简要回答
宴会执行单（function order）是场地方为您的活动准备的运营单。它把合同转化成场地内部团队的执行指令。请对照三个来源逐行审核：已签署的合同、您的议程，以及委员会已作出的决定。
凡有出入，或无法对应到任何来源的内容，都要在签字前书面向场地方提出。您的签字通常等于确认这份执行单就是场地将照着执行的指令。
执行单是什么，不是什么
它是场地方对每个会场和每一餐安排的记录：什么时间、在哪里、做什么。它不是合同，但其中的错误仍可能在活动当天造成会场、餐食或收费出错。
把它当作场地团队会阅读的工作文件，因此每个细节都要让从未见过您的人也能看懂。
对照三个来源检查
审核步骤
- 先读合同并记下已承诺的项目，再打开执行单。
- 把执行单每一行标为：相符、有出入、或无法对应。
- 把餐饮各行放入餐饮最低数量情景计算器，了解在不同人数下场地方会如何收费。
- 把差异清单发给场地方，请其重新出具执行单。不要在旧版上修改后签字。
- 商定由谁签字，记录日期，并把签署版与合同一并归档。
签署后的变更
- 询问变更方式及各类变更的截止日期：人数、菜单、布局、设备。
- 记录每次变更：日期、提出人、以及场地方哪位确认。
- 变更较大时，请场地方重新出具执行单，而不是只靠电邮往来。
- 在场地方运营协调会上简短核对，确保现场团队拿到最新版本。
实例演示 · 虚构示例
审核两天协会会议的执行单
机构与数字均为虚构，用来展示方法。
一家虚构的兽医协会收到两天会议的执行单。项目经理逐行标记了二十二行，其中三项有出入：第二天上午开始时间比议程早，一个分会场被列为剧院式布局，午餐人数沿用了早期估算。
她把这三项发给场地方，并要求重新出具。新版本带着新的编号送达，她签署该版本并归档，在运营协调会上与各方分享。
可直接使用
执行单审核记录
复制到表格中，每条执行单内容填一行。
| 执行单内容 | 应对照的来源 | 相符／有出入／无法对应 | 发给场地方的问题（日期） | 场地方答复及新版本 | 负责人 |
|---|---|---|---|---|---|
| 会场与时间（第一天大会） | 合同、议程 | 尚未审核 | |||
| 分会场布局 | 平面图 | 尚未审核 | |||
| 午餐人数与菜单 | 餐饮选择、最新人数 | 尚未审核 | |||
| 所列设备 | 视听要求 | 尚未审核 | |||
| 费用与条件 | 合同与报价 | 尚未审核 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 活动规模小，合同和议程对一位同事来说已经很清楚。
- 场地方您已熟悉，执行单与合同一致。
- 签署后的变更很少，金额也低。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个部门各自负责执行单的一部分。
- 执行单与合同不一致，需要跟进讨论。
- 多个会场、餐食和供应商需要在多天内相互对齐。
需要有人与您一起审核执行单？
会议项目负责人可以把合同、议程和执行单放在一起阅读，列出差异，带去与场地方沟通，并保留每个修订版本直到签署，而决定权仍在您的团队手上。把目前的执行单和合同发过来，并告诉我们现在由谁负责签字。
主办方常见问题
执行单应该由谁签字？
由贵机构授权、能够对内容作出承诺的人。请在执行单送达前商定，避免耽搁。
执行单与合同冲突怎么办？
书面提出，并请场地方更正执行单或说明差异。不要依赖口头说法。
可以先签字，之后再修正细节吗？
签字后仍可以要求变更，但场地方是照着执行单工作的。请先解决已知的出入。
这是法律审核吗？
不是。这是运营层面的对照。如果条款不清楚，请咨询合资格的顾问。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。