活动现场总执行流程
三个人手里有三个不同版本的当天安排，每个人都确信自己的是最新的。
洽谈执行流程将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
总执行流程是覆盖整个活动日的一份按时间排列的文件，从进场布置到撤场。每一行有时间、动作、负责人，以及提示或前置条件。
只流通一个版本，注明版本号和锁定时间。场地、技术供应商和主持人等其他各方，都依据这个版本中属于自己的部分工作。
写什么，不写什么
凡是要在固定时间或固定顺序发生的事都写进去：入场时间、排练、开门、环节、休息、提示、讲者就位的截止时间，以及场地必须清场的时间点。
详细的技术规格、座位图和讲者简介放在各自的文件里，流程表只指向它们。
分层建立
值得保留的栏目
| 栏目 | 内容 | 作用 |
|---|---|---|
| 时间与时长 | 开始时间和计划时长 | 让任何人都看得出超时的影响 |
| 事项 | 发生什么，用平实的话写 | 所有人读到同一行 |
| 负责人 | 负责的角色，具体姓名另行列出 | 避免两个人同管一件事 |
| 提示或触发点 | 启动这一行的事件 | 现场调度能够喊提示 |
| 前置条件 | 必须先完成的行号 | 显示连带影响 |
| 备注与备用方案 | 素材版本，失败时的备用做法 | 现场决定更快 |
只保留一个有效版本
- 每一页页眉都写上版本号和日期。
- 商定谁可以修改文件，以及改动如何通知。
- 凡是与供应商承诺相关的行都做标记，改动前先与该供应商确认。
- 为现场调度和舞台监督打印当前版本，并收走旧的打印件。
实例演示 · 虚构示例
一天的周年大会与会议
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构会计师协会的一天议程从8:30到17:30，约300名会员出席。
秘书处分三轮建立流程表：先排议程和休息，再加场地和供应商时间，最后加提示。初稿显示有两行要同一个人在同一时间处理，午餐休息也没有缓冲。团队更换了一位提示负责人，并在会员大会表决后加了十分钟余量。最终版为第4版，在活动前两天锁定。
可直接使用
总执行流程模板
复制到电子表格，每个事项填一行，在页眉标注版本号。
- 时间
- 时长
- 事项
- 负责人（角色）
- 提示或触发点
- 前置条件
- 备注与备用方案
| 时间 | 时长 | 事项 | 负责人 | 提示 | 前置条件 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 单一厅室、一家主要供应商、议程较短。
- 有一个人负责文件，团队熟悉这种格式。
- 场地提供自己的时间表，可以在此基础上建立。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个厅室、多家供应商，有颁奖或贵宾抵达，而且安排仍在变动。
- 各团队各有一份时间表，已经对不上。
- 需要有人汇总各方信息、催收确认并保持文件最新。
想要一份大家都信得过的执行流程？
会议项目负责人可以把议程、场地时间和供应商提示合并成一份总执行流程，在排练期间保持更新，并向现场调度说明。技术操作和安全规划仍由合资格的供应商和场地负责。
主办方常见问题
执行流程要详细到什么程度？
详细到没参加策划会议的人也能执行自己的部分。技术规格放在另外的文件里。
执行流程和议程一样吗？
不一样。议程给代表看，执行流程是团队的工作文件，包含幕后的提示、负责人和时间。
应由谁负责这份文件？
指定一位负责人，通常是项目负责人或活动经理。其他人通过他提出改动。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。