财务规划与预算结构
人数变化如何影响活动成本
报名人数一直在变，而预算只按一个人数编制。
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简要回答
人数敏感性分析，就是用低、预期、高三个出席人数重算预算，看清哪些项目按人头增加，哪些在某个门槛处跳升，哪些完全不变。
三个情景就够了。目的是在筹委会开会前知道每多50人会让总额变化多少，而不是预测准确人数。
把每个项目归入三种变化方式
成本对人数的反应各不相同，先分类就完成了大半，之后的计算很简单。如果还没分清固定与变动成本，请先看固定与变动成本。
| 变化方式 | 常见项目 | 建模方法 |
|---|---|---|
| 按人头 | 餐饮茶点、印刷资料、证件、参会资料袋。 | 报价单的单价乘以人数。 |
| 阶梯式 | 场地数量、签到台、工作人员、接驳车次、同传间。 | 写明门槛，以及越过门槛后增加的费用。请供应商说明门槛在哪里。 |
| 固定 | 讲者费用、主厅全天租用、舞台设计、基础视听。 | 各情景使用同一个数字，除非场地报价随房间大小改变。 |
选定三个人数，并写明口径
根据往年报名记录或筹委会判断选出低、预期、高三个数字，并写明含义：受邀、已报名还是实际出席。餐饮供应商通常要求在截止日前确认人数，场地也可能有自己的规定，请两者都要求书面答复。
已报名和实际出席是两个不同的数字。人均成本用出席人数，成本项目则用供应商合同所约束的人数。
运行情景表
如何解读结果
- 每多50人总额稳步上升，说明按人头的项目占主导。应协商单价和确认截止日。
- 两个情景之间突然跳升，说明存在阶梯成本。要决定是否在门槛处限制报名。
- 人均成本下降本身并不等于节省。总成本仍在上升，所以要检查资金来源。
- 如果高情景无法承担，现在就商定筹委会的做法：限制人数、增加资金或削减可选项目（见削减成本的取舍）。
常见错误
- 只做预期情景，结果任何偏差都像超支。
- 把阶梯成本当作按人头成本，平摊到每位参会者。
- 不清楚自己受众的缺席情况，却用报名人数当作餐饮出席人数。请查看自己的历史数据。
- 忘了人数较低时可能触发最低消费或最低人数条款。请向场地和餐饮供应商确认他们的书面说明。
实例演示 · 虚构示例
一场一天会员论坛的三种规模测试
虚构机构与数字，仅为说明而取整，并非市场价格。
虚构的Persatuan Pengurus Logistik Contoh计划举办论坛。报价显示固定成本为RM 40,000，餐饮与资料袋按人头每人RM 120。出席超过250人时需要第二个分会场，报价RM 6,000。
三个总额显示，250到300人之间的阶梯成本比按人头成本更重要，因此筹委会决定把报名上限设为250人，除非追加资金获批。
| 情景 | 人数 | 固定 | 按人头 | 阶梯（第二会场） | 总额 | 人均成本 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 低 | 200 | RM 40,000 | RM 24,000 | RM 0 | RM 64,000 | RM 320 |
| 预期 | 250 | RM 40,000 | RM 30,000 | RM 0 | RM 70,000 | RM 280 |
| 高 | 300 | RM 40,000 | RM 36,000 | RM 6,000 | RM 82,000 | RM 273 |
可直接使用
人数敏感性工作表
把此表复制到电子表格。只填写来自报价和供应商答复的数据，并在每个人数旁写明口径。
| 预算项目 | 变化方式（人头/阶梯/固定） | 报价单价或门槛 | 低：___ 人出席 | 预期：___ 人出席 | 高：___ 人出席 | 来源与日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 餐饮茶点 | 按人头 | |||||
| 资料袋与印刷 | 按人头 | |||||
| 分会场 | 阶梯 | |||||
| 签到工作人员 | 阶梯 | |||||
| 主厅与基础视听 | 固定 | |||||
| 总额 | ||||||
| 人均成本（注明口径） |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 报价单列有单价，团队能自行填好三情景表。
- 往年报名记录足以给出合理的低值与高值。
- 有一位财务联系人可以核对总额。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多家供应商各自设定门槛和截止日且相互牵连，却没有人把它们放在一起梳理。
- 筹委会需要在报名开放前，就限制或增资作出有记录的决定并指定负责人。
- 首次举办的活动没有历史数据，三个人数需要有经验的人有条理地提出质疑。
想把情景分析放进您的计划吗？
Event Blueprint可以包含经过情景测试的预算结构：哪些项目随人数变化、阶梯成本在哪里，以及锁定各项承诺的供应商截止日。数字由您的财务联系人把关，Blueprint把它整理成筹委会可据以决策的形式。
主办方常见问题
需要做几个人数情景？
大多数专业活动三个就够：低、预期、高。再多只增加工作量，不会改变决定。只有当某个门槛非常接近预期人数时，才需要加第四个。
应该用报名人数还是出席人数？
两个都用并加标签。成本项目依据供应商合同所约束的人数，人均成本应使用实际出席人数。在每个数字旁写明标签，避免被误读。
不知道供应商的门槛怎么办？
请每家供应商书面说明：人数达到多少时价格、场地、人手或最低消费会变化，以及须在哪天前确认人数。在得到答复之前，把该项标记为未知，不要猜测。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。