Cara menetapkan garis dasar sisa acara
Jawatankuasa anda mahu sisa yang lebih sedikit pada acara akan datang, tetapi tiada siapa tahu apa yang dihasilkan acara tahun ini.
Jawapan ringkas
Garis dasar sisa ialah rekod apa yang acara anda gunakan atau buang, mengikut aliran, diambil daripada rekod yang sudah ada: invois percetakan, pesanan katering, senarai papan tanda dan apa yang venue atau katerer sanggup laporkan. Ini titik permulaan untuk menyatakan kemudian sama ada ada perubahan.
Bina daripada bilangan dan penyata pembekal, bukan anggaran. Jika tiada angka, tulis tidak diukur dan jadikan tahun ini garis dasar, kemudian jejak dengan penjejak bukti manfaat. Objektif datang selepas garis dasar, seperti dalam objektif kemampanan.
Pilih aliran yang benar-benar boleh dilihat
Senaraikan aliran yang dihasilkan oleh keputusan anda sendiri: atur cara dan lencana bercetak, item pendaftaran, papan tanda, item sambutan, katering, bungkusan penghantaran dan cenderamata pempamer atau penaja.
Tinggalkan aliran yang sepenuhnya di bawah venue, seperti sisa bangunan, kecuali venue bersetuju berkongsi angkanya.
Padankan setiap aliran dengan rekod
| Aliran | Rekod yang sudah ada | Unit untuk dicatat | Pemegang |
|---|---|---|---|
| Bahan bercetak | Sebut harga dan invois pencetak | Salinan dipesan, salinan berbaki | Sekretariat |
| Papan tanda dan sepanduk | Senarai pembekal papan tanda | Item dihasilkan, item disimpan untuk guna semula | Ketua operasi |
| Katering | Pesanan katering dan kiraan akhir katerer | Hidangan dipesan, hidangan disajikan | Ketua operasi |
| Bungkusan penghantaran | Nota penghantaran | Penghantaran diterima; bungkusan dibawa pergi oleh siapa | Ketua operasi |
| Cenderamata | Pesanan belian | Item dibeli, item berbaki | Pegawai perhubungan penaja atau sekretariat |
Tanya pembekal awal, secara bertulis
Tanya venue, katerer dan pencetak apa yang boleh mereka laporkan dan dalam bentuk apa. Ada yang memberi bilangan, ada yang memberi penyata ringkas, ada yang tiada. Rekod tepat apa yang setiap pihak katakan.
Jangan tukar bilangan kepada berat, isi padu atau karbon kecuali pihak yang berwibawa telah bersetuju dengan kaedah. Bilangan yang boleh ditunjukkan lebih bernilai daripada angka yang tidak boleh dipertahankan.
Urutan kerja
- Pilih tiga hingga lima aliran dan namakan seorang pemilik bagi setiap satu.
- Tulis rekod yang akan digunakan setiap pemilik dan tarikh menyerahkannya.
- Hantar permintaan data kepada venue, katerer dan pencetak sebelum kontrak ditandatangani jika boleh.
- Catat bilangan pada hari acara atau hari bekerja berikutnya, semasa orang masih ingat.
- Tandakan setiap angka diperhatikan, dianggar atau tidak diukur, dan simpan sumbernya.
Kesilapan biasa
- Bermula dengan sasaran pengurangan sebelum garis dasar wujud.
- Membandingkan tahun ini dengan tahun lepas apabila rekod tahun lepas tiada atau dikira dengan cara berbeza.
- Menganggap anggaran lisan pembekal sebagai angka yang diukur.
- Mengumpul angka yang tiada pemilik, jadi tidak pernah dilaporkan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Garis dasar pertama untuk persidangan ahli
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan kejuruteraan rekaan menjangka kira-kira 280 peserta selama satu hari. Ia tiada rekod terdahulu, jadi ia menamakan tahun ini sebagai garis dasar bagi empat aliran: atur cara bercetak, papan tanda, makan tengah hari dan cenderamata.
Sekretariat merekod salinan dicetak dan salinan berbaki, ketua operasi merekod papan tanda dibuat dan disimpan, dan katerer diminta memberi hidangan dipesan dan disajikan. Bungkusan penghantaran ditandakan tidak diukur kerana venue belum bersetuju melaporkannya.
Gunakan sendiri
Log garis dasar sisa
Salin satu baris bagi setiap aliran. Isi sel status hanya apabila rekod sumber dilampirkan.
| Aliran | Angka garis dasar atau tiada | Rekod sumber | Pemilik | Dicatat pada | Status: diperhatikan / dianggar / tidak diukur |
|---|---|---|---|---|---|
| Atur cara bercetak | |||||
| Papan tanda | |||||
| Makan tengah hari dan minuman | |||||
| Cenderamata | |||||
| Di luar skop tahun ini |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu acara, beberapa aliran dan sekretariat yang boleh membaca invois dan meminta bilangan daripada pembekal.
- Pembekal mesra dan sanggup berkongsi angka yang mudah.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa venue, katerer atau acara memerlukan kaedah yang konsisten.
- Rekod bertaburan merentas jabatan tanpa pemilik tunggal.
- Kontrak pembekal perlu menulis permintaan data sebelum ditandatangani.
Mahu garis dasar dimasukkan ke dalam pelan pembekal?
Event Blueprint boleh menetapkan aliran, pemilik, permintaan data kepada setiap pembekal dan log, supaya garis dasar dikumpul sebagai sebahagian daripada perancangan dan bukan selepas acara. Ia juga merekod apa yang di luar skop. Hantar ringkasan acara anda dan pembekal yang sudah dilantik.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bagaimana jika kami tiada rekod tahun lepas?
Nyatakan dalam log dan jadikan tahun ini garis dasar. Perbandingan boleh bermula tahun depan, dengan aliran yang sama dan cara mengira yang sama.
Perlukah kami menimbang sisa?
Tidak untuk bermula. Bilangan item dicetak, hidangan dipesan dan papan tanda digunakan semula boleh diukur oleh kebanyakan sekretariat. Menimbang memerlukan kaedah yang dipersetujui dan pihak yang mampu melakukannya.
Bolehkah garis dasar merangkumi sisa venue?
Hanya jika venue bersetuju berkongsi angkanya dan menyatakan cara ia dihasilkan. Jika tidak, tandakan aliran itu di luar skop.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.