可持续与资源使用
建立活动可持续性证据记录
活动结束后总会有人问您究竟做到了什么，答案必须来自记录，而不是凭记忆。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
证据记录对每个目标列出：衡量了什么、来源记录、由谁收集、日期，以及状态：已观察、估算或未衡量。请在活动期间和之后一周内填写，而不是几个月后。
报告中的任何陈述都只能出自这份记录。数字不在记录里，就不应出现在报告里。效益证据跟踪表就是用于此的工具；记录也为任何内容发布前的环保宣传审核提供依据。
什么算证据
证据是别人可以查验的记录：发票、送货单、供应商的书面清点、带日期的存放箱照片、签署的交接表、登记导出文件。
口头说法只是线索，不是证据。请写下来，注明是谁在何时说的，并标为“该人所述”。
三种状态
| 状态 | 含义 | 示例 | 可以如何汇报 |
|---|---|---|---|
| 已观察 | 由您的团队清点或记录，或有文件显示 | 印刷 25 份议程，印刷商发票为证 | 作为事实，并附来源 |
| 估算 | 根据其他记录以可说明的方法计算 | 根据餐饮商最终清点推算午餐供应份数 | 作为估算，并说明方法 |
| 未衡量 | 没有收集记录 | 场地能耗；场地拒绝提供 | 未衡量，并说明原因 |
让记录经得起检验的规则
- 每项衡量一行，一位具名收集人，一个日期。
- 保存来源文件或链接，而不只是数字。
- 供应商的说法按所述记录，并注明哪些没有核实。
- 不要从出席人数或满意度评分推断成果。只记录实际衡量的内容。
- 除非隐私负责人已同意可保存哪些内容及期限，否则不要把个人数据放进记录。
步骤
- 活动前把每个目标连同衡量方式和负责人抄入记录。
- 告诉收集人记录什么、把来源保存在哪里。
- 在活动期间和次个工作日收集。
- 与负责人一起复核记录，趁记录还新鲜补齐缺口。
- 冻结记录，再据此撰写报告。
实例演示 · 虚构示例
三个目标的记录
虚构机构与数字，仅作说明。
一家虚构的学会记录了三个目标。印刷品方面，根据发票记录印刷 30 份，去年为 250 份。食物方面，记录餐饮商提供的订购和供应份数。标识方面，以带日期的照片为证，记录保留了七块标识。
场地能耗标为未衡量，因为场地没有提供数据。报告写学会减少了印刷时，引用了那两张发票，对能耗不作任何陈述。
可直接使用
可持续性证据记录表
每项衡量复制一行。先附上来源，再设定状态。
| 目标 | 衡量方式 | 数字 | 来源记录（文件或链接） | 收集人 | 日期 | 状态：已观察 / 估算 / 未衡量 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 仅按需印刷 | |||||||
| 记录剩余食物 | |||||||
| 重复使用标识 | |||||||
| 场地资源数据 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 两到四个目标，几位收集人，团队会保存发票和供应商说明。
- 您撰写的是简短的内部报告。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 许多供应商、多场活动的数据汇入同一份报告。
- 报告将公开发布，或提交给资助方或董事会，需要先经检查。
- 需要把记录与供应商要求和交接文件衔接起来。
想把证据记录纳入您的计划吗？
Event Blueprint 可以设定目标、各目标的收集人、来源记录和时间安排，并与供应商要求和交接衔接起来。它会把已观察、估算和未衡量分开。请发来您的目标以及将持有记录的供应商。
主办方常见问题
证据应保存多久？
与财务和隐私负责人商定。来源文件应保存到报告可能被引用的期限为止，并避免把个人数据放入记录。
照片可以算证据吗？
如果带日期并妥善保存，它可以显示某件物品在某个时间存在。它不能说明节省了多少，也不能说明影响如何。
忘了收集某项数据怎么办？
标为未衡量，写明原因，并把收集步骤加入明年的计划。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。