简要回答
尽快确认收到，准确记录要求移除的内容及其出现位置，并把问题交给贵机构中有决定权的人。不要在邮件里与对方争辩。
然后逐一查清内容所在的每个位置：网站、社交渠道、共享文件夹、供应商手中的副本和印刷品库存，并记录每一处采取的行动。
接收并登记请求
请求可能通过电邮、社交媒体私信、打给秘书处的电话，或经由赞助商转来。无论谁收到，都应当天交给同一位负责人。
- 记录谁提出、通过什么方式、何时提出、以什么身份（讲者、代表、赞助商、员工）。
- 记录具体内容：标题、链接、时间点或照片描述。
- 回复确认收到，并说明由谁在何时之前答复。
- 第一封回复中不要承诺移除，也不要拒绝，只说明正在审核。
找出每一份副本
- 公开渠道：活动网站、社交帖文、视频平台、新闻页面。
- 内部渠道：共享网盘、筹委会聊天群、邮件附件。
- 第三方：供应商相册、合作方网站、赞助商帖文、收到材料的媒体。
- 实体：印刷节目册、横幅、海报、库存中的报告。
决定、执行、确认
决定权属于事先指定的人；若请求涉及个人资料或已签协议，应听取法律或数据保护联系人的意见。把决定及理由记录下来。
如果决定移除，先在自己的渠道下架，书面请合作方和供应商同样处理，再向提出请求的人确认已移除什么、哪些无法触及。
可向法律和数据保护联系人提出的问题
本页说明的是协调方式，并不判断必须移除什么或在何时之前移除。
- 依据我们的协议或适用法律，对方是否有权要求移除？我们如何评估？
- 应在多长时间内答复并采取行动？
- 第三方持有的副本和印刷品库存应如何处理？
- 关于该请求应记录什么、保存多久？
- 对方不满意我们的答复时，应由谁回应？
实例演示 · 虚构示例
一位代表在会议后要求移除照片
虚构机构和数字，仅用于说明有用的细节程度。
一家虚构的行业协会在周一收到一位代表的电邮，其出现在活动相册页面和两条社交帖文的某场次照片前排。
秘书处登记了请求，当天回复正在审核，并找到七份副本：相册、两条帖文、赞助商转发、共享文件夹、摄影师作品集和一份印刷报告。主席在协会顾问的意见后决定移除图片，秘书处下架自己的副本，并致函赞助商和摄影师。三天后，秘书处告知该代表已移除的内容，以及已印刷的报告无法收回。
可直接使用
下架请求登记表
把这些栏目复制到电子表格。每个请求、每个内容所在位置各占一行。
| 请求编号 | 请求人与身份 | 接收日期与方式 | 内容与出现位置 | 决定及决定人 | 各位置处理 | 已联系的第三方 | 向请求人确认日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| T-01 | 姓名，代表 | 日期，电邮 | 第2场照片；相册，2条帖文 | 主席，日期 | 相册已移除；帖文已移除 | 赞助商，摄影师 | 日期 |
| T-02 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 内容只在您控制的渠道，请求简单。
- 已指定决定人，也能联系顾问。
- 没有赞助商或供应商持有副本。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 副本在赞助商、媒体和供应商手中，必须书面联系。
- 请求与争议、监管机构或已签协议有关。
- 请求涉及特别敏感的人，团队不确定该由谁决定。
希望有人协调移除工作吗？
会议项目负责人可以维护登记表、查找每份副本、致函合作方和供应商并保存记录，而移除什么由您指定的决定人和顾问决定。请把请求以及您认为内容所在的位置发来。
主办方常见问题
只要有人要求，我们就必须移除吗？
这是应由法律或数据保护顾问回答的问题。请及时确认、登记并转交，不要自行决定。
内容在赞助商页面上怎么办？
向赞助商指定联系人发出确切链接，请对方回复确认，并把回复保存在记录中。
需要公开宣布已移除吗？
通常不需要。除非顾问另有意见，请私下回复提出请求的人。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。