
- Konflik lembut diterima oleh jawatankuasa yang bermesyuarat tetap.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tarikh diumumkan oleh beberapa jawatankuasa tanpa satu semakan.
- Beberapa acara berkongsi pembekal atau tempat pada minggu yang sama.
- Jadual berbilang hentian merentas Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban bergantung pada perjalanan yang tidak diukur.
Mahu pertindihan disemak sebelum tarikh diumumkan?
Pengurus program berulang boleh mengekalkan satu log konflik merentas semua acara anda, menjalankan setiap tarikh calon melalui semakan di atas dan membawa konflik keras kepada pemilik keputusan dengan pilihan. Tarikh, pilihan tempat dan keputusan akhir kekal pada jawatankuasa anda. Bagi jadual berbilang hentian, perancang kapasiti kalendar acara berulang ialah pandangan pertama tentang di mana minggu bertembung.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa patut memiliki log pertindihan tarikh?
Seorang, biasanya ketua sekretariat atau penyelaras portfolio, supaya ada satu tempat untuk disemak sebelum tarikh diumumkan. Pemilik acara menambah tarikh mereka ke dalamnya.
Adakah cuti umum konflik keras?
Anggap ia soalan untuk disahkan bagi negeri dan hadirin. Semak kalendar rasmi untuk tarikh dan tempat. Sama ada keras atau lembut bergantung pada hadirin dan tempat acara anda.
Berapa awal tarikh perlu disemak?
Sebelum tarikh diumumkan dan sekali lagi sebelum kontrak ditandatangani. Semak semula apabila orang utama, tempat atau pembekal berubah.
Bolehkah konflik lembut dibiarkan?
Boleh, jika pihak berkuasa menerimanya dan sebabnya ditulis dalam log. Masalahnya ialah membiarkannya tanpa rekod, sehingga tiada siapa tahu ia dipilih.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.