活动舞台协调需求说明该写什么

舞台是节目呈现的地方，多个供应商都要依赖舞台说明所作的决定。

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简要回答

舞台协调需求说明要写明：节目在台上需要什么、布局与背景板、搭建与拆除时间表、还有谁在台上工作，以及谁在彩排前批准完成的舞台。

吊挂、承重限制、电力接驳和结构安全，应由场地和有资格的舞台承办商确认。说明书描述您的需求，并请他们书面写明可行的做法。

说明书要定下什么

舞台协调需求说明事项
事项	要写什么	验收测试
节目对舞台的需求	讲台、座谈座位、演示、颁奖或表演，以及同时在台上的最多人数。	承办商画出能容纳每个节目项目的布局。
布局与视线	舞台位置、所需高度、背景板、屏幕位置、台阶或坡道、舞台经理位置。	布局经场地和项目负责人核对。
外观与品牌	背景板内容负责人、美术稿截止日期，以及谁批准样稿。	样稿批准后才制作。
搭建与拆除	进场时间、搭建时长、彩排时段、拆除时间及次日安排。	时间表经场地同意，并与其他供应商交叉核对。
接口	视听、灯光和口译设备与舞台连接或设在附近的位置。	向相关供应商共享同一份接口清单。
场地限制	地面保护、承重点、电源、吊挂点、噪音和作业时间。	场地书面答复；承办商确认设计可行。
签认	谁检查完成的舞台，彩排前检查什么。	由指定人员完成签认清单。

谁确认什么

项目负责人确认台上需要什么。舞台承办商负责设计、搭建，并说明能提供什么。场地设定空间限制。结构和电力安全由场地和有资格的供应商确认，而不是由主办方的说明书决定。

请承办商列出其遵循的标准和批准事项，并存档其答复。
询问场地搭建开始前是否需要任何检查或许可。

要放进同一份时间表的衔接事项

舞台位于会场中心。请把舞台、视听、灯光的搭建时间和音响测试放进同一份时间表，避免两个供应商等同一个小时。主持人和讲者需要简短走一遍完成的舞台，也请排入时间表。

要向舞台承办商提出的问题

哪些舞台尺寸和高度适合这个厅？您需要场地提供什么才能确认？
报价包含什么：平台、围裙、台阶、背景板框架、讲台、人员和运输？
搭建和拆除需要多长时间？您会带多少人？
哪些部分会分包？
如果场地更改进场时间，会怎样处理？

实例演示 · 虚构示例

虚构的颁奖午宴

以下为虚构机构和数字，仅用于说明合适的详细程度。

一个虚构的专业学会计划举办颁奖午宴，有讲台、屏幕，以及为八位得奖者安排的简短颁奖环节。秘书处写出含节目需求的说明书，并要求先出布局再报价。

一家承办商报高舞台，另一家报较低的平台加较大的背景板。由于说明书列明台上同时有八人以及舞台经理位置，两份报价可以按同样的要求比较。

可直接使用

舞台协调需求说明模板

复制到文档中，连同议程和会场平面图一并发送。未知事项写“未决定”，并注明负责人和日期。

活动、日期、场地和厅名：
需要舞台的节目项目，以及同时在台上的最多人数：
布局意愿：位置、高度、台阶或坡道、屏幕和舞台经理位置：
背景板：内容负责人、美术稿截止日期、样稿批准人：
进场、搭建、彩排和拆除时间：
与视听、灯光和口译的接口：清单负责人：
就限制向场地提出的问题，及已收到的答复：
承办商关于设计、标准和分包的书面说明：
计价基础：平台、背景板、人员、运输、超时：
承办商需写明的变更与取消条款：
签认巡查：谁、何时、清单：
验收：布局符合节目、时间表已同意，签认人：

打开工具: 活动建议书征询文件完整性检查器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

场地自带舞台，只需简单讲台和背景板。
承办商与场地以前合作过。
一个人就能管理时间表。

以下情况，外部策划协助更有价值

舞台元素多，涉及颁奖、演示或表演。
多个供应商在重叠的时间需要用到舞台。
场地有您尚未了解的限制，而且没人追收答复。

希望把舞台与其他技术说明协调起来？

活动蓝图可以把舞台需求与视听和灯光说明并列，使用同一份搭建时间表和接口清单。之后项目负责人可以向场地和承办商追收书面确认。

讨论舞台协调将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）

主办方常见问题

谁来判断舞台设计是否安全？

场地和有资格的舞台承办商。说明书请他们书面写明立场，并记录谁作出了确认。

背景板应该放进舞台说明吗？

尺寸、位置和美术稿截止日期写在这里，设计本身属于平面设计需求说明。

舞台应该提前多久搭建？

请承办商和场地提出一份预留音响测试和走台时间的计划，再与所有其他供应商商定。