参展商、合作与联合主办
如何研究公共支持或资助而不承诺获批
委员会里有人听说会议可能获得公共资金，于是它已经被写进了预算。
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简要回答
在资助方书面确认之前，把公共支持或资助视为未经证实的可能性。研究有哪些计划，阅读每个计划自己的资格和条件，并编制预算，使申请被拒或延误时活动仍能举行或缩小规模。
资助条件、报告义务和税务处理，应请教资助方、您的财务负责人和有资质的顾问。本页讲的是围绕它们的规划，而不是结论。
从源头查找资助计划
查看与您所在行业相关的机构、部委和地方机构的网站及已发布的指引。记下计划名称、目的、谁可以申请、可以资助什么、申请窗口和联系渠道。
使用资助方自己发布的文件，而不是第三方的摘要。如果找不到某计划的现行规则，就把它标为需要向资助方确认的问题。
投入时间前先核对适用性
| 问题 | 为什么重要 | 谁来回答 |
|---|---|---|
| 我们的机构有资格申请吗？ | 许多计划按类型或地点限制申请人 | 资助方 |
| 该计划能资助这类活动或费用吗？ | 合资格费用可能很窄 | 资助方 |
| 申请窗口和决定时间是什么？ | 资金可能在费用到期之后才到 | 资助方 |
| 获批后有什么条件或报告要求？ | 报告是需要规划的工作量 | 资助方，再到财务 |
| 是否影响品牌、数据或排他？ | 条件可能涉及赞助商或伙伴的权益 | 资助方和法律顾问 |
| 与税务有什么关系？ | 处理方式不由活动团队决定 | 有资质的税务顾问 |
不依赖资助来规划预算
- 预算做两个版本：有资助和没有资助。
- 列出在任何决定日期之前已承诺的费用。
- 提前决定，资金没有到位时削减或推迟什么。
- 在取得书面确认前，不向赞助商、展商或公众宣布资助。
- 记录每次与资助方的联系，含日期和姓名。
围绕资助方的日历建立时间线
- 记录申请窗口和预计决定日期。
- 对照该决定日期，标出已承诺开支的日期。
- 提前准备支持文件，例如议程大纲、预算和机构资料。
- 指定谁提交、谁批准、谁回应资助方的提问。
- 设定一个节点，委员会在该节点决定是否在没有资助的情况下推进。
与其他话题的关系
可以用活动毛贡献情景计算器测算收入与成本情景，它让假设一目了然，也不作收益承诺。如果资助条件涉及赞助权益，请用冲突检查器核对。当伙伴共同举办活动时，资助相关的品牌标示属于联合主办与所有权的决定。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构的培训机构围绕可能的资助做规划
虚构机构与数字，仅作示意。
一个虚构的专业培训理事会计划举办一天会议，200名代表。一位委员说某公共计划可能承担部分费用，预算草稿已经把它算进去了。
秘书处找到该计划自己的指引，并向资助方询问理事会是否有资格以及何时做决定。决定日期在场地订金到期日之后。理事会展示有资助和没有资助两个版本的预算，同意只有在委员会批准时才用储备金支付订金，并在书面确认到来之前，把资助项目从与赞助商的谈话中去掉。
可直接使用
资助与公共支持审查表
每个计划复制一份。凡是在资助方自己的文件中找不到的内容，都是问题，而不是假设。
- 计划名称及资助方：
- 目的及谁可以申请（来自资助方文件，附链接和核对日期）：
- 资助方列明的合资格费用：
- 申请窗口与决定日期：
- 获批后的条件与报告要求：
- 已向资助方提出的问题（日期）及答复（日期）：
- 预算版本：有资助 / 没有资助：
- 决定日期之前已承诺的费用：
- 没有资助仍继续推进的决定节点（日期、批准人）：
- 已转交的财务、法律和税务问题（谁、日期）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 有专人能阅读资助方文件并与资助方联络。
- 没有资助时，活动也可以缩小规模举行。
- 财务能审阅条件和报告要求。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个计划、截止日期和伙伴需要协调。
- 预算严重依赖尚未确认的资助。
- 会议时间线与资助方的决定日期冲突。
需要把资助问题整理进计划？
项目负责人可以协调审查表、向资助方提出的问题以及有资助与无资助两个版本的预算，让决定依据日期而不是希望。Event Blueprint 可以把资助时间线和依赖关系记入策划方案。申请、资格裁定和税务建议仍由资助方、您的财务负责人和有资质的顾问负责。
主办方常见问题
可以告诉赞助商资助就要到了吗？
请等资助方书面确认。在此之前，它只是未经证实的可能性。
谁来撰写申请？
申请机构自己负责。项目负责人可以协助时间线和支持文件，但提交什么由资助方的规则和您的财务负责人决定。
如果决定晚于我们的订金日期怎么办？
提前决定委员会如何处理。展示一份没有资助也能成立的预算，并注明谁批准提前开支。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。