Menyimpan log bukti kemampanan acara
Selepas acara seseorang akan bertanya apa yang sebenarnya dicapai, dan jawapannya perlu ada dalam rekod, bukan dalam ingatan.
Jawapan ringkas
Log bukti menyenaraikan, bagi setiap objektif, apa yang diukur, rekod sumber, siapa mengumpulnya, tarikh dan statusnya: diperhatikan, dianggar atau tidak diukur. Isi semasa acara dan dalam minggu selepasnya, bukan berbulan kemudian.
Log ialah satu-satunya sumber bagi sebarang kenyataan dalam laporan anda. Jika angka tiada dalam log, ia tiada dalam laporan. Penjejak bukti manfaat ialah alat untuk ini, dan log menyumbang kepada semakan dakwaan sebelum apa-apa diterbitkan.
Apa yang dikira sebagai bukti
Bukti ialah rekod yang boleh diperiksa orang lain: invois, nota penghantaran, kiraan bertulis pembekal, gambar bertarikh kotak simpanan, borang serah tugas bertandatangan, eksport pendaftaran.
Kenyataan lisan ialah petunjuk, bukan bukti. Tulis, dengan siapa yang berkata dan bila, dan tandakan sebagai dinyatakan oleh orang itu.
Tiga status
| Status | Maksud | Contoh | Boleh dilaporkan sebagai |
|---|---|---|---|
| Diperhatikan | Dikira atau direkod oleh pasukan anda atau ditunjukkan oleh dokumen | 25 atur cara dicetak, ditunjukkan pada invois pencetak | Fakta, dengan sumber |
| Dianggar | Dikira daripada rekod lain dengan kaedah yang boleh dinyatakan | Hidangan makan tengah hari disajikan dikira daripada kiraan akhir katerer | Anggaran, dengan kaedah |
| Tidak diukur | Tiada rekod dikumpul | Penggunaan tenaga venue; venue enggan berkongsi | Tidak diukur, dengan sebab |
Peraturan untuk log yang kukuh
- Satu baris bagi setiap ukuran, seorang pengumpul dinamakan, satu tarikh.
- Simpan fail atau pautan sumber bersama angka.
- Rekod kenyataan pembekal seperti dinyatakan, dan catat di mana tiada apa disahkan.
- Jangan simpulkan hasil daripada kehadiran atau skor kepuasan. Rekod hanya apa yang diukur.
- Jangan masukkan data peribadi dalam log kecuali pemilik privasi telah bersetuju apa yang boleh disimpan dan untuk berapa lama.
Urutan kerja
- Salin setiap objektif ke dalam log sebelum acara, dengan ukuran dan pemilik.
- Beritahu pengumpul apa yang direkod dan di mana menyimpan sumber.
- Kumpul semasa acara dan pada hari bekerja berikutnya.
- Semak log dengan pemilik dan isi ruang kosong semasa rekod masih segar.
- Bekukan log, kemudian tulis laporan daripadanya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Log untuk tiga objektif
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah institut rekaan melog tiga objektif. Bagi bahan bercetak ia merekod 30 dicetak berbanding 250 tahun lepas, daripada invois. Bagi makanan ia merekod kiraan dipesan dan disajikan daripada katerer. Bagi papan tanda ia merekod tujuh papan tanda disimpan, ditunjukkan oleh gambar bertarikh.
Penggunaan tenaga venue ditandakan tidak diukur kerana venue tidak memberikannya. Apabila laporan menyatakan institut mengurangkan cetakan, ia memetik dua invois itu. Ia tidak membuat sebarang kenyataan tentang tenaga.
Gunakan sendiri
Log bukti kemampanan
Salin satu baris bagi setiap ukuran. Lampirkan sumber sebelum menetapkan status.
| Objektif | Ukuran | Angka | Rekod sumber (fail atau pautan) | Dikumpul oleh | Tarikh | Status: diperhatikan / dianggar / tidak diukur | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cetak atas permintaan sahaja | |||||||
| Rekod makanan berbaki | |||||||
| Guna semula papan tanda | |||||||
| Data sumber venue |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Dua hingga empat objektif, beberapa pengumpul dan pasukan yang menyimpan invois dan penyata pembekal.
- Anda menulis laporan dalaman yang ringkas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai pembekal dan beberapa acara menyumbang kepada satu laporan.
- Laporan akan diterbitkan, dikongsi dengan pembiaya atau lembaga, dan perlu disemak dahulu.
- Anda perlu mengaitkan log dengan keperluan pembekal dan dokumen serah tugas.
Mahu log bukti dimasukkan dalam pelan anda?
Event Blueprint boleh menetapkan objektif, pengumpul bagi setiap satu, rekod sumber dan masa, serta mengaitkannya dengan keperluan pembekal dan serah tugas. Ia mengasingkan diperhatikan, dianggar dan tidak diukur. Hantar objektif anda dan pembekal yang akan memegang rekod.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama kami patut menyimpan bukti?
Tentukan bersama pemilik kewangan dan privasi anda. Simpan fail sumber selagi laporan mungkin dirujuk, dan jauhkan data peribadi daripada log.
Bolehkah gambar dikira sebagai bukti?
Ia boleh menunjukkan sesuatu item wujud pada satu masa, jika bertarikh dan disimpan. Ia tidak menunjukkan berapa banyak dijimatkan atau apakah kesannya.
Bagaimana jika kami terlupa mengumpul sesuatu?
Tandakan tidak diukur, catat sebabnya dan tambah langkah pengumpulan ke dalam pelan tahun depan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.