Apa yang perlu ada dalam pek jemputan penceramah
Penceramah yang menerima e-mel mesra dan tiada yang lain akan bertanya sepuluh soalan, dan sebahagiannya ialah perkara yang belum anda putuskan.
Jawapan ringkas
Pek jemputan yang baik membolehkan penceramah yang sibuk memutuskan ya atau tidak tanpa panggilan. Ia menyatakan acara, tujuan sesi, peserta, tempoh masa yang dicadangkan, apa yang anda minta, apa yang boleh dan belum boleh disahkan, cara membalas dan sebelum bila.
Apa-apa yang belum diputuskan ditulis sebagai terbuka dengan pemilik dan tarikh. Jangan nyatakan yuran, perjalanan atau terma kebenaran melainkan jawatankuasa dan kewangan telah meluluskannya secara bertulis.
Kandungan pek
| Bahagian | Apa yang dinyatakan | Status untuk disemak sebelum menghantar |
|---|---|---|
| Acara | Nama, penganjur, tempoh tarikh, wilayah, format. | Tarikh disahkan atau ditanda sebagai tempoh. |
| Sesi | Tujuan, peserta, format, tempoh dirancang, penceramah lain jika dipersetujui. | Diluluskan oleh pemilik program. |
| Permintaan | Ceramah atau moderasi, persediaan dijangka, raptai atau panggilan taklimat, tarikh akhir slaid. | Tarikh akhir dipersetujui. Lihat tarikh akhir slaid. |
| Apa yang ditawarkan penganjur | Hanya yang diluluskan: contohnya item sokongan yang disenaraikan. | Kelulusan bertulis kewangan dan jawatankuasa. |
| Yuran, perjalanan, penginapan | Nyatakan kedudukan yang diluluskan, atau tulis bahawa ini akan disahkan oleh orang dihubungi yang dinamakan. | Kewangan. Soalan visa dan cukai ke penasihat, bukan dalam teks jemputan. |
| Rakaman dan penggunaan bahan | Nyatakan rakaman mungkin dibuat dan kebenaran akan diminta secara berasingan. Lihat kebenaran rakaman. | Sama ada acara akan merakam. |
| Balasan | Kepada siapa membalas, sebelum bila, apa berlaku jika penceramah menolak. | Pegawai perhubungan bernama dan tarikh balasan. |
Urutan kerja
- Sahkan senarai pendek dan urutan gantian dengan jawatankuasa. Lihat kriteria pemilihan.
- Isi pek dengan penjana taklimat penceramah, biarkan medan yang tidak diketahui terbuka.
- Semak setiap komitmen dalam pek terhadap kelulusan: tiada apa dijanjikan yang tidak diluluskan.
- Hantar daripada orang bernama dengan tarikh balasan dan rekod dalam penjejak pengesahan.
- Beralih kepada gantian hanya selepas tarikh balasan atau penolakan, dan ikut peraturan jawatankuasa tentang masa.
Apa yang ditinggalkan sehingga diputuskan
- Apa-apa jumlah, kadar atau masa bayaran honorarium. Pengendaliannya dibincangkan dalam pentadbiran honorarium.
- Sokongan hotel, penerbangan atau visa, sehingga kewangan dan penasihat berkaitan mengesahkan apa yang mungkin.
- Nama penceramah lain yang belum bersetuju dinamakan.
- Janji tentang saiz peserta, kehadiran penaja atau liputan media.
- Hak siaran atau rakaman, sehingga perkataan kebenaran dipersetujui.
Nada dan panjang
Dua muka surat sudah memadai: nota ringkas dan lampiran. Penceramah patut menemui tarikh, permintaan dan tarikh akhir balasan dalam masa seminit.
Tulis dalam gaya yang dijangka peserta anda. Persatuan formal mungkin menjangka surat daripada pengerusi. Forum yang lebih kecil mungkin selesa dengan e-mel ringkas daripada pemilik program.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Jemputan untuk sesi plenari
Organisasi dan angka rekaan. Tiada orang sebenar dinamakan.
Sebuah badan profesional fiktif menjemput seorang penceramah untuk plenari 30 minit dalam persidangan sehari pada separuh kedua tahun. Pek memberi tempoh tarikh, profil peserta dan tujuan sesi, dan meminta balasan dalam dua minggu.
Tentang yuran, ia menyatakan jawatankuasa belum mengesahkan sama ada honorarium terpakai dan orang dihubungi yang dinamakan akan membalas selepas kewangan memutuskan. Tentang rakaman, ia menyatakan kebenaran akan diminta dalam borang berasingan. Penceramah membalas dengan soalan tentang tahap peserta sahaja, yang boleh dijawab oleh pek.
Gunakan sendiri
Templat pek jemputan penceramah
Salin dan isi. Biarkan item yang tidak diketahui sebagai: Belum diputuskan, pemilik, tarikh. Jangan masukkan nama, yuran atau perkataan kebenaran yang belum diluluskan.
- Nama acara, penganjur dan tempoh tarikh (atau tarikh yang disahkan):
- Wilayah atau lokasi (venue akan disahkan, jika belum ditetapkan):
- Tajuk dan tujuan sesi:
- Profil peserta dan julat saiz dijangka:
- Format dan tempoh dirancang:
- Apa yang kami minta daripada anda: ceramah, moderasi, persediaan, raptai atau panggilan taklimat:
- Tarikh akhir: pengesahan, biografi, slaid, semakan teknikal:
- Apa yang akan disediakan penganjur (item yang diluluskan sahaja):
- Yuran, perjalanan dan penginapan: kedudukan diluluskan atau Belum diputuskan, pemilik, tarikh:
- Rakaman dan penggunaan bahan: kebenaran akan diminta secara berasingan:
- Orang dihubungi dan tarikh balas:
- Apa berlaku jika anda tidak dapat menerima:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa telah meluluskan senarai penceramah dan terma.
- Seorang pegawai boleh menghantar, menjejak dan menjawab balasan.
- Sedikit penceramah dan tiada perjalanan rumit.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Terma belum dipersetujui, dan jemputan sudah keluar secara tidak rasmi.
- Ramai penceramah dengan keperluan berbeza, termasuk perjalanan dari luar negara.
- Balasan, soalan dan kelulusan bertaburan di kalangan beberapa orang.
Perlu jemputan dihantar mengikut urutan yang betul?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan draf pek jemputan bersama anda, menyemak setiap komitmen terhadap kelulusan, menghantar dan menjejak balasan, serta membawa nama gantian hanya selepas jawatankuasa bersetuju. Yuran, visa dan cukai kekal sebagai soalan untuk pasukan kewangan dan penasihat anda. Hantar draf jemputan dan senarai pendek anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah jemputan menyatakan yuran?
Hanya jika jawatankuasa dan kewangan telah meluluskannya secara bertulis. Jika tidak, nyatakan kedudukan akan disahkan oleh orang dihubungi yang dinamakan. Tanya kewangan tentang layanan cukai sebelum sebarang angka dihantar.
Berapa lama patut diberi kepada penceramah untuk membalas?
Tetapkan tarikh berdasarkan tarikh akhir program anda sendiri, dan beri ruang untuk beralih kepada gantian jika perlu. Tulis tarikh dalam jemputan.
Bolehkah menjemput dua penceramah untuk slot yang sama?
Elakkan melainkan jawatankuasa memilih pendekatan itu dan bersedia menjelaskannya. Senarai gantian berkedudukan lebih jelas dan adil. Lihat pelan penceramah gantian.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.