简要回答
活动前以书面方式逐一询问讲者：哪些内容可以录制（音频、视频、幻灯片、问答），可以在哪里播放，保留多久，以及改变主意时通知谁。
答复要按讲者和场次分别记录。邀请函里的一句笼统说明只是起点，不能算记录。请把答复带入讲者简报生成器，并使录制授权流程与之保持一致。
把常被捆在一起的授权分开
一个“同意”往往包含好几个不同的问题。讲者可能同意直播，却不同意录像公开保留一年。
把每种用途单独列一行，日后才能说明当初同意了什么，而不必靠猜。
- 仅向已注册参会者直播，还是向公众开放。
- 内部留存的录制，例如会议纪要或培训。
- 供参会者点播回放，以及回放期限。
- 用于社交媒体或媒体的短片段。
- 幻灯片与视频分开分享。
- 观众提问是否出现在录制中。
请求函应写明的内容
- 写明主办方和场次，以及由谁负责录制。
- 列出上述每一种用途，请讲者逐项回答同意、不同意或需先询问。
- 说明录制保留多久、存放在哪里，以主办方已决定的为限。
- 说明讲者如何更改或撤回答复，以及由谁接收。
- 询问演示文件中是否有他人拥有的幻灯片、图片或视频，需要另行取得许可。
- 给出早于幻灯片截止日的回复日期。
需要哪些人参与
秘书处负责发出请求并维护登记表。视听或直播供应商需要按场次整理的最终清单，才知道何时开始和停止。
涉及版权、个人资料或合同措辞的问题，应交给您的法律顾问或负责数据保护的一方。本页不提供这类意见，只帮助您向他们提出正确的问题。
向主管方确认的问题
- 我们的讲者协议或邀请函是否已涵盖录制，是否需要重新发出？
- 录制内容和幻灯片归谁所有，活动结束后主办方可以如何使用？
- 如何告知听众场次会被录制，有听众反对时如何处理？
- 来自政府机构或企业的受邀讲者，是否需要先取得所属机构的批准？
- 讲者同意直播但不同意回放时怎么办？
实例演示 · 虚构示例
两位讲者答复不同的论坛
虚构组织与数字，仅作说明。
一个虚构协会举办一天的论坛，共八位讲者，计划为已注册参会者提供回放。六位讲者同意直播和回放，一位只同意直播，另一位要求在任何片段上传社交媒体之前先看最终剪辑。
秘书处按场次记录这两个答复，告知直播供应商哪两场需要特别处理，并把审阅请求列入传播负责人的任务清单，标明日期。
可直接使用
讲者录制授权记录表
每位讲者、每个场次复制一份。宁可留空，也不要凭假设填写。
- 讲者姓名和场次标题：
- 直播：同意 / 不同意 / 需先询问：
- 内部录制：同意 / 不同意 / 需先询问：
- 供参会者点播回放：同意 / 不同意 / 需先询问，以及申请的期限：
- 用于社交媒体或媒体的短片段：同意 / 不同意 / 需先询问：
- 分享幻灯片：同意 / 不同意 / 需先询问：
- 观众问答是否出现在录制中：是 / 否：
- 幻灯片中需要许可的第三方素材：
- 是否需要讲者所属机构批准：是 / 否 / 尚不清楚：
- 答复日期和形式（电邮、签署表格），以及由谁保管：
- 主办方负责接收更改或撤回的联系人：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 讲者人数不多，只有一家录制供应商。
- 邀请函模板已有经顾问审阅的录制条款。
- 一个人就能持续更新登记表。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 场次多、授权各不相同，供应商需要整洁的分场次清单。
- 讲者来自多个机构，各有各的批准流程。
- 回放、媒体片段和赞助方使用需要同时协调。
需要有人跟进并记录授权？
会议项目负责人可以发出录制请求，维护按场次整理的登记表，并在幻灯片截止日前把清晰的清单交给直播供应商。权利和数据方面的问题仍由您的顾问负责，项目负责人负责把答复整理好并标注日期。
主办方常见问题
邀请函里写一条条款够吗？
这是好的开始，但按场次的记录在讲者日后询问当初同意了什么时更容易依据。请向法律顾问确认您的措辞是否足够。
讲者同意后还能撤回吗？
请在请求中写明如何处理更改以及由谁接收。至于活动后撤回，协议如何规定，请向顾问确认。
主持人和论坛嘉宾也要询问吗？
要。凡是上台并出现在录制中的人都应询问，问题清单相同。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。