如何撰写讲者场次说明

讲者已经答应了，现在需要知道您希望这30分钟带来什么，而不只是一个标题。

洽谈讲者说明将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。

简要回答

场次说明告诉已确认的讲者：这一场的目的、现场有哪些听众、准确的时间和形式、台上还有谁、有什么技术设置、要交什么和何时交，以及联系谁。它比邀请更简短，也更具体。

只写已确认的内容。凡未定的事项都标明负责人和日期，绝不编造讲者简介、酬金、酒店预订或授权。

场次说明与邀请的区别

邀请帮助讲者决定是否接受；场次说明帮助他们做好准备并顺利到场。

它不重复不需要的内容，并补充讲者受邀时无从得知的现场细节。

说明的各个部分

部分	内容	发出前核对
场次目的	听众应带走什么，用一两句话写明。	与场次目标一致。
听众	是谁、人数范围、水平和语言。	报名概况或预计范围。
时间与时段	日期、开始和结束、时段位置、演讲与提问的时间分配。	时间已在执行流程表中确认。若是主题演讲，见主题演讲安排。
形式	单人演讲、论坛、工作坊、访谈、现场或远程。	议程负责人已批准。
场次中的其他人	主持人、共同讲者、主席；姓名未确认时按角色写。	只写已确认的名字。
技术设置	台上和会场有什么、幻灯片如何呈现、能否使用翻页笔或视频。	请场地方和视听供应商书面确认。
截止日期	幻灯片提交、简介、彩排、技术检查。见幻灯片截止日期。	日期已商定。
抵达与行程	抵达时段、谁接待讲者、在哪里报到。详见行程安排表。	联络员已指定。
录制与资料	该场次是否可以录制，授权另行处理。见录制授权。	由主办方做出决定。
联系人	讲者联络员和议程负责人，以及当天使用的联系渠道。	姓名已确认。

工作顺序

向议程负责人、场地方和视听供应商收集已确认的事实。
用讲者简报生成器起草说明，未知字段保持空白待定。
请议程负责人批准内容和截止日期。
发给讲者，并请对方确认收到、指出问题。
记录发出日期和对方的问题，议程有变时重新发出。

需要避免的事

猜测会场大小、屏幕比例或麦克风类型。
未对照执行流程表确认就设定时间。
除非已获批准，否则不要提酬金或差旅条款。把问题交给指定的财务联络人。
沿用邀请中后来已变更的文字。

实例演示 · 虚构示例

一场40分钟场次的说明

机构与数字均为虚构，没有提到任何真实人物。

一个虚构的专业协会为一场40分钟的下午场次确认了一位讲者。说明写明目的、30分钟演讲加10分钟提问、听众范围，以及由议程负责人设定的幻灯片截止日期。

当场地方尚未确认屏幕比例时，说明写明：待视听供应商确认，负责人为议程协调员，注明日期。一周后，说明连同确认的比例和改动说明重新发出。

可直接使用

讲者场次说明模板

复制后填写。未知的项目写：尚未确定，负责人，日期。

场次标题和目的（听众应带走什么）：
日期、开始和结束时间、时段位置：
时间分配：演讲与提问：
听众：是谁、人数范围、水平、语言：
形式：单人演讲、论坛、工作坊、现场或远程：
场次中的其他人（未确认时按角色填写）：
场地方或供应商确认的舞台和会场设置：
幻灯片和视频如何呈现，文件如何提交：
截止日期：幻灯片、简介、彩排、技术检查：
抵达时段、报到地点、谁接待讲者：
录制与资料：由单独的授权处理：
讲者联络员和议程负责人的联系方式，以及当天的联系渠道：
未决事项（注明负责人和日期）：

打开工具: 活动讲者简报生成器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

议程规模小，由同一位协调员负责所有讲者。
技术和场地事实已书面确认。
讲者不多，也没有复杂的差旅。

以下情况，外部策划协助更有价值

讲者、场次和供应商很多，说明之间需要互相一致。
事实不断变化，却没有人重新发出说明。
多人与讲者联系，传达的信息不一致。

需要有人为讲者做简报并保持更新？

会议项目负责人可以根据已确认的事实起草每份场次说明，对照执行流程表和供应商要求检查，议程变动时重新发出，并跟踪确认回复。内容决定仍由您的筹委会负责。请把议程和已确认的事实发过来。

洽谈讲者说明将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

场次说明应该多早发出？

讲者确认、时间和形式确定后尽快发出。有任何变动时重新发出，并标明新版本。

说明里要写讲者简介吗？

只需写明索取简介及截止日期。使用讲者提供或认可的简介，绝不替他们撰写或编造。

技术设置还不清楚怎么办？

写明待确认、由谁确认、何时确认。不要猜测。场地方或供应商确认后重新发出。