简要回答
提前决定谁有权判定讲者缺席、方案按什么顺序启用，以及由谁告知听众。为每个关键场次至少准备一个切实可行的方案，并在需要之前与相关人员谈妥。
决定哪些场次需要计划
并不是每个场次都需要替补。标出缺席会对节目影响最大的场次，例如开幕主题演讲、面向监管机构的场次，或内容已约定的赞助场次。
对风险较低的时段，计划可以只是延长休息或与下一场合并，来填补空缺。
方案，从干扰最小到最大
| 方案 | 需要什么 | 注意事项 |
|---|---|---|
| 同一讲者远程演讲 | 讲者愿意、连线经过测试、视听方案 | 时区、画质、主席准备好应对提问 |
| 讲者所在机构的同事或代表 | 讲者和机构同意，幻灯片已交接 | 主题和身份是否被节目负责人接受 |
| 预先录制加现场问答 | 录制授权、录制时间、主持人 | 录制授权，见录制授权 |
| 已做过简报的备用讲者 | 事先与此人谈妥并有明确条款 | 对备用者公平，条款事先订好 |
| 重新安排该时段 | 节目负责人同意 | 更新节目单、通知、标识 |
谁决定，谁通知谁
- 指定判定缺席的人，通常是节目负责人，并有一位代理。
- 约定决定的时间限度，例如印刷或屏幕上最后还能更改的时刻。
- 告知讲者和场次主席选定的替补或方案。
- 向视听团队、舞台经理和司仪说明变更。
- 用事先约定好的中性说法告知听众，并更新屏幕和节目单。
- 记录决定，注明日期和原因。
不要提前承诺的事
不要提前向赞助方或参会者承诺替补讲者。不要在公开资料中点名未确认的备用人选。如果赞助方或合作方已约定内容，请直接并尽早告知，由节目负责人决定如何变更。
如果退出的是政府或监管机构的讲者，替补人选或礼宾问题应向该讲者的办公室询问。
实例演示 · 虚构示例
可能无法出席的主题演讲嘉宾
虚构组织与数字，仅作说明。
一个虚构协会的主题演讲嘉宾在活动前三周表示可能无法出行。节目负责人已事先商定方案顺序：先远程演讲，再由其机构代表出席，最后是简短的座谈。
讲者提出远程演讲，视听供应商安排测试，主席被告知要负责接收提问。场次开始时用一句话告知听众，并记录这个决定。
可直接使用
替补讲者计划表
节目单付印前，为每个关键场次填写一行。
| 场次与讲者 | 触发条件（什么算缺席） | 方案一 | 方案二 | 方案三 | 决定人与代理 | 最迟决定时间 | 由谁告知听众 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 讲者不多，节目有弹性，负责人明确。
- 大多数场次合并或缩短都不会有问题。
- 您已经清楚哪些场次最重要。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 几个关键场次依赖少数讲者。
- 涉及赞助方已约定的内容或对礼宾敏感的嘉宾。
- 团队需要在节目付印前把计划写好并谈妥。
希望在需要之前就把替补计划谈妥？
会议项目负责人可以标出有风险的场次，与您的节目负责人商定方案和决定人，向舞台团队做简报，并随确认情况变化更新计划。谁来演讲、听众被告知什么，仍由您决定。
主办方常见问题
可以公开点名备用讲者吗？
不可以。备用人选在需要之前保密，并事先与其谈妥条款。
如果讲者来自政府机构怎么办？
向讲者的办公室询问变更应如何处理，不要想当然地认为代表可以接受。
多早要决定替补？
根据印刷、屏幕和通知最晚何时还能更改，事先约定最迟决定时间。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。