活动报名候补规则

报名已满，不断有人要求加入，而有人取消时谁能得到名额，还没有人说定。

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简要回答

候补名单需要五条书面规则：谁可以加入，如何排序，如何通知获得的名额，邀请保留多久，以及失效后怎么办。请在报名截止前商定，而不是等到第一个取消出现之后。

规则公开、对所有人一视同仁时，代表就能接受候补。顺序或时间看起来随意时，才会引发不满。

五条规则

规则	要做的决定	常见选项
谁可以加入	哪些类别可以加入，何时截止加入。	所有类别，或会员优先。在明确日期关闭名单。
顺序	如何确定位置。	按加入时间；或在各名额池内按加入时间。请写明是哪一种。
邀请	如何发出名额邀请，由谁发送。	系统自动发信，或秘书处手动发信。
邀请有效期	代表要在多长时间内接受或付款。	由主办方定一个固定期限，临近活动时缩短。
失效	有效期结束后怎么办。	邀请转给下一位；第一位被告知，可重新排到末尾。

候补与名额池

如果为讲者或嘉宾预留了名额，被释放的预留名额是否给候补名单，要事先写在您的名额控制里。还要决定在会员名额池候补的会员能否拿普通名额，反过来是否可以。

请查阅平台如何处理候补邀请、是否自动递补，可看其文档或联系客服，并用虚构代表测试，不要只靠假设。

应该告诉代表什么

加入候补不是预订，也没有保留名额。
他们的位置或排序规则，如果您选择公开。
邀请发出后保留多久，以及如何通知他们。
获得名额邀请之前不需要付款。
候补邀请的最后发出日期。

最后两周如何管理名单

每个工作日检查取消情况，按名单顺序释放名额。
用表单上承诺的方式联系下一位。
记录每次邀请的发出时间和回复。
有效期失效时，转给下一位并记录结果。
最后邀请日之后关闭名单，并把结果告知所有仍在名单中的人。

实例演示 · 虚构示例

某论坛在取消后释放名额

虚构的机构和数字，用来展示有用的细节程度。

Persatuan Fiktif Pegawai Kewangan Koperasi 有 150 个名额，已全部被占，候补名单上有 14 人。委员会定下 48 小时的邀请有效期和明确的邀请截止日期。

一天早上有三位报名者取消。秘书处向名单前三位发出邀请，其中一位在 48 小时内没有回复。该名额转给第四位，失效的代表被告知已移到名单末尾。

可直接使用

候补规则表

在报名额满之前填写，并把面向代表的说明放到表单上。

谁可以加入（类别）及加入截止日期：
排序规则（整体按加入时间，或按名额池）：
邀请如何发送、由谁发送：
邀请有效期长度，及临近活动时较短的期限：
邀请失效后怎么办：
被释放的讲者或嘉宾名额是否给候补名单？
候补邀请的最后日期：
表单上的说明：不是预订、获邀前不付款、邀请有效期：
邀请记录列：姓名、发出日期和时间、回复、结果：

打开工具: 活动报名表字段精简工具

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

候补名单很短，有人每天关注取消情况。
平台的候补行为已经测试并了解。
邀请由人工发出，而不是自动发出。

以下情况，外部策划协助更有价值

多个类别名额池或场次各有候补名单。
取消通过很多渠道进来，没人负责名单。
需求高到可能出现公平性投诉。

需要有人在最后几周管理候补名单吗？

会议项目负责人可以与委员会商定候补规则，按您设定的节奏发出邀请并保持记录更新，让名额按一致的顺序释放。例外情况的决定仍由委员会作出。

讨论候补名单管理将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

加入候补名单时需要收款吗？

应由财务联络人决定。许多主办方在获邀前不收款，否则就要为所有没拿到名额的人办理退款。

邀请应该保留多久？

选一个您能管理的期限，写在表单上，临近活动时缩短。合适的长度取决于您的代表通常多快回复。

候补名单可以按类别而不是按时间排序吗？

可以，但要事先说明。要讲清各名额池是否独立，免得会员看到非会员先获邀却不知原因。

这与预期出席人数有什么关系？

用出席人数情景规划器看看取消和缺席会如何改变您可能需要释放的名额数量。