简要回答
在供应商报价前写明交付内容：直播什么、录制什么、剪辑什么、以什么形式、何时交付，以及由谁拥有和保存。
凡涉及同意、隐私、音乐或讲者权利的事项，都作为问题交给有资格的一方，不要假定已包含在供应商报价中。
把直播和录制分开
直播是向远程观众实时播出，录制是事后保存的文件。两者可以同时制作，也可以由不同供应商负责，各有各的交付清单。
请逐个环节决定：直播、录制、两者都要还是都不要。不同厅室和环节往往不同。
需要写明的交付内容
用下表把含糊的要求变成供应商能报价、您能在交付时核对的清单。
| 交付内容 | 问供应商的问题 | 您需要决定 |
|---|---|---|
| 现场直播 | 用哪个平台，哪些厅室，账号由谁持有？ | 谁可以访问直播设置 |
| 原始录像 | 格式、分辨率和交付方式？ | 需要原始文件，还是只要剪辑版 |
| 剪辑后的环节视频 | 剪辑几轮，剪掉什么？ | 谁审批，何时完成 |
| 精华或短片段 | 时长和数量？ | 谁来挑选片段 |
| 视频中的幻灯片 | 幻灯片取自播放系统还是讲者文件？ | 是否共享幻灯片文件 |
| 字幕或文字记录 | 是否提供，用哪些语言，在哪个阶段？ | 是否请专业人士处理，谁来审阅 |
| 备份录像 | 有没有第二路录像，存放在哪里？ | 重要环节是否需要备份 |
| 存储与交接 | 供应商保存文件多久，如何交付？ | 您自己在哪里存放，存多久 |
要交给有资格一方的问题
- 是否需要告知讲者和代表现场有拍摄，措辞由谁批准？请问贵机构负责隐私和个人资料的人。
- 讲者协议是否允许录制和日后使用视频？请问持有讲者协议的人。
- 节目中的音乐或第三方内容，是否已取得直播和日后发布的授权？参见上场音乐使用授权。
- 谁可以发布录像，发布在哪里？
按清单核对交付
- 活动前以书面约定交付日期和格式。
- 如有远程讲者，用远程讲者连线测试的设置测试直播。
- 收到文件后，逐项对照清单，记下缺漏。
- 在剪辑或发布之前，先把供应商的原始文件存入自己的存储。
实例演示 · 虚构示例
设有主会场和两个分会场的两天专业会议
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构工程协会希望主会场现场直播，三个厅室全部录制。
秘书处写出清单：主会场在协会自己的频道账号上直播，三个厅室的原始文件，以及五场主题演讲的剪辑视频（含一轮修改）。同时请法律顾问确认是否需要告知代表现场有拍摄，以及措辞由谁批准。最终交付日期定在讲者幻灯片截止之前。
可直接使用
直播与录制交付清单
复制到供应商需求说明中，报价前填完。
- 现场直播的环节（厅室、日期、时间）：
- 录制的环节（厅室、日期、时间）：
- 平台及账号持有人：
- 原始文件：格式、分辨率、交付方式、日期：
- 剪辑视频：哪些环节、几轮修改、审批人、日期：
- 精华或短片段：数量和时长：
- 视频中是否包含幻灯片：是／否，来源：
- 字幕或文字记录：需要／待与专业人士确认：
- 权利与同意问题已发给：姓名和日期：
- 存储、保存期限及谁可以发布：
- 备份录像：是／否：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 一个厅室、一路直播，供应商负责平台。
- 录像供内部使用，讲者协议已允许。
- 团队里有人能核对交付的文件。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个厅室、多家供应商，直播与录制方案混合。
- 同意、权利或音乐问题要向多方提出。
- 需要有人掌握规格并核对交接。
想把交付内容写清楚并核对？
会议项目负责人可以把您对直播和录制的期望整理成交付清单，把权利与同意问题发给正确的一方，并按清单核对交接。制作、平台和法律意见仍由合资格的供应商和顾问负责。
主办方常见问题
直播和录制是一回事吗？
不是。直播是实时播出，录制是事后保存的文件。即使由同一家供应商负责，也要分别写明。
录像归谁所有？
取决于您与供应商和讲者的协议。请问您的法律顾问，并把答案写进需求说明。
除了剪辑视频，还要原始文件吗？
如果日后可能重新剪辑，就需要。请在需求说明中写明，并约定格式和存放方式。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。