Aliran kebenaran rakaman acara
Jawatankuasa mahu merakam setiap sesi untuk ahli, dan borang pendaftaran tidak menyebut apa-apa tentangnya.
Jawapan ringkas
Putuskan apa yang akan dirakam, untuk kegunaan apa dan berapa lama sebelum sesiapa menulis notis atau membeli kamera. Kemudian bawa keputusan itu, draf notis dan kebenaran penceramah kepada pegawai perlindungan data dan penasihat undang-undang anda, dan mula merakam hanya apabila jawapan mereka difailkan.
Jika seseorang menolak, pelan memerlukan cara untuk menghormatinya pada hari acara, seperti kawasan tanpa kamera atau rakaman dijeda.
Putuskan tujuan dahulu
Rakaman untuk ulang tayang ahli sahaja, pemasaran awam, bahan latihan dan arkib ialah tujuan berbeza dan mungkin memerlukan jawapan berbeza. Tulis tujuan, siapa boleh melihat, dan berapa lama ia kekal tersedia.
Rakam hanya apa yang diperlukan tujuan. Audio sesi ialah keputusan yang lebih kecil daripada video khalayak.
Aliran kerja
- Tulis pelan rakaman: apa (audio, video, gambar pegun, strim langsung), di mana, siapa merakam, tujuan, penonton dan tempoh simpanan.
- Hantar pelan dan draf notis kepada pegawai perlindungan data dan penasihat undang-undang dengan pek soalan di bawah.
- Sediakan kebenaran penceramah dan lampirkan pada jemputan penceramah, kemudian rekodkan jawapan dalam daftar kebenaran pembentangan.
- Tambah notis peserta pada pendaftaran dan sahkan dengan pemilih medan minimum borang pendaftaran bahawa tiada data peribadi tambahan dikumpul untuk rakaman.
- Rancang papan tanda di lokasi, kedudukan kamera dan cara menghormati mereka yang menolak.
- Selepas acara, simpan rakaman di tempat yang dinyatakan pelan, keluarkan hanya fail yang kebenarannya difailkan dan sediakan laluan penurunan daripada permintaan penurunan kandungan.
Siapa yang dilindungi dan bagaimana
| Kumpulan | Apa yang perlu diatur | Sahkan dengan |
|---|---|---|
| Penceramah dan moderator | Kebenaran bertulis bagi setiap sesi; berasingan daripada slaid | Penasihat undang-undang |
| Peserta | Notis semasa pendaftaran dan di lokasi; cara menolak daripada dirakam | Pegawai perlindungan data |
| Peserta panel dan Q&A | Nyatakan di awal bahawa sesi dirakam; beri alternatif bagi soalan | Penasihat undang-undang dan pegawai perlindungan data |
| Pembekal rakaman | Kontrak tentang siapa memegang fail, siapa boleh menyunting dan cara dipulangkan atau dipadam | Penasihat undang-undang |
Pek soalan untuk pegawai perlindungan data dan penasihat undang-undang
- Adakah merakam audio atau video peserta melibatkan data peribadi di bawah obligasi perlindungan data kami, dan apa yang mesti dinyatakan dalam notis?
- Adakah persetujuan, notis atau asas lain pendekatan yang betul bagi setiap kumpulan, dan siapa memutuskan?
- Bagaimana peserta boleh menolak daripada difilemkan, dan bagaimana kakitangan dan operator kamera akan tahu?
- Berapa lama rakaman boleh disimpan, siapa boleh melihatnya dan di mana ia disimpan?
- Apa yang berlaku jika peserta atau penceramah meminta pengeluaran selepas penerbitan?
- Adakah kontrak pembekal rakaman meliputi penyimpanan, pemulangan dan pemadaman?
- Jawapan ini datang daripada pihak yang berwibawa. Pasukan acara merekodkannya dan tidak memutuskan apa yang sah.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum ahli sehari rekaan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah badan profesional rekaan mahu merakam lapan sesi untuk portal ahli. Pelan meliputi audio dan video pentas sahaja, tanpa gambar khalayak, dan draf notis serta kebenaran dihantar kepada pegawai perlindungan data dan penasihat undang-undang.
Dua penceramah menolak video, jadi sesi mereka dirakam sebagai audio. Segmen soal jawab diumumkan sebagai dirakam, dan peserta yang lebih suka tidak direkod boleh menghantar soalan melalui kad.
Gunakan sendiri
Pelan rakaman dan senarai semak kebenaran
Isi sebelum menulis notis, dan simpan bersama jawapan penasihat anda.
- Tujuan, penonton dan tempoh simpanan ditulis:
- Apa yang dirakam (audio, video, gambar pegun, strim langsung) dan apa yang tidak:
- Kebenaran penceramah dan moderator dihantar, jawapan direkod bagi setiap sesi:
- Notis peserta didraf, disemak pegawai perlindungan data dan penasihat undang-undang:
- Borang pendaftaran disemak supaya tiada data peribadi tambahan dikumpul:
- Papan tanda lokasi, kawasan tanpa kamera dan pengendalian penolakan dimaklumkan kepada kakitangan dan operator:
- Kontrak pembekal rakaman meliputi fail, penyimpanan, pemulangan dan pemadaman:
- Muzik dalam kandungan dirakam disemak berbanding soalan pelesenan muzik:
- Hubungan dan proses penurunan sedia sebelum apa-apa diterbitkan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Rakaman audio sahaja untuk khalayak dalaman.
- Penceramah sedikit yang semuanya membalas kebenaran dengan cepat.
- Penasihat sudah mempunyai notis piawai.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Video dan strim langsung untuk khalayak awam atau ahli.
- Beberapa pihak memegang sebahagian pelan: pembekal, venue, penaja dan persatuan.
- Penceramah atau peserta meminta tidak difilemkan dan tiada siapa memiliki respons.
Perlukan kebenaran rakaman diselaras?
Ketua projek persidangan boleh menulis pelan rakaman bersama anda, membawa pek soalan kepada pegawai perlindungan data dan penasihat undang-undang anda, mengumpul kebenaran penceramah dan memaklumkan pembekal rakaman tentang jawapan. Kesimpulan undang-undang dan privasi kekal milik mereka.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah papan tanda di pintu mencukupi?
Tanya pegawai perlindungan data dan penasihat undang-undang anda. Papan tanda mungkin sebahagian pelan, tetapi sama ada ia mencukupi untuk acara anda ialah keputusan mereka, bukan pasukan acara.
Bolehkah kami merakam dahulu dan bertanya kemudian?
Anggap rakaman sebagai sesuatu yang disahkan lebih awal. Setelah dirakam, anda mungkin menyimpan fail yang anda tidak pasti boleh digunakan.
Di mana tempat media dan jurugambar?
Fotografi media mempunyai langkah sendiri dalam aliran akreditasi media. Simpan satu pelan supaya notis kepada peserta meliputi kedua-duanya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.