建立活动材料重复使用登记
团队每次活动后都会留下几箱挂绳、展架和标识，却没人知道里面有什么，也不知道钥匙在谁手里。
简要回答
重复使用登记表是一份您决定保留的物品清单，包含代码、状态、存放地点、负责人和下一次使用它们的活动。它把良好的意愿变成别人可查、团队能找到的记录。
只有登记表显示物品被再次使用时，才算再利用。在此之前请标为“已保留”，并把结果记入证据跟踪表。标识的专门规划见可重复使用标识计划。
决定哪些物品列入登记表
纳入更换成本高或不方便、且很可能再次使用的物品：展架、画框、不带日期的挂绳、展示架、桌布、标识、存放箱。
不要列入消耗品，以及带有赞助商、年份或不会再用的主题的物品，除非可以更换。
每一行记录什么
| 栏目 | 填写内容 | 为什么重要 |
|---|---|---|
| 代码和说明 | 简短代码和通俗说明 | 任何人都能找到并清点 |
| 数量和状态 | 保留数量及拆场时的状态 | 避免把受损物品算作可用 |
| 存放地点和负责人 | 房间、箱子或货架，以及具名负责人 | 避免物品在两次活动之间遗失 |
| 适用于 | 活动类型或场地 | 避免保留没人会用的物品 |
| 下次使用 | 活动和日期，或暂无计划 | 再利用确实发生的唯一证据 |
| 处置决定 | 若未再利用，写明决定和日期 | 避免登记表变成杂物柜 |
保持登记表真实
- 每年复核两次：确认物品仍在登记表所写的位置。
- 为存放设定上限。存放占用空间和人手，没人要的物品不是效益。
- 记录处置物品的决定及理由，使历史清晰。
- 如有存放费用，请写明。除非记录了成本比较，否则不要声称再利用节省了费用。
步骤
- 拆场时，列出每件值得保留的物品并检查状态。
- 贴标签并存放，当天记录地点和负责人。
- 把登记表加入给下一届活动团队的交接说明。
- 筹备下次活动时，先查登记表，再订购新物品。
- 活动后，记录实际再次使用了什么。
实例演示 · 虚构示例
年度晚宴和研讨会之后的登记表
虚构机构与数字，仅作说明。
一家虚构的专业协会在年度晚宴后保留了 12 个桌牌架、40 个不带日期的挂绳套和五个易拉宝。秘书处记录状态，把它们存放在办公室的两个贴了标签的箱子里，并指定办公室经理为负责人。
四个月后，该协会的研讨会用到了桌牌架和挂绳套，登记表随之更新了这些物品的下次使用。易拉宝带有上一年的主题，因此标为待处置复核，节省的费用标为未衡量。
可直接使用
材料重复使用登记表
每件物品或每组物品复制一行。每次活动后更新下次使用和处置情况。
| 代码 | 物品 | 保留数量 | 状态 | 存放地点 | 负责人 | 下次使用（活动和日期） | 处置决定 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| R01 | 桌牌架 | ||||||
| R02 | 不带日期的挂绳套 | ||||||
| R03 | 易拉宝（专属主题） |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 物品存量少，只有一个存放地点和一位具名负责人。
- 每年由同一个团队举办活动。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 物品分散在多个办公室、地区或活动中，没有人掌握完整清单。
- 人员更替，上一次活动的交接资料缺失。
- 希望把登记表与供应商要求和活动交接文件结合起来。
想把重复使用登记表纳入交接资料包吗？
Event Blueprint 可以建立登记表、指定保管负责人、定下复核日期并撰写交接说明，同时要求供应商提供代码和状态清单。它会清楚区分“已保留”和“已再利用”。请发来您目前存放的物品及其来源活动。
主办方常见问题
保留物品等于再利用吗？
不等于。保留是指放在仓库里；再利用是指登记表显示它在之后的活动中被再次使用。请分开汇报。
物品应该保留多久？
为每组物品定一个复核日期，并记录保留或处置的决定。没人打算使用的物品，不应默认继续存放。
可以说这份登记表节省了费用吗？
只有在存放成本和购买新品成本都有记录时才可以。否则请写明节省未衡量。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。