简要回答
从活动日期以及依赖幻灯片的供应商和印刷商的截止日期倒推。设定两到三个有日期的阶段：供审阅的初稿、交给视听团队的定稿，以及锁定日期，之后只能经同意在现场修改。
把每位讲者各自的日期书面写进场次说明，指定由谁收集文件，并事先决定迟交文件怎么处理。
谁依赖幻灯片
| 谁 | 需要什么 | 要问他们的问题 |
|---|---|---|
| 视听团队 | 可被其系统接受的定稿文件，并在设备上检查过。 | 你们需要什么文件格式和屏幕比例，最迟何时需要文件？ |
| 主持人或主席 | 幻灯片，用来准备问题和介绍。 | 你们何时需要看到？ |
| 口译或笔译人员（如有） | 幻灯片或文字，用来准备术语。 | 需要什么，要提前多久？ |
| 印刷或讲义 | 若幻灯片要印刷或分发，则需要定稿内容。 | 内容最迟何时必须锁定以便印刷？ |
| 审阅人或议程负责人 | 对照场次说明检查的初稿。见演示文件审核。 | 审阅需要多长时间？ |
| 活动后的录制或分享 | 授权以及干净的文件版本。 | 分享哪个版本，由谁批准？ |
倒推式时间表
迟交和更改幻灯片的规则
- 在说明中写明什么算按时，以及由谁接收文件。
- 商定是否允许最后一刻的修改、由谁修改、使用谁的设备。
- 只使用一个版本。每个文件都标明版本和日期。见议程版本管理。
- 在控制台保留一份备用文件，格式须经视听团队确认。
- 决定没有发送任何文件的讲者能否使用自己的笔记本电脑，以及这是否需要技术彩排。
需向视听供应商确认的事项
请供应商书面说明他们需要什么文件格式、屏幕比例和播放安排，以及能够支持什么。不要想当然。
询问是否有彩排时段供想测试文件的讲者使用，并通过彩排时间表生成器预订，避免房间和人员冲突。
实例演示 · 虚构示例
一天会议的时间表
机构与日期均为虚构，以活动前的天数表示，仅作示意。
一个虚构的协会为14位讲者设定幻灯片截止日期：初稿在活动前21天，定稿在前10天，锁定在前3天。视听团队要求在前7天收到文件，所以定稿日期有3天缓冲。
有两位讲者赶不上初稿日期。议程负责人同意给他们短暂延期，但保留定稿日期。活动前一天，一位讲者要求修改一页幻灯片。商定的规则是：锁定后的任何修改由讲者在视听负责人在场时进行，旧文件保留为备用。
可直接使用
幻灯片截止日期时间表
每位讲者一行。日期从活动日期倒推。视听团队确认所需后再填入实际日期。
| 讲者（确认前按角色填写） | 场次 | 初稿截止 | 定稿截止 | 锁定日期 | 谁接收文件 | 已商定的迟交规则 | 讲者已确认 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 议程规模小，讲者少，视听团队很熟悉。
- 幻灯片不需印刷或翻译。
- 一位同事可以收集、检查和催收文件。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 讲者、语言或房间很多，文件需按固定次序检查。
- 往届活动曾出现幻灯片当天才到的情况。
- 审阅、技术检查和印刷各有自己的截止日期。
需要有人设定并催收幻灯片截止日期？
会议项目负责人可以与您和视听供应商一起设定幻灯片时间表，把日期写进每位讲者的说明，催收文件，送交审阅，并让迟交规则对每个人一视同仁。内容决定仍由您的筹委会负责。请把讲者名单和已有的供应商要求发过来。
主办方常见问题
幻灯片应该提前多久交？
从视听和印刷的截止日期倒推，再加上审阅和修改时间。日期要以您的供应商为准，而不是照搬其他活动。
讲者不愿提早交幻灯片怎么办？
事先商定规则。例如讲者可以在技术检查后用自己的笔记本电脑演示，或提交一份备用文件。对所有人一视同仁地执行。
活动前一定需要收到幻灯片吗？
许多主办方需要，用于审阅、无障碍、口译和设备检查。请向视听供应商和议程负责人了解您的活动适用什么。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。