设计活动报名取消流程
有参会者在活动前三天来信取消，秘书处才发现名额、退款和候补都没有约定好的做法。
简要回答
取消流程要事先回答五个问题：谁可以取消、截止到何时、名额如何处理、款项如何处理、通知谁。
在报名开放前，先与财务和筹委会定下款项规则，再围绕它建立其余流程，让工作人员执行决定，而不是临时发明。
把取消与它的后果分开看
取消是一件事，却有多个影响：名额回到库存、候补者可能获得名额、发票或付款需要决定、供应商的人数可能变化。
先列出这些影响。每个影响的负责人不同，各负责人知道自己何时会收到什么，流程才顺畅。
政策必须回答的问题
退款与税务问题交给对的人
退款比例、贷项通知以及任何税务处理，由贵机构财务团队以及相关情况下的会计师决定。本页不建议应当怎么定。
秘书处可以准备的是一份清楚的问题清单，以及财务回答问题所需的报名资料，例如付款日期、付款方名称和票种。
取消处理顺序
- 通过约定渠道收到申请，记录日期和编号。
- 按报名人或付款方规则，确认申请人有权取消。
- 若政策允许且未过截止日，先提出换人方案。
- 把报名记录标为正确的状态，并释放名额。
- 把付款问题连同记录中的日期和金额交给财务。
- 通知候补名单负责人、证件负责人和餐饮联络人，再书面确认给参会者。
确认信息怎么写
写明取消了什么、记录日期、付款将如何处理以及由谁联系。除非政策和财务已经确认，不要承诺具体退款金额。
加一句，告诉参会者如果认为日期或金额有误，应该怎么做。
实例演示 · 虚构示例
两天会员大会的迟到取消
机构与数字均为虚构，仅作说明。
某虚构行业协会有320名已报名参会者，政策分三个按日期划分的阶段，已获理事会批准。参会者乙在中间阶段因家事取消，费用由雇主支付。
秘书处记录申请，提出换人，雇主婉拒；记录标为已取消，并把付款方名称和付款日期交给财务。理事会财务主管依政策决定例外处理。名额给了候补名单第一位，本例中邀请48小时后失效，餐饮供应商在下一个约定截止日收到更新的人数。
可直接使用
取消政策表
每个阶段填一行。款项一栏交给财务填写，他们确认之前不要对外发布。
| 事项 | 您的决定 | 负责人 |
|---|---|---|
| 谁可以取消（报名人、付款方、两者） | 秘书处 | |
| 是否允许换人，截至何时 | 秘书处 | |
| 按日期划分的阶段及对付款的影响 | 财务与理事会 | |
| 例外途径及记录人 | 主席或财务主管 | |
| 名额释放与候补邀请规则 | 名额负责人 | |
| 需通知的供应商及截止日 | 项目负责人 | |
| 确认信息的批准人 | 秘书处主管 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 已有一份政策，并且财务已批准。
- 取消很少发生，由一人处理。
- 没有候补名单或限额场次。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 取消通过多个渠道到达，没人掌握完整名单。
- 付款、贷项通知和候补名单相互影响，需要统一的处理顺序。
- 筹委会与财务对阶段或例外意见不一，需要中立的协调人。
需要把取消流程定下来并运行起来？
会议项目负责人可以带筹委会和财务过一遍政策问题，为秘书处写出处理顺序，并在报名期间协调供应商和候补名单的通知。退款规则本身仍由贵机构财务团队决定。
主办方常见问题
可以接受电话取消吗？
只通过能留下书面记录的渠道接受，或在通话后立即补写一份记录。否则日期和申请人日后容易产生争议。
谁来决定退款？
政策由财务团队和筹委会决定。秘书处负责执行，并把例外交给指定的决定人。
应该提供换人而不是取消吗？
不少主办方这样做，因为名额仍然有人，供应商人数也不变。要先决定换人是否免费、谁核验替补者，以及最后接受换人的日期。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。