如何区分产品路线图闭门简报与公开会议议程？
软件公司或厂商论坛想让一部分人先了解后续计划，但会议议程同时也向其他人开放。
简要回答
在发布议程之前，为每个环节分类：公开、仅限已注册代表、或受邀保密。然后为每一类安排各自的房间或时段、入场规则、录制规则和指定的审批人。
简报是否真正需要保密，由产品方和其法律顾问决定。主办方的任务是把入场规则讲清楚并执行。
先分三类环节
公开环节可以宣传、录制和分享。代表环节仅限已注册参会者。受邀简报只面向指定人员，通常由公司另行安排保密协议。
在议程草稿中，每个环节旁都写明类别。没有类别的环节，说明还没有决定。
确定谁属于哪一层
| 参与者层级 | 常见例子 | 需要确定的问题 |
|---|---|---|
| 客户 | 产品的现有用户。 | 进入房间前是否需要签署协议，由谁保管？ |
| 伙伴与经销商 | 集成商、渠道公司。 | 他们可以带未列名的同事吗？ |
| 媒体与分析师 | 记者、研究机构。 | 只能进入代表环节，还是也可进入简报？ |
| 竞争方与潜在买家 | 竞争厂商员工、潜在客户。 | 由谁决定？如何对照受邀名单核对注册者？ |
让隔离看得见、做得到
- 使用独立房间或清楚划分的时段，而不是帘子或展厅一角。
- 确定在门口如何核对姓名，以及由谁保管受邀名单。
- 在议程和应用中用简单文字标明每个环节的类别。
- 安排闭门简报的讲者等候的位置，避免与公共区域混在一起。
录制、幻灯片与现场发布
公开环节可以录制并分享幻灯片。受邀简报通常要反过来：不录制、不上传幻灯片，并对手机和社交媒体有明确规定。
询问产品方活动结束后幻灯片如何处理，并在讲者制作材料之前告知。
主办方的工作顺序
- 收集计划中的环节清单，请产品方标明每个环节的类别。
- 确定参与者层级以及批准例外的人。
- 把受邀简报安排在可以封闭的房间，远离人流。
- 向注册人员和引导员说明核对方式，以及遇到疑问时联系谁。
- 把每项决定记入决策记录，并把最终规则发给讲者和音响灯光团队。
实例演示 · 虚构示例
虚构用户峰会中的一场闭门简报
虚构机构与数字，仅作说明。
一家虚构的商务软件公司 Platform Fiktif 举办为期两天的用户峰会，共 12 个环节。其中三个是关于未来产品计划的受邀简报，另外九个面向已注册代表。
注册名单显示有两位来自竞争厂商的参会者。产品方决定他们可以参加代表环节，但不能参加简报，注册负责人在前一天更新了门口名单。音响灯光团队被告知简报房间不录制，议程上这三个环节标有锁形标记。
可直接使用
环节分类表
复制此表，每个环节一行，发布前请产品方与主办方共同确认。
| 环节 | 参与者层级 | 入场规则 | 录制与幻灯片 | 审批人 |
|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 封闭环节很少，听众少而且身份明确，公司自行处理协议。
- 场地有容易封闭的房间。
- 由一个人负责决定谁可以参加。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个闭门简报与公开环节并行，参会名单每天都在变。
- 保密问题同时涉及客户、伙伴与媒体。
- 注册、音响灯光和议程的决定需要在多家供应商之间对齐。
需要协调入场规则吗？
会议项目负责人可以把您的环节分类转化为议程、门口核对流程，以及给注册和音响灯光团队的说明，并持续更新决策记录。法律条款与保密协议仍由公司及其顾问负责。请发来环节清单和需要隔离的听众群体。
主办方常见问题
谁来决定哪些内容需要保密？
由产品方决定，通常会征求法律意见。主办方记录决定并执行入场规则。
闭门简报可以和公开环节用同一个房间吗？
只能在不同时间，并且两场之间要清场并重新核对。如果有独立房间，会更简单。
受邀简报要出现在公开议程中吗？
这由公司决定。有的用锁形标记列出，有的在公开版本中省略。
如果有人转发邀请怎么办？
询问门口如何核对姓名，邀请是否为个人专属。在发出邀请之前先确定答案。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。