议程与执行工具
活动讲者简报生成器
讲者已经接受邀请,发出的简报不能写下主办方尚未确认的任何内容。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿,不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成,发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
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简要回答
生成器把您对场次已知的信息整理成一份讲者简报,由您自己编辑并发送。内容包括目的、听众、形式、时间、抵达时间、幻灯片和技术需求的截止时间,以及您要征求的许可。
留空的项目会印成待定并计数。工具不会自行提供讲者姓名、简介、酬金、酒店或同意,留空的许可也绝不会被视为同意。
需要输入什么
- 场次:标题、用您自己的话写的目的、听众的大致构成,以及形式(主题演讲、小组讨论、工作坊等)。
- 时间:日期、开始时间、场次时长、讲者应抵达的时间,以及幻灯片和技术需求的截止日期与时间。
- 许可:录制、直播、会后分享幻灯片和摄影。只有讲者已经答应时才选“已同意”,并自行保留其书面答复。
- 讲者本人的信息(姓名、简介、酬金、交通和酒店):只有已确认、可以按约定内容粘贴时才填写。
待定项目如何处理
留空的项目会在简报中印成“待定,待确认”,并计入总数。工具不会猜姓名、不会写简介,也不会建议酬金。
这样草稿才可信:收到简报的讲者可以看清哪些已经定下,哪些还在等主办方。
许可与同意
每项许可有三种状态:待定、已同意或已拒绝。“已同意”只是记录您得到的答复,本身并不构成同意。已拒绝的项目会用大写突出显示,避免有人误录或误分享。
若讲者的同意对您的活动很重要,书面同意应由您保管。简报只反映您对它的记录。
发送之前
先看待定清单,决定每一项由谁来结清。检查日期:若幻灯片截止日晚于场次,或抵达时间不早于开始时间,工具会提醒。
简报是纯文本草稿。发出前请补上联系方式、场地指引,以及讲者需要您提供的内容。彩排时间请用活动彩排时间表生成器,小组讨论的主持人请用活动主持讨论简报生成器。
局限
生成器不会核实事实、商定酬金或安排交通,也不会发送任何内容。讲者的酬劳、出行方式以及能否被录制,都是您与讲者之间的决定。
实例演示 · 虚构示例
虚构的开幕主题演讲
虚构的场次和数字,用来展示待定项目如何显示。
一个虚构的协会为开幕主题演讲者准备简报:2027 年 3 月 10 日 09:00 开始,时长 45 分钟,08:15 抵达,幻灯片 3 月 3 日 17:00 前交。录制已标为同意,其余许可一概未知。
简报显示 12 项已填、7 项待定:讲者姓名、简介、直播、分享幻灯片、摄影、酬金,以及交通和酒店。每项都印成待定,讲者可以清楚看到还有什么要定。
| 项目 | 简报中的显示 |
|---|---|
| 讲者角色 | 主题演讲者 |
| 录制 | 已同意(由主办方记录;请留存讲者的书面同意) |
| 讲者姓名 | 待定:待确认 |
| 酬金 | 待定:待确认 |
可直接使用
讲者简报核对清单
任何讲者简报离开您的桌面之前,都用这份清单核对。每一行要么是已确认的事实,要么是有负责人的待定项。
- 场次标题、目的和听众已用您自己的话写好。
- 形式、日期、开始时间和场次时长已与议程负责人确认。
- 抵达时间,以及幻灯片和技术需求的截止时间已写明日期和时间。
- 讲者姓名和简介只按已确认并由讲者提供的内容填写。
- 酬金、交通和酒店只写已书面约定的内容,否则标为待定。
- 录制、直播、分享幻灯片和摄影各自标为已同意、已拒绝或待定。
- 写明主办方的联系角色,联系方式由您自己补上。
- 每个待定项都有负责人和结清日期。
自己处理,还是寻求外部协助?
以下情况,团队通常可以自行处理
- 只有一位讲者,形式简单,简报里的每个决定都由主办方说了算。
- 各项许可已经书面约定。
以下情况,外部策划协助更有价值
- 多位讲者的简报条款各不相同,待定项要对照截止日期去催。
- 酬金、交通和录制权仍在商谈,几个人各掌握一部分答案。
- 简报必须与执行流程表、彩排计划和主持人简报保持一致。
需要有人让讲者简报保持一致并跟进吗?
项目负责人可以让讲者简报与议程保持一致,对照截止日期跟进每个待定项,并把决定送到掌握它的人手上。酬金、同意和内容仍由您和讲者决定。
主办方常见问题
工具可以替讲者写简介吗?
不可以。简介只按讲者提供的原文使用。若这一栏留空,简报会把它显示为待定。
许可里的“已同意”是什么意思?
它记录讲者已经答应,并且您保存着书面答复。留空绝不会被视为同意。
工具会发送简报吗?
不会。它只生成文本,由您自己编辑并发送。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写,并经自动规则检查;尚未经过独立审阅。