活动讲者行程安排表
讲者已经确认，现在团队需要知道他们何时抵达、需要什么，以及由谁照应。
咨询讲者行程安排将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
讲者行程安排表只收集团队会采取行动的信息：抵达与离开时间、主办方已同意安排的交通和住宿需求、无障碍或饮食需求、技术需求，以及当天的一位联系人。
只发一次，注明回复日期，并把答复带入讲者简报生成器，让讲者看到一份前后一致的资料。
少收集，但件件有人跟进
表格上的每个栏目都应有负责人会据此行动。没有人会用，就删掉这个栏目。
询问之前先确认主办方实际同意提供什么。没有提供酒店却去问酒店，只会制造需要事后处理的期待。
按使用者分组的栏目
| 分组 | 栏目 | 由谁跟进 |
|---|---|---|
| 抵达 | 预计抵达时间、交通方式、离开日期和时间 | 讲者联络员、交通协调人 |
| 交通与住宿 | 按邀请函所述，交通或住宿是否由主办方安排 | 秘书处、财务 |
| 无障碍与饮食 | 讲者自愿分享的行动、听力、视力或饮食需求 | 场地联系人、餐饮负责人 |
| 技术 | 自带电脑或提供文件、翻页笔、带声音的视频、远程参与 | 视听供应商 |
| 联系方式 | 当天手机号码，联系不上时的助理或代表 | 讲者联络员 |
| 场次 | 已确认的场次标题、时间和房间 | 节目负责人 |
敏感信息需要理由和限制
健康、饮食和无障碍需求属于个人资料。请说明为什么询问、谁会看到、何时删除，以主办方已决定的为限。
表格如何措辞和保存，请询问负责数据保护的人。只有在场地、航空公司或有关当局要求，并且主管方已告知您时，才收集身份证件资料。
发送与跟进的顺序
- 起草表格前，先确认主办方会为每位讲者提供什么。
- 随场次说明一起发出表格，回复日期早于机票或房间预订截止日。
- 用不同于首次通知的渠道跟进一次。
- 把答复合并到一张表，未回答的栏目标为待定，不要假设。
- 向每位讲者发送简短摘要请其确认，然后锁定表格，并记录之后由谁修改。
实例演示 · 虚构示例
八位讲者，三个栏目待定
虚构组织与数字，仅作说明。
一个虚构的特许学会为一天的会议安排了八位讲者。五位按时交回表格，两位漏填了离开时间，一位尚未说明午餐是否需要调整。
联络员致电这三位，记录答复并标注日期，午餐问题则保持待定，直到讲者回复，避免餐饮负责人自行猜测。
可直接使用
讲者行程安排表
粘贴到表单工具或文件中。删除主办方不会跟进的任何一行。
- 节目资料上应显示的姓名（另行确认）：
- 您所了解的场次标题、日期、时间和房间：
- 预计抵达日期和时间，以及出行方式：
- 预计离开日期和时间：
- 交通或住宿：请核对邀请函中主办方安排的内容，并注明您自行安排的部分：
- 希望我们了解的无障碍需求（可选）：
- 希望我们了解的饮食需求（可选）：
- 演示方式：自带电脑 / 提供文件 / 带声音的视频 / 远程参与：
- 当天可联系的手机号码，以及备用联系人：
- 团队还需要知道的其他事项：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 讲者不多，有一个人负责跟进。
- 讲者多为本地人，需求简单。
- 秘书处以前处理过同样的表格。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 讲者来自多地，行程由不同方预订。
- 无障碍和饮食需求分散在场地、餐饮和交通供应商之间。
- 团队没有人有时间跟进答复并合并表格。
需要有人收集并转交讲者资料？
会议项目负责人可以发出表格、跟进答复、维护一张最新的表，并把相应摘录交给场地、餐饮和视听供应商。提供哪些交通或住宿，仍由您的筹委会决定。
主办方常见问题
表格应该什么时候发出？
讲者确认后不久发出，回复日期要早于任何预订截止日。太晚提出，之后的变更成本更高。
需要收集护照资料吗？
只有在供应商或有关当局要求，且主管方已告知您时才需要。收集之前，请先询问负责数据保护的人。
填好的表格由谁保管？
由一位指定的人保管，通常是讲者联络员或秘书处，访问权限仅限于对各组栏目采取行动的人。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。