规划现场主办方办公室
活动期间，团队需要一个放文件、笔记本电脑、接电话和快速做决定的基地，而场地方还没有说明它在哪里。
简要回答
主办方办公室计划要写明：团队用哪个房间、里面必须有什么、谁可以进入、物品如何保管、什么时候归还。它是工作基地，不是多出来的会议室，所以要尽早决定那里需要做什么。
请场地方书面说明房间包含什么，例如家具、电源和网络，以及哪些需要您自带或另行订购。
先决定办公室的用途
列出任务：存放签到箱和姓名牌、给设备充电、临时打印一页资料、保管讲者资料夹、与资深来宾进行简短私下交谈，以及供项目负责人集中接电话的固定位置。
每项任务都需要空间、电源或可上锁的台面。写下来才能看出一个房间够不够。
需要确定的事项
| 事项 | 问题 | 由谁确认 |
|---|---|---|
| 房间 | 是否包含房间，它相对于签到处和主会场在哪里，使用多长时间？ | 场地方，书面确认 |
| 室内配置 | 桌椅、电源插座、网络、打印机、可上锁的柜子。 | 场地方说明提供什么，主办方订购其余 |
| 进入权限 | 谁可以进入，谁持有钥匙或门卡，如果连续多天使用，夜间如何上锁。 | 主办方，依据通行凭证规则 |
| 物品安全 | 文件、设备和涉及现金的物品存放在哪里，由谁负责。 | 主办方，参考场地方指引 |
| 人员安排 | 各时段谁在办公室，谁在休息时顶替。 | 项目负责人 |
别让它变成仓库
办公室很容易被箱子占满。商定哪些放进储物空间安排，哪些留在办公室，并设定在最后一场之前清空的时间。
把讲者室和办公室分开，因为讲者候场室是给讲者的，办公室是给团队的。
向场地方和团队说明
- 在运营协调会上分享计划，并请场地方书面确认房间。
- 给团队一页纸，写明办公室位置、谁持有钥匙，以及谁可以进入的规则。
- 如果房间只限工作人员，在门上贴上标示。
- 商定房间如果被提前收回该怎么办。
实例演示 · 虚构示例
一天会议，主办方团队不大
虚构机构与数字，用来示范有用的细节程度。
一个虚构的专业协会举办一天会议，有五名工作人员和志愿者。场地方提供签到处旁的一间小会议室。秘书处请场地方书面确认电源、网络和可上锁的柜子。
团队列出三项用途：存放证件和签到箱、给笔记本电脑充电、与资深来宾进行简短私下会面。项目负责人持有门卡，一名志愿者被指定午餐时顶替，多余的箱子在下午场次开始前送到储物间。
可直接使用
主办方办公室计划表
复制到共享文档，发给场地方并留给团队。凡场地方尚未同意的事项，请写上“未确认”。
- 房间名称或位置，以及场地方的书面确认：
- 可使用时段，包括布置和收拾：
- 房间的计划用途：
- 所需家具、电源、网络和打印机：
- 可上锁的储物处，以及钥匙持有人：
- 谁可以进入，如何告知他人仅限工作人员：
- 在此保管的文件、设备和贵重物品，以及负责人：
- 按时段排的人员安排，含休息顶替：
- 必须移到储物间的物品，以及移出时间：
- 张贴在室内的联络号码：
- 房间无法使用时的备用方案：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 团队小，只有一个主办方房间，场地方联络人会确认提供什么。
- 文件不多，没有需要保护的贵重物品。
- 一个人就能保持房间整洁。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个团队、赞助方和供应商都想使用这个基地。
- 活动持续多天，房间夜间必须安全。
- 项目负责人全天都要能联系到，需要一个安静的工作位置。
需要有人搭建并运作现场基地吗？
会议项目负责人可以与场地方敲定房间，安排室内配置和进入规则，向团队说明，并在活动期间运作办公室。安保和场地规定仍以场地方的要求为准。
主办方常见问题
我们需要主办方办公室吗？
大多数设有签到台、团队超过几个人的活动都会受益。很小的活动可能只需要一张桌子和一个可上锁的箱子。
应该向场地方询问房间的哪些事？
请书面询问房间包含什么、使用多久、谁可以进入，以及哪些需要您自带或订购。把答复记入计划。
钥匙应由谁保管？
由一位指定的人保管，并有后备，记入计划。场地方应知道联络人，以便需要时开门。
贵重物品可以放在办公室吗？
先确定由谁负责、物品放在哪里，并询问场地方有哪些安全的选择。避免把贵重物品留在没上锁的房间。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。