活动报名名额控制
报名即将开放，您希望系统在正确的数字停下来，但没人说定这个数字是多少。
简要回答
报名名额是层层叠加的限制，而不是一个数字：场地书面确认的数字、您为报名设的上限、各类别或场次的名额池，以及为讲者和嘉宾预留的名额。表单开放前，把每一层连同负责人写下来。
还要决定什么算占用名额：提交表单、确认预订，还是收到付款。这个选择会改变表单多快报满，以及有多少人被拒之门外。
名额的各个层级
| 层级 | 由谁设定 | 要解决的问题 |
|---|---|---|
| 场地上限 | 场地方，书面确认。 | 哪个厅、哪种布置，是否包含工作人员、讲者和供应商？请向场地确认，不要假设。 |
| 报名上限 | 活动负责人，低于场地上限。 | 扣除讲者、嘉宾和主办人员后，向代表开放多少名额。 |
| 类别名额池 | 委员会。见类别规则。 | 名额池是预留的份额，还是可释放给他人的上限？ |
| 场次上限 | 节目负责人与场地。 | 哪些分场需要单独上限，报满后怎么办。 |
| 预留名额 | 主席或节目负责人。 | 为讲者、受邀嘉宾和后期增补预留的名额，以及释放日期。 |
什么算占用名额
- 提交表单：表单报满最快，并且会为可能永远不付款的人占着名额。
- 确认预订：名额只留给已批准或已核实的人。
- 收到付款：人数最准确，但需要先拿发票的代表可能因等待而失去名额。
- 无论选哪一种，都要写明未付款或未核实的条目会占用名额多久才释放。
安全人数不是由您来定的
场地上限和任何安全容纳人数属于场地方和有资格的主管部门。您的报名上限应在他们确认的范围内，布置一变就要重新询问。把这个数字当作向场地提出的问题，并记录答复及日期。
开放前先测试控制设置
- 在测试副本里把上限设成小数字，用虚构代表报名直到停止。
- 检查类别名额池报满后是否按预期转入候补名单。
- 取消一条测试报名，确认名额按预期释放。
- 检查预留名额在公开表单上不可见。
实例演示 · 虚构示例
某会议在场地数字之下设定各层名额
虚构的机构和数字，用来展示有用的细节程度。
Persatuan Fiktif Eksekutif Sumber Manusia 的宴会厅，场地已书面确认会议式布置可容纳 300 人。讲者、主办人员和供应商占用其中 40 个名额，委员会另为受邀嘉宾预留 20 个，直到活动前两周。
报名以 240 人为上限开放，其中学生名额池 30 个，如果活动前一个月仍未报满，就释放给会员。委员会把确认的预订而不是提交的表单算作占用名额，已确认但未付款的条目在表单注明的付款日期后释放。
可直接使用
名额控制工作表
在报名开放前完成，并与每一行对应的负责人逐项确认。
- 场地书面确认的上限：（数字、厅、布置、日期、确认人）：
- 场地数字是否包含讲者、主办人员和供应商？答复：
- 为讲者、主办人员和供应商预留的名额：
- 代表报名上限：
- 类别名额池，以及每个是份额还是上限：
- 场次上限，以及报满后怎么办：
- 预留名额、谁可以释放、在哪个日期：
- 什么算占用名额（提交 / 确认 / 付款）：
- 未付款或未核实的条目占用名额多久：
- 测试记录：达到上限、名额池报满、取消、预留名额不可见：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 一个厅、一个场次，并有书面的场地上限。
- 只有简单上限，没有类别名额池。
- 有人每天关注报名情况。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个厅、分场和类别名额池必须合起来对得上场地数字。
- 场地数字尚未确认，报名却已在筹备。
- 预留名额和例外由多位委员共同商定。
想在开放前把名额层级定好并测试吗？
会议项目负责人可以把名额问题带到场地和委员会，记录各层级和负责人，并对照它们测试报名设置。容纳人数和安全方面，仍由场地方和有资格的单位负责。
主办方常见问题
报名上限应该等于场地上限吗？
通常不应该。讲者、主办人员、供应商和预留名额也需要位置。请问场地其数字包含什么，并把上限设在其之下。
类别名额池可以释放给其他人吗？
可以，只要您决定并告知代表。请写明未报满的名额池在哪个日期释放。
如何为不来的人做计划？
避免靠猜缺席率来定上限。出席人数情景规划器可以让您比较自己设定的情景，场地数字仍是硬上限。
签到台需要单独的名额计划吗？
签到速度是另一个问题。可用签到处理能力估算器，根据您自己的服务时间做简单计算。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。