Merancang pejabat penganjur di lokasi
Pasukan anda memerlukan pangkalan semasa acara untuk dokumen, komputer riba, panggilan telefon dan keputusan pantas, dan venue belum menyatakan lokasinya.
Jawapan ringkas
Pelan pejabat penganjur menyatakan bilik mana digunakan pasukan anda, apa yang mesti ada di dalamnya, siapa boleh masuk, bagaimana barang dijaga keselamatannya dan bila bilik diserahkan semula. Ia pangkalan kerja, bukan bilik mesyuarat tambahan, jadi putuskan lebih awal apa yang perlu berlaku di sana.
Tanya venue secara bertulis apa yang termasuk dalam bilik, seperti perabot, kuasa dan akses rangkaian, dan apa yang perlu anda bawa atau pesan.
Tentukan fungsi pejabat
Senaraikan tugas: menyimpan kotak pendaftaran dan lencana nama, mengecas peranti, mencetak helaian saat akhir, menyimpan fail penceramah, perbualan peribadi ringkas dengan tetamu kanan, dan tempat tetap bagi ketua projek menjawab panggilan.
Setiap tugas memerlukan ruang, kuasa atau permukaan berkunci. Menulisnya menunjukkan sama ada satu bilik mencukupi.
Apa yang perlu diputuskan
| Keputusan | Soalan | Siapa mengesahkan |
|---|---|---|
| Bilik | Adakah bilik termasuk, di mana ia berbanding pendaftaran dan dewan utama, dan untuk berapa lama? | Venue, secara bertulis |
| Kandungan | Meja, kerusi, soket kuasa, akses rangkaian, pencetak, almari berkunci. | Venue menyatakan apa yang disediakan, penganjur memesan selebihnya |
| Akses | Siapa boleh masuk, siapa memegang kunci atau kad, cara ia dikunci pada waktu malam jika digunakan beberapa hari. | Penganjur, di bawah peraturan kelayakan akses |
| Keselamatan barang | Di mana dokumen, peranti dan barang pengendalian wang disimpan, dan siapa bertanggungjawab. | Penganjur, dengan panduan venue |
| Kakitangan | Siapa berada di pejabat pada setiap masa, dan siapa menggantikan semasa rehat. | Ketua projek |
Elakkan ia menjadi stor
Pejabat cepat dipenuhi kotak. Persetujui apa yang masuk ke pelan bilik simpanan dan apa yang kekal di pejabat, dan tetapkan masa untuk mengosongkannya sebelum sesi terakhir.
Asingkan bilik penceramah dan pejabat, kerana bilik menunggu penceramah untuk penceramah dan pejabat untuk pasukan anda.
Beri taklimat kepada venue dan pasukan anda
- Kongsikan pelan dalam mesyuarat operasi dan minta venue mengesahkan bilik secara bertulis.
- Beri pasukan satu helaian yang menunjukkan lokasi pejabat, siapa memegang kunci dan peraturan siapa boleh masuk.
- Tanda pintu dengan papan jika bilik untuk kakitangan sahaja.
- Persetujui apa berlaku jika bilik diperlukan semula lebih awal.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan sehari dengan pasukan penganjur kecil
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap butiran yang berguna.
Sebuah persatuan profesional rekaan mengadakan persidangan sehari dengan lima kakitangan dan sukarelawan. Venue menawarkan bilik mesyuarat kecil bersebelahan pendaftaran. Sekretariat meminta venue mengesahkan kuasa, akses rangkaian dan almari berkunci secara bertulis.
Pasukan menyenaraikan tiga kegunaan: menyimpan lencana dan kotak pendaftaran, mengecas komputer riba, dan mengadakan mesyuarat peribadi ringkas dengan tetamu kanan. Ketua projek memegang kad akses, seorang sukarelawan dinamakan untuk menggantikan semasa makan tengah hari, dan kotak lebihan dihantar ke bilik simpanan sebelum sesi petang.
Gunakan sendiri
Helaian pelan pejabat penganjur
Salin ke dokumen kongsi, hantar kepada venue dan simpan bersama pasukan. Tulis Belum disahkan bagi apa-apa yang belum dipersetujui venue.
- Nama atau lokasi bilik, dan pengesahan bertulis venue:
- Waktu tersedia, termasuk persediaan dan pembungkusan:
- Kegunaan yang dirancang bagi bilik:
- Perabot, kuasa, akses rangkaian dan pencetak diperlukan:
- Simpanan berkunci, dan siapa memegang kunci:
- Siapa boleh masuk, dan cara orang lain diberitahu ia untuk kakitangan sahaja:
- Dokumen, peranti dan barang berharga disimpan di sini, dan siapa bertanggungjawab:
- Kakitangan mengikut masa, dengan penggantian semasa rehat:
- Barang yang mesti ke bilik simpanan, dan masa ia dikeluarkan:
- Nombor hubungan dipaparkan di dalam bilik:
- Pelan sandaran jika bilik tidak tersedia:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan kecil, satu bilik penganjur dan wakil venue yang mengesahkan apa yang disediakan.
- Dokumen sedikit dan tiada barang berharga untuk dilindungi.
- Seorang boleh menjaga bilik kekal kemas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pasukan, penaja dan pembekal menjangka menggunakan pangkalan itu.
- Acara berlangsung beberapa hari dan bilik mesti selamat pada waktu malam.
- Ketua projek mesti boleh dihubungi sepanjang hari dan memerlukan tempat kerja yang tenang.
Perlukan seseorang untuk menyediakan dan mengendalikan pangkalan di lokasi?
Ketua projek persidangan boleh memuktamadkan bilik dengan venue, menyusun kandungan dan peraturan akses, memberi taklimat kepada pasukan dan mengendalikan pejabat semasa acara. Peraturan keselamatan dan venue kekal seperti ditetapkan venue.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kami perlukan pejabat penganjur?
Kebanyakan acara dengan meja pendaftaran dan pasukan lebih daripada beberapa orang mendapat manfaat daripadanya. Acara yang sangat kecil mungkin hanya memerlukan meja dan kotak berkunci.
Apa yang patut ditanya kepada venue tentang bilik itu?
Tanya secara bertulis apa yang termasuk dalam bilik, untuk berapa lama, siapa boleh masuk, dan apa yang perlu anda bawa atau pesan. Rekodkan balasan dalam pelan anda.
Siapa patut memegang kunci?
Seorang yang dinamakan, bersama pengganti, direkodkan dalam pelan. Venue patut mengetahui wakil hubungan sekiranya akses diperlukan.
Patutkah barang berharga disimpan di pejabat?
Tentukan siapa bertanggungjawab dan di mana barang disimpan, dan tanya venue tentang pilihan selamat. Elakkan meninggalkan barang berharga di bilik yang tidak berkunci.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.