简要回答
权属矩阵列出活动产生或收到的每一类内容，并在旁边记录谁创作、哪份书面文件载明权利归属、谁可以再使用。没有文件的，权利栏留空。
矩阵只负责整理事实和空白。权利是否存在、某种用途是否被允许，须由法律顾问确认。
参加活动不等于授权
讲者在您的活动上演讲、参会者提问、摄影师拍照，各自都做了一些事。这些行为本身并不构成谁可以发布什么的记录。请把授权当作需要写下来的东西，不要想当然。
矩阵就是汇集书面记录的地方，秘书处遇到再使用的询问时可以在一处查到答案。
矩阵
每种内容类型一行。下面的示例行展示各栏目，请按您的活动调整。
| 内容 | 创作方 | 载明权利的文件 | 谁可再使用（待确认） |
|---|---|---|---|
| 讲者幻灯片 | 讲者或其雇主 | 讲者协议或授权表 | 咨询法务；无文件则留空 |
| 场次录制内容 | 主办方或录制供应商 | 供应商合同及讲者授权 | 咨询法务 |
| 活动照片 | 摄影师 | 摄影师合同 | 咨询法务和数据保护联络人 |
| 议程与网页文字 | 主办方或撰稿人 | 撰稿人或代理协议 | 咨询法务 |
| 赞助商标志与资料 | 赞助商 | 赞助协议 | 依协议；见标志审批 |
| 参会者名单与提问 | 参会者 | 报名告知与同意记录 | 咨询数据保护联络人 |
如何填写
- 先按类型列出内容，各场次不同时再按场次细分。
- 每一行写明创作人及其所属机构。
- 附上应覆盖该内容的讲者协议、供应商合同、授权表或告知文件；没有就写未找到。
- 文件缺失、没有规定或含义不清的行，在第三、四栏标记待审。
- 把有空白的行用下面的问题清单交给法律顾问，并记录带日期的答复。
- 每一行与其在会议资料与翻译版本检查器中的版本对应。
给法律顾问的问题清单
- 本矩阵中哪些文件载明了权利归属，哪些没有规定或含义不清？
- 活动结束后，主办方能否发布、分享或再使用每一类内容，期限多长？
- 讲者的幻灯片含有其雇主或第三方的资料时，是否需要这些方许可？
- 录制供应商的合同是否写明录制内容归谁所有，以及双方各可做什么？
- 哪些行涉及个人资料，应同时交给数据保护联络人？
- 今后的协议应加入什么措辞，才能在一开始就填完这份矩阵？
- 这些问题由顾问回答。活动团队只记录答复，不解读权利。
实例演示 · 虚构示例
某虚构专业团体的年会
机构与数字均为虚构，仅作示意。
某虚构工程师协会为年会列出11类内容。只有4类有载明权利归属的文件，讲者协议对录制内容只字未提。
秘书处把七个空白行作为一份问题清单交给法律顾问，并在答复记录完成前，暂不把录制内容放上会员平台。
可直接使用
内容权属矩阵栏目
建立含以下栏目的表格，每种内容类型一行。
- 内容类型与场次：
- 创作方（个人及机构）：
- 应涵盖权利的文件（含版本与日期），或未找到：
- 是否涉及个人资料？（是或否；是则转数据保护联络人）：
- 已提交法务的问题、日期及收到的答复：
- 法务确认的可再使用范围（确认前留空）：
- 秘书处内负责该行的人：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 内容类型不多，且每位讲者签同一份标准表格。
- 已有反应迅速的法律顾问。
- 很少有再使用的询问。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 供应商、讲者和赞助商众多，各自掌握一部分内容。
- 协议由不同人签署，没有统一档案。
- 再使用的请求已经出现，却没人确定由谁回答。
想让人建立并持续更新这份矩阵吗？
会议项目负责人可以收集各项协议，与秘书处一起建立矩阵，把空白交给您的法律顾问，并归档答复。法律结论仍由您的顾问负责。
主办方常见问题
小型活动也需要矩阵吗？
简短版本即可：幻灯片、照片、录制内容和参会者数据。价值在于，在有人要求再使用之前，问题已经写下来。
谁来负责这份矩阵？
由秘书处或项目负责人中的一位指定人员负责。法务和数据保护联络人审阅各行，但不维护表格。
讲者不同意分享怎么办？
把拒绝记入该行和演示内容授权登记表，并让文件不进入分发名单。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。