建立活动可持续性证据记录

活动结束后总会有人问您究竟做到了什么，答案必须来自记录，而不是凭记忆。

建立证据记录将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。

简要回答

证据记录对每个目标列出：衡量了什么、来源记录、由谁收集、日期，以及状态：已观察、估算或未衡量。请在活动期间和之后一周内填写，而不是几个月后。

报告中的任何陈述都只能出自这份记录。数字不在记录里，就不应出现在报告里。效益证据跟踪表就是用于此的工具；记录也为任何内容发布前的环保宣传审核提供依据。

什么算证据

证据是别人可以查验的记录：发票、送货单、供应商的书面清点、带日期的存放箱照片、签署的交接表、登记导出文件。

口头说法只是线索，不是证据。请写下来，注明是谁在何时说的，并标为“该人所述”。

三种状态

状态	含义	示例	可以如何汇报
已观察	由您的团队清点或记录，或有文件显示	印刷 25 份议程，印刷商发票为证	作为事实，并附来源
估算	根据其他记录以可说明的方法计算	根据餐饮商最终清点推算午餐供应份数	作为估算，并说明方法
未衡量	没有收集记录	场地能耗；场地拒绝提供	未衡量，并说明原因

让记录经得起检验的规则

每项衡量一行，一位具名收集人，一个日期。
保存来源文件或链接，而不只是数字。
供应商的说法按所述记录，并注明哪些没有核实。
不要从出席人数或满意度评分推断成果。只记录实际衡量的内容。
除非隐私负责人已同意可保存哪些内容及期限，否则不要把个人数据放进记录。

步骤

活动前把每个目标连同衡量方式和负责人抄入记录。
告诉收集人记录什么、把来源保存在哪里。
在活动期间和次个工作日收集。
与负责人一起复核记录，趁记录还新鲜补齐缺口。
冻结记录，再据此撰写报告。

实例演示 · 虚构示例

三个目标的记录

虚构机构与数字，仅作说明。

一家虚构的学会记录了三个目标。印刷品方面，根据发票记录印刷 30 份，去年为 250 份。食物方面，记录餐饮商提供的订购和供应份数。标识方面，以带日期的照片为证，记录保留了七块标识。

场地能耗标为未衡量，因为场地没有提供数据。报告写学会减少了印刷时，引用了那两张发票，对能耗不作任何陈述。

可直接使用

可持续性证据记录表

每项衡量复制一行。先附上来源，再设定状态。

目标	衡量方式	数字	来源记录（文件或链接）	收集人	日期	状态：已观察 / 估算 / 未衡量	备注
仅按需印刷
记录剩余食物
重复使用标识
场地资源数据

打开工具: 活动成果证据跟踪器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

两到四个目标，几位收集人，团队会保存发票和供应商说明。
您撰写的是简短的内部报告。

以下情况，外部策划协助更有价值

许多供应商、多场活动的数据汇入同一份报告。
报告将公开发布，或提交给资助方或董事会，需要先经检查。
需要把记录与供应商要求和交接文件衔接起来。

想把证据记录纳入您的计划吗？

Event Blueprint 可以设定目标、各目标的收集人、来源记录和时间安排，并与供应商要求和交接衔接起来。它会把已观察、估算和未衡量分开。请发来您的目标以及将持有记录的供应商。

建立证据记录将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）

主办方常见问题

证据应保存多久？

与财务和隐私负责人商定。来源文件应保存到报告可能被引用的期限为止，并避免把个人数据放入记录。

照片可以算证据吗？

如果带日期并妥善保存，它可以显示某件物品在某个时间存在。它不能说明节省了多少，也不能说明影响如何。

忘了收集某项数据怎么办？

标为未衡量，写明原因，并把收集步骤加入明年的计划。