财务规划与预算结构

如何撰写活动预算审批备忘录

预算已编好，现在需要有权限的人书面同意，而且没有会议逐行讲解。

咨询预算审批资料活动蓝图（策划方案）

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简要回答

审批备忘录说明所请求的决定、总额、包含与不含的内容、背后的假设、尚未解决的问题，以及需要决定的日期。篇幅短到五分钟就能读完。

审批人只看备忘录就能回答同意、不同意或附条件同意。详细项目放在附带的明细表中，不放在正文里。

先写决定，再写背景

第一句话写明：批准某活动的某金额预算，须在某日期前落实承诺。如果申请包含储备金或资金来源，在同一句里说明。

背景用一小段跟在后面。审批人不必读背景就能知道被要求批准什么。

备忘录的各部分

部分	内容	常见疏漏
请求的决定	金额、范围、承诺截止日期、批准人姓名。	只给金额，没说包含什么。
包含内容	各类别及其合计，取自附带明细表。	合计与明细表不符。
不含内容	申请范围之外的项目，例如由其他部门承担的费用。	把不含的项目留给审批人自己发现。
税费与服务费	按报价单所示写明处理方式，并注明由财务确认。	把含税费与不含税费的报价混在一起。
假设	人数、日期、场地、报价状态，必要时包括规划汇率。	假设埋在备注里。
储备	金额、依据以及谁来批准动用（见应急预算）。	储备藏在各项目里。
待决问题	尚不清楚的事，附负责人和日期。	把未知的事写得像已定。
资金与现金时间	资金来源以及最大笔付款何时发生。	批准时看不到现金时间。

按顺序编写

先完成预算明细表，每个项目都有报价、估算或往届记录作为来源，并加以标注。
使用审批摘要生成器或预算编制器生成与明细表一致的摘要。
写出决定句，然后是包含与不含的清单。
列出假设和待决问题，各附负责人和日期。
请财务阅读以检查一致性。批准栏留空，由审批人填写。

保持备忘录诚实

把估算标为估算。如果只是参考价，就不要写成已报价。
除非财务确实有书面批准或审阅，否则不要写财务已批准或已审阅。
说明主要承诺的取消条件，让审批人知道哪些还能撤回。
如果预算取决于资金结果，把该条件写进决定句里。

实例演示 · 虚构示例

备忘录开头与决定栏

虚构机构与数字，仅作说明。批准栏显示为未签署状态。

虚构的某专业协会请执行委员会批准年度会议预算RM 148,000，其中含RM 7,000储备，主要供应商的承诺须在3月15日前签署。

备忘录注明不含秘书处员工时间，说明税费与服务费按各报价单所述处理，待财务确认，并列出两个待决问题：最终人数范围和视听报价，均由会议主席负责并有决定日期。

事项	填写内容
请求的决定	批准RM 148,000（含RM 7,000储备），3月15日前承诺
不含	秘书处员工时间；由赞助支付的项目
待决问题1	人数范围，负责人：会议主席，3月1日前
待决问题2	视听报价，负责人：议程负责人，2月28日前
批准	批准/附条件批准/不批准。姓名、签名和日期由审批人填写

可直接使用

预算审批备忘录模板

把此模板复制到文档中，根据您的预算明细表填写每一行。批准栏在审批人签署前保持空白。

致/发/日期/活动名称：
请求的决定：批准[金额]用于[活动]，须在[日期]前落实承诺：
包含内容（各类别合计，与附带明细表一致）：
不含内容（以及由谁承担这些费用）：
税费与服务费处理方式，按报价单所述，待财务确认：
假设（人数、日期、场地、报价状态）：
储备：金额、依据、动用批准人：
资金来源及最大笔付款的时间：
待决问题，各附负责人和决定日期：
批准：批准/附条件批准/不批准。姓名、签名、日期（由审批人填写）：

打开工具: 活动预算审批摘要生成器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

预算明细表完整，并与报价核对一致。
审批人了解这场活动，想要一份简短、可直接决策的备忘录。
财务有空阅读备忘录以检查一致性。

以下情况，外部策划协助更有价值

有几位审批人或几个委员会都要签署，各自想看同一份预算的不同视角。
预算有许多待决问题，需要先有条理地界定范围才能写备忘录。
资助方或理事会期望有经得起日后审查的文件记录。

需要为筹委会准备审批资料吗？

Event Blueprint可以产出预算明细表、假设与待决问题，以及为您的审批人准备好的备忘录初稿，每个项目都可追溯到报价或估算。项目负责人随后可以推进待决事项直到决定日期。批准以及任何财务签核仍由贵机构负责。

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主办方常见问题

备忘录应该多长？

一到两页，另附明细表。如果审批人看第一页还无法决定，就把细节移到明细表里。

报价还没到可以先申请批准吗？

可以，前提是备忘录清楚标注估算并说明哪些数字仍未定。许多筹委会先批准上限，等报价确定后再逐步释放承诺。

谁来签署备忘录？

由贵机构章程或授权文件指定的预算批准人签署。不确定时请询问秘书或财务联系人。不要替任何人填写批准栏。