简要回答
为每位讲者记录一个来自简短约定清单的状态、一位负责人、最近联系日期和下次跟进日期。只有当讲者以书面答复接受所发条款时，才算已确认。
先统一状态用语
如果两个人对“已确认”的理解不同，跟踪表就会误导人。把每个状态的含义统一后写在表头。
清单要短。超过六个状态，就会为用哪个而争论。
| 状态 | 含义 |
|---|---|
| 入围 | 节目负责人已批准，尚未联系。 |
| 已邀请 | 已发出邀请，尚无回复。 |
| 洽谈中 | 讲者已提问或提出修改。 |
| 已确认 | 讲者已书面答复接受所发条款。 |
| 已婉拒 | 讲者已拒绝，注明日期。 |
| 已退出 | 曾经确认，后来退出。启动替补讲者计划。 |
值得保留的栏目
- 印刷时使用的讲者与机构名称。
- 场次标题与时段。
- 状态以及最近变更日期。
- 主办方负责跟进的人。
- 下次跟进日期。
- 条款确认情况：录制、行程表、简介和幻灯片是否已收到。
- 决定事项备注，例如要求更改场次。
跟进节奏
- 每周固定时间与节目负责人一起检查跟踪表。
- 跟进所有已过跟进日期的“已邀请”和“洽谈中”条目。
- 按约定的跟进次数并发出最后通知后，才把条目改为“已婉拒”，不要默默改动。
- 节目草案只依据“已确认”条目更新。
- 节目付印时冻结已确认名单，之后的变动都记为决定事项。
谁能看到
节目负责人、秘书处和讲者联络员可以编辑，筹委会看摘要。只有在合适的人确认内容适合供应商查看时，才把完整表格分享给他们。
实例演示 · 虚构示例
每周检查前后的跟踪表
虚构组织与数字，仅作说明。
一个虚构协会的跟踪表显示 20 个时段：11 个已确认，4 个洽谈中，3 个已邀请，1 个已婉拒，1 个已退出。每周检查发现，有两位洽谈中的讲者已经十二天没有人跟进。
联络员当天联系了两位。一位书面确认，另一位要求改到下午。节目负责人把调换记为决定事项，并为已退出的时段启动替补计划。
可直接使用
讲者确认跟踪表
复制到电子表格。只填写已书面确认的内容。
| 讲者与机构 | 场次与时段 | 状态 | 最近联系 | 负责人 | 下次跟进 | 已收到的条款与资料 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 入围 / 已邀请 / 洽谈中 / 已确认 / 已婉拒 / 已退出 | 录制 / 行程 / 简介 / 幻灯片 | |||||
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 讲者少于约十位，由一个人负责节目。
- 邀请只通过一个渠道发出。
- 筹委会接受表中的状态用语。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多人通过各自的人脉发出邀请。
- 讲者不断要求更改，时段一直在变。
- 筹委会需要可靠的每周数字，却没有人有时间跟进。
希望有人让讲者名单保持准确？
会议项目负责人可以主持每周确认检查，跟进未完结的条目，更新跟踪表，并在某个时段没有已确认讲者时提出提醒。邀请谁、提供什么，仍由您的节目负责人和筹委会决定。
主办方常见问题
什么算已确认？
讲者本人或其授权助理以书面答复接受所发条款。口头同意在讲者书面答复之前，记为洽谈中。
应该多久更新一次？
大多数活动每周一次，最后几周更频繁。每次使用同一天、同一批人。
赞助方或筹委会成员可以看吗？
分享摘要即可。联系资料超出需要范围之前，请先询问负责数据保护的人。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。