Cara menulis taklimat sesi penceramah
Penceramah sudah bersetuju, dan kini perlu tahu apa yang anda mahu daripada 30 minit itu, dan bukan tajuk semata-mata.
Jawapan ringkas
Taklimat sesi memberitahu penceramah yang telah disahkan tujuan sesi, siapa dalam dewan, masa dan format tepat, siapa lagi di pentas, persediaan teknikal yang ada, apa yang perlu diserahkan dan bila, dan siapa untuk dihubungi. Ia lebih pendek daripada jemputan dan lebih khusus.
Tulis hanya yang telah disahkan. Tandakan apa-apa yang masih terbuka dengan pemilik dan tarikh, dan jangan sekali-kali mereka biografi penceramah, yuran, tempahan hotel atau kebenaran.
Perbezaan taklimat daripada jemputan
Jemputan membantu penceramah memutuskan untuk menerima. Taklimat sesi membantu mereka bersedia dan tiba.
Ia tidak mengulang apa yang tidak diperlukan dan menambah perincian operasi yang tidak dapat diketahui penceramah semasa dijemput.
Bahagian taklimat
| Bahagian | Kandungan | Semak sebelum menghantar |
|---|---|---|
| Tujuan sesi | Apa yang peserta patut bawa pulang, dalam satu atau dua ayat. | Sepadan dengan objektif sesi. |
| Peserta | Siapa, julat bilangan, tahap dan bahasa. | Profil pendaftaran atau julat dijangka. |
| Masa dan slot | Tarikh, mula dan tamat, kedudukan slot, cara masa dibahagi antara ceramah dan soalan. | Masa disahkan dalam turutan pelaksanaan. Lihat penempatan ucaptama jika ia ucaptama. |
| Format | Ceramah tunggal, panel, bengkel, temu bual, hadir atau jarak jauh. | Kelulusan pemilik program. |
| Orang lain dalam sesi | Moderator, penceramah bersama, pengerusi, mengikut peranan jika nama belum disahkan. | Hanya nama yang disahkan. |
| Persediaan teknikal | Apa yang ada di pentas dan dewan, cara slaid dipaparkan, sama ada penukar slaid atau video boleh digunakan. | Minta venue dan pembekal audio visual mengesahkan secara bertulis. |
| Tarikh akhir | Penyerahan slaid, biografi, raptai, semakan teknikal. Lihat tarikh akhir slaid. | Tarikh dipersetujui. |
| Ketibaan dan logistik | Tempoh ketibaan, siapa menyambut penceramah, di mana melapor. Perincian dalam borang logistik. | Pegawai perhubungan dinamakan. |
| Rakaman dan bahan | Sama ada sesi boleh dirakam, dan kebenaran dikendalikan secara berasingan. Lihat kebenaran rakaman. | Keputusan dibuat oleh penganjur. |
| Hubungan | Pegawai perhubungan penceramah dan pemilik program, dengan saluran untuk hari acara. | Nama disahkan. |
Urutan kerja
- Kumpul fakta yang disahkan daripada pemilik program, venue dan pembekal audio visual.
- Sediakan draf taklimat dengan penjana taklimat penceramah, biarkan medan yang tidak diketahui terbuka.
- Minta pemilik program meluluskan kandungan dan tarikh akhir.
- Hantar kepada penceramah dengan permintaan mengesahkan penerimaan dan menandakan masalah.
- Rekod tarikh dihantar dan sebarang soalan, kemudian terbitkan semula jika program berubah.
Perkara untuk dielakkan
- Meneka saiz bilik, format skrin atau jenis mikrofon.
- Menetapkan masa tanpa mengesahkannya dengan turutan pelaksanaan.
- Menyebut yuran atau terma perjalanan melainkan diluluskan. Arahkan soalan kepada orang kewangan yang dinamakan.
- Menyalin teks daripada jemputan yang sejak itu telah berubah.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Taklimat untuk sesi 40 minit
Organisasi dan angka rekaan. Tiada orang sebenar dinamakan.
Sebuah persatuan profesional fiktif mengesahkan seorang penceramah untuk sesi petang 40 minit. Taklimat menyatakan tujuan, ceramah 30 minit dan 10 minit soalan, julat peserta, dan tarikh akhir slaid yang ditetapkan pemilik program.
Apabila format skrin belum disahkan venue, taklimat menulis: Akan disahkan oleh pembekal audio visual, pemilik penyelaras program, tarikh. Seminggu kemudian taklimat diterbitkan semula dengan format yang disahkan dan catatan apa yang berubah.
Gunakan sendiri
Templat taklimat sesi penceramah
Salin dan isi. Biarkan item yang tidak diketahui sebagai: Belum diputuskan, pemilik, tarikh.
- Tajuk dan tujuan sesi (apa yang peserta patut bawa pulang):
- Tarikh, masa mula dan tamat, kedudukan slot:
- Pembahagian masa: ceramah dan soalan:
- Peserta: siapa, julat bilangan, tahap, bahasa:
- Format: ceramah tunggal, panel, bengkel, hadir atau jarak jauh:
- Orang lain dalam sesi (mengikut peranan jika belum disahkan):
- Persediaan pentas dan bilik seperti disahkan venue atau pembekal:
- Cara slaid dan video dipaparkan, dan cara fail diserahkan:
- Tarikh akhir: slaid, biografi, raptai, semakan teknikal:
- Tempoh ketibaan, tempat melapor, siapa menyambut penceramah:
- Rakaman dan bahan: dikendalikan melalui kebenaran berasingan:
- Hubungan pegawai perhubungan penceramah dan pemilik program, dan saluran pada hari acara:
- Item terbuka dengan pemilik dan tarikh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Program kecil dan penyelaras yang sama mengendalikan semua penceramah.
- Fakta teknikal dan venue telah disahkan secara bertulis.
- Sedikit penceramah dan tiada perjalanan rumit.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai penceramah, sesi dan pembekal memerlukan taklimat yang saling selaras.
- Fakta terus berubah dan tiada siapa menerbitkan semula taklimat.
- Beberapa orang berhubung dengan penceramah dan mesejnya berbeza.
Perlu penceramah ditaklimat dan dikemas kini?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan draf setiap taklimat sesi daripada fakta yang disahkan, menyemaknya terhadap turutan pelaksanaan dan keperluan pembekal, menerbitkannya semula apabila program berubah dan menjejak pengakuan. Keputusan kandungan kekal pada jawatankuasa anda. Hantar program anda dan fakta yang telah disahkan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa awal taklimat sesi patut dihantar?
Sebaik sahaja penceramah mengesahkan dan masa serta format ditetapkan. Terbitkan semula apabila apa-apa berubah, dengan versi baharu ditanda.
Perlukah taklimat memasukkan biografi penceramah?
Hanya permintaan untuknya dan tarikh akhir. Gunakan biografi yang diberi atau diluluskan penceramah. Jangan tulis atau reka untuk mereka.
Bagaimana jika persediaan teknikal belum diketahui?
Nyatakan ia akan disahkan, oleh siapa dan sebelum bila. Jangan meneka. Terbitkan semula apabila venue atau pembekal mengesahkan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.