简要回答
先决定录什么、用于什么、保存多久，再动手写告知或采购设备。然后把这项决定、告知草稿和讲者授权交给数据保护联络人和法律顾问，答复归档后才开始录制。
如果有人不同意，计划必须有当天落实的办法，例如无摄影区域或暂停录制。
先确定目的
仅供会员回看、公开宣传、培训资料和存档，是不同的目的，可能需要不同的答复。请写明目的、谁能观看，以及保留多久。
只录制目的所需的内容。只录场次音频，比拍摄观众画面的决定要小得多。
流程
涉及哪些人、怎么处理
| 对象 | 需要安排的事项 | 确认对象 |
|---|---|---|
| 讲者与主持人 | 每场书面授权；与幻灯片分开 | 法律顾问 |
| 参会者 | 报名时和现场的告知；不被拍摄的选择办法 | 数据保护联络人 |
| 论坛嘉宾与问答发言者 | 开场说明场次正在录制；为提问提供替代方式 | 法律顾问和数据保护联络人 |
| 录制供应商 | 合同写明谁持有文件、谁可剪辑、如何交还或删除 | 法律顾问 |
给数据保护联络人和法律顾问的问题清单
- 录制参会者的音频或视频，是否涉及我们数据保护义务下的个人资料？告知应写什么？
- 对每类人，应采用同意、告知还是其他依据？由谁决定？
- 参会者如何表示不愿被拍摄？工作人员和摄像人员如何知道？
- 录制内容可保存多久、谁可以观看、存放在哪里？
- 发布后若参会者或讲者要求移除，应如何处理？
- 录制供应商的合同是否涵盖存储、交还和删除？
- 这些答复来自有资格的一方。活动团队只做记录，不判断什么合法。
实例演示 · 虚构示例
某虚构的一日会员论坛
机构与数字均为虚构，仅作示意。
某虚构专业团体想把八场录制后放进会员平台。计划只录音频和舞台视频，不拍观众画面，告知草稿和授权书已交给数据保护联络人和法律顾问。
两位讲者不同意录像，其场次改为只录音频。问答环节开场时说明正在录制，不愿留下记录的参会者可以用提问卡片提交问题。
可直接使用
录制计划与授权清单
在撰写告知前先填写，并与顾问的答复一并保存。
- 已写明目的、观看对象和保存期限：
- 录制内容（音频、视频、静态照片、直播）及不录的内容：
- 已发讲者和主持人授权书，每场答复已登记：
- 参会者告知已起草，并经数据保护联络人和法律顾问审阅：
- 已检查报名表，确保没有额外收集个人资料：
- 现场告示、无摄影区域及不同意者的处理已向工作人员和摄像人员交代：
- 录制供应商合同涵盖文件、存储、交还和删除：
- 已对照音乐授权确认问题检查录制内容中的音乐：
- 发布前已备好下架联络人和流程：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 仅为内部观众录制音频。
- 讲者不多，且都及时答复授权书。
- 顾问已有标准告知文本。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 面向公众或会员的视频和直播。
- 供应商、场地、赞助商和协会各掌握计划的一部分。
- 讲者或参会者要求不被拍摄，却没人负责回应。
需要有人统筹录制授权吗？
会议项目负责人可以与您一起编写录制计划，把问题清单交给数据保护联络人和法律顾问，收集讲者授权书，并把答复转告录制供应商。法律和隐私方面的结论仍由他们作出。
主办方常见问题
门口贴告示就够了吗？
请询问数据保护联络人和法律顾问。告示可以是计划的一部分，但是否足够由他们判断，而不是活动团队。
能先录再问吗？
录制应事先确认。一旦录下，您可能持有不确定能否使用的文件。
媒体和摄影师该怎么处理？
媒体摄影有自己的步骤，见媒体证件审核流程。保持一份统一计划，让给参会者的告知同时涵盖两者。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。