场地预订后的协调

规划现场主办方办公室

活动期间，团队需要一个放文件、笔记本电脑、接电话和快速做决定的基地，而场地方还没有说明它在哪里。

讨论主办方办公室安排会议项目负责人

将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。

简要回答

主办方办公室计划要写明：团队用哪个房间、里面必须有什么、谁可以进入、物品如何保管、什么时候归还。它是工作基地，不是多出来的会议室，所以要尽早决定那里需要做什么。

请场地方书面说明房间包含什么，例如家具、电源和网络，以及哪些需要您自带或另行订购。

先决定办公室的用途

列出任务：存放签到箱和姓名牌、给设备充电、临时打印一页资料、保管讲者资料夹、与资深来宾进行简短私下交谈，以及供项目负责人集中接电话的固定位置。

每项任务都需要空间、电源或可上锁的台面。写下来才能看出一个房间够不够。

需要确定的事项

事项	问题	由谁确认
房间	是否包含房间，它相对于签到处和主会场在哪里，使用多长时间？	场地方，书面确认
室内配置	桌椅、电源插座、网络、打印机、可上锁的柜子。	场地方说明提供什么，主办方订购其余
进入权限	谁可以进入，谁持有钥匙或门卡，如果连续多天使用，夜间如何上锁。	主办方，依据通行凭证规则
物品安全	文件、设备和涉及现金的物品存放在哪里，由谁负责。	主办方，参考场地方指引
人员安排	各时段谁在办公室，谁在休息时顶替。	项目负责人

别让它变成仓库

办公室很容易被箱子占满。商定哪些放进储物空间安排，哪些留在办公室，并设定在最后一场之前清空的时间。

把讲者室和办公室分开，因为讲者候场室是给讲者的，办公室是给团队的。

向场地方和团队说明

在运营协调会上分享计划，并请场地方书面确认房间。
给团队一页纸，写明办公室位置、谁持有钥匙，以及谁可以进入的规则。
如果房间只限工作人员，在门上贴上标示。
商定房间如果被提前收回该怎么办。

实例演示 · 虚构示例

一天会议，主办方团队不大

虚构机构与数字，用来示范有用的细节程度。

一个虚构的专业协会举办一天会议，有五名工作人员和志愿者。场地方提供签到处旁的一间小会议室。秘书处请场地方书面确认电源、网络和可上锁的柜子。

团队列出三项用途：存放证件和签到箱、给笔记本电脑充电、与资深来宾进行简短私下会面。项目负责人持有门卡，一名志愿者被指定午餐时顶替，多余的箱子在下午场次开始前送到储物间。

可直接使用

主办方办公室计划表

复制到共享文档，发给场地方并留给团队。凡场地方尚未同意的事项，请写上“未确认”。

房间名称或位置，以及场地方的书面确认：
可使用时段，包括布置和收拾：
房间的计划用途：
所需家具、电源、网络和打印机：
可上锁的储物处，以及钥匙持有人：
谁可以进入，如何告知他人仅限工作人员：
在此保管的文件、设备和贵重物品，以及负责人：
按时段排的人员安排，含休息顶替：
必须移到储物间的物品，以及移出时间：
张贴在室内的联络号码：
房间无法使用时的备用方案：

打开工具: 场馆勘察证据记录工具

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

团队小，只有一个主办方房间，场地方联络人会确认提供什么。
文件不多，没有需要保护的贵重物品。
一个人就能保持房间整洁。

以下情况，外部策划协助更有价值

多个团队、赞助方和供应商都想使用这个基地。
活动持续多天，房间夜间必须安全。
项目负责人全天都要能联系到，需要一个安静的工作位置。

需要有人搭建并运作现场基地吗？

会议项目负责人可以与场地方敲定房间，安排室内配置和进入规则，向团队说明，并在活动期间运作办公室。安保和场地规定仍以场地方的要求为准。

讨论主办方办公室安排将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

我们需要主办方办公室吗？

大多数设有签到台、团队超过几个人的活动都会受益。很小的活动可能只需要一张桌子和一个可上锁的箱子。

应该向场地方询问房间的哪些事？

请书面询问房间包含什么、使用多久、谁可以进入，以及哪些需要您自带或订购。把答复记入计划。

钥匙应由谁保管？

由一位指定的人保管，并有后备，记入计划。场地方应知道联络人，以便需要时开门。

贵重物品可以放在办公室吗？

先确定由谁负责、物品放在哪里，并询问场地方有哪些安全的选择。避免把贵重物品留在没上锁的房间。