简要回答
好的邀请资料包能让忙碌的讲者不用打电话就能决定去或不去。它写明活动、场次目的、听众、拟定的时间范围、对讲者的要求、哪些已确认和哪些尚未确认，以及如何回复和回复期限。
凡尚未决定的事项，都写成未决，并注明负责人和日期。在筹委会和财务书面批准之前，不要写明酬金、差旅或授权条款。
资料包的内容
工作顺序
在决定之前先不要写的内容
- 酬金的任何金额、标准或支付时间。处理方式见酬金管理。
- 酒店、机票或签证支持，直到财务和相关顾问确认了可行的范围。
- 尚未同意公开姓名的其他讲者的名字。
- 对听众人数、赞助方出席或媒体报道的承诺。
- 转播或录制权利，直到授权措辞已商定。
语气与篇幅
两页就够了：一封简短的说明信加一份附件。讲者应在一分钟内找到日期、要求和回复截止日期。
按您的听众所期待的风格来写。正式的协会可能期望由主席署名的信函；较小的论坛则可以用议程负责人发的简短邮件。
实例演示 · 虚构示例
一场全体大会的邀请
机构与数字均为虚构，没有提到任何真实人物。
一个虚构的专业团体邀请一位讲者在下半年的一天会议中做30分钟的全体大会演讲。资料包给出日期范围、听众概况和场次目的，并要求在两周内回复。
关于酬金，资料包写明筹委会尚未确认是否适用，待财务决定后由指定联络人回复。关于录制，写明授权将用另一份表格征求。讲者回复时只问了听众水平，而这正是资料包能回答的问题。
可直接使用
讲者邀请资料包模板
复制后填写。未知的项目写：尚未确定，负责人，日期。不要填入未获批准的姓名、酬金或授权措辞。
- 活动名称、主办方和日期范围（或已确认日期）：
- 地区或地点（若尚未确定，写明场地待确认）：
- 场次标题和目的：
- 听众概况和预计人数范围：
- 形式和计划时长：
- 我们对您的要求：演讲、主持、准备、彩排或简报电话：
- 截止日期：确认、简介、幻灯片、技术检查：
- 主办方将提供什么（仅限已批准项目）：
- 酬金、差旅和住宿：已批准的立场，或 尚未确定，负责人，日期：
- 录制与资料使用：授权将另行征求：
- 联络人和回复截止日期：
- 如果您无法接受邀请，后续如何处理：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 筹委会已批准讲者名单和条款。
- 一位同事可以发出、跟踪并回答回复。
- 讲者不多，也没有复杂的差旅。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 条款尚未商定，邀请却已经私下发出。
- 讲者很多，需求各异，包括来自海外的差旅。
- 回复、问题和审批分散在多个人手中。
需要按正确顺序发出邀请？
会议项目负责人可以与您一起起草邀请资料包，对照审批检查每项承诺，发出并跟踪回复，只有在筹委会同意后才引入备选名单。酬金、签证和税务仍是留给您的财务团队和顾问的问题。请把邀请草稿和候选名单发过来。
主办方常见问题
邀请中要写明酬金吗？
只有在筹委会和财务书面批准后才写。否则写明将由指定联络人确认。在发出任何数字之前，先向财务了解税务处理。
应该给讲者多长时间回复？
根据您自己的议程截止日期设定，并预留转向备选的时间。把日期写进邀请中。
可以为同一个时段邀请两位讲者吗？
除非筹委会选择了这种做法并准备好解释，否则应避免。排好顺序的备选名单更清楚也更公平。见替补讲者计划。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。