Mengekalkan kesinambungan apabila kepimpinan persidangan bertukar
Penggal pengerusi persidangan hampir tamat, dan jawatankuasa baharu akan mewarisi banyak dokumen dengan sangat sedikit penerangan.
Jawapan ringkas
Kesinambungan tidak bermakna mengekalkan semuanya. Ia bermakna menyerahkan sebab di sebalik keputusan, komitmen yang masih berjalan dan hubungan kerja, sambil membiarkan kepimpinan baharu bebas mengubah program.
Alat praktikalnya ialah fail kesinambungan dengan tempoh pertindihan: pengerusi lama dan baharu bekerja bersama untuk tempoh tertentu, dan fail itu merekod apa yang dikekalkan, disemak dan digugurkan.
Apa yang berbaloi dikekalkan
| Kekalkan | Semak | Lepaskan |
|---|---|---|
| Kontrak aktif, deposit dan tarikh pembatalan | Formula program jika maklum balas menunjukkan ia sudah lapuk | Tabiat yang wujud hanya kerana seseorang menyukainya |
| Komitmen kepada penceramah, penaja, rakan kongsi | Hubungan pembekal yang tidak membantu acara terakhir | Borang dan templat lama yang tiada siapa dapat terangkan |
| Sebab bagi keputusan utama, seperti mengapa venue dipilih | Peraturan harga dan faedah ahli | Penyelesaian sementara untuk alat yang telah diganti |
| Keputusan penilaian dan pengajaran yang belum selesai | Peranan dan keahlian jawatankuasa | Tugas tanpa pemilik dan tanpa tujuan |
Tempoh pertindihan
- Lantik pengerusi baharu lebih awal, sekurang-kurangnya satu kitaran edisi penuh sebelum pertukaran peranan jika perlembagaan membenarkan, atau sebaik sahaja keputusan pemilihan diketahui.
- Minta pengerusi baharu mengekori pengerusi lama untuk keputusan utama: program, bajet, pemilihan pembekal.
- Adakan dua atau tiga sesi serahan berstruktur, masing-masing dengan nota bertulis.
- Rekod keputusan mana yang akan diambil pengerusi baharu, dan dari tarikh bila.
- Pastikan pengerusi lama boleh dihubungi untuk tempoh tertentu, dengan tarikh tamat yang jelas.
Tulis sebab, bukan hanya hasil
Kebanyakan fail serahan menyenaraikan apa yang diputuskan. Bahagian yang berguna ialah sebabnya: venue dipilih kerana hubungan pengangkutan awam untuk ahli, bukan kerana paling murah; program ditutup dengan panel kerana ahli meminta perbincangan.
Tanpa sebab, pemimpin baharu sama ada mengulangi keputusan yang tidak lagi sesuai atau membalikkan yang baik. Satu ayat sebab di sebelah setiap keputusan murah untuk ditulis dan menjimatkan perbahasan berulang.
Titik kegagalan apabila kepimpinan bertukar
- Janji lisan yang hanya ada dalam ingatan pengerusi lama.
- Butiran hubungan dan perhubungan di telefon peribadi, bukan dalam rekod bersama.
- Jawatankuasa baharu membuang pendekatan lama untuk nampak berbeza, lalu kehilangan susunan yang susah diperoleh.
- Jawatankuasa lama enggan melepaskan, jadi pengerusi baharu dipatahkan secara tidak formal.
- Folder dokumen terlalu besar sehingga tiada siapa dapat menemui tiga fail yang penting.
Siapa memegang ingatan
Urus setia persatuan sering membawa ingatan institusi kerana mereka kekal sementara sukarelawan terpilih bertukar. Jelaskan perkara ini dalam pendekatan putaran jawatankuasa dan semak bahawa urus setia berkuasa mengingatkan jawatankuasa tentang keputusan terdahulu tanpa dilihat mengatasi mereka.
Untuk langkah praktikal menyerahkan kerusi jawatankuasa, lihat serahan ahli jawatankuasa dan serahan jawatankuasa bergilir. Jika pengerusi menyerahkan kerja kepada pasukan operasi dalam kitaran acara, lihat mengurus serahan tugas pengerusi persidangan kepada pasukan operasi.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persatuan fiktif menyerahkan antara edisi
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Doktor Haiwan Perunding mempunyai penggal pengerusi dua tahun. Pengerusi baharu dinamakan pada mesyuarat agung tahunan dan mengekori pengerusi lama untuk empat bulan terakhir edisi semasa.
Fail kesinambungan menyenaraikan tiga item aktif: deposit venue dengan tarikh pembatalan, janji kepada penceramah utama tentang susunan perjalanan, dan perjanjian lama dengan kumpulan ahli pelajar. Ia menyenaraikan dua item untuk semakan, peraturan kadar ahli dan jadual sukarelawan, dan satu untuk digugurkan, buku program bercetak yang ahli katakan tidak lagi digunakan.
Gunakan sendiri
Senarai semak fail kesinambungan
Sediakan ini sebelum pertukaran kepimpinan. Setiap item memerlukan pemilik, dan pengerusi baharu mengesahkan telah membacanya.
- Kontrak aktif, deposit, tarikh pembatalan dan siapa memegang dokumen:
- Komitmen kepada penceramah, penaja dan rakan kongsi, termasuk yang tidak formal:
- Sebab bagi lima keputusan paling penting edisi lepas:
- Keputusan penilaian dan pengajaran yang belum diambil tindakan:
- Hubungan pembekal utama dan apa yang baik atau buruk tentang setiap satu:
- Peranan, ahli dan penggal jawatankuasa:
- Item untuk dikekalkan, disemak dan digugurkan, masing-masing dengan sebab:
- Tarikh tempoh pertindihan dan apa yang akan diputuskan pengerusi baharu dari bila:
- Akses kepada pemacu kongsi, sistem pendaftaran dan akaun:
- Tarikh pengerusi lama berhenti menjadi hubungan peningkatan isu:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Urus setia stabil dan menyimpan rekod yang baik.
- Pengerusi bertindih untuk tempoh tertentu.
- Jawatankuasa sudi merekod sebab, bukan hanya hasil.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pengerusi lama pergi dengan cepat dan tiada apa ditulis.
- Jawatankuasa berpecah tentang apa yang dikekalkan dan tiada siapa mengadili.
- Urus setia kecil dan tidak dapat juga menyediakan fail kesinambungan dan memaklumkan pengerusi baharu.
Perlukan fail kesinambungan disediakan?
Jika pengerusi akan pergi dan fail belum wujud, seorang ketua projek persidangan boleh menemu bual pengerusi lama dan urus setia, mendraf fail dengan senarai kekal, semak dan gugur, dan menjalankan sesi pertindihan. Apa yang dikekalkan dan diubah kekal pada kepimpinan baharu.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama tempoh pertindihan patut berlangsung?
Cukup lama untuk pengerusi baharu mengambil bahagian dalam keputusan utama bagi satu peringkat kitaran. Tempoh yang sesuai bergantung pada kalendar acara dan perlembagaan anda.
Patutkah pengerusi lama kekal dalam jawatankuasa?
Sesetengah persatuan melakukannya sebagai kerusi penasihat dengan tarikh tamat. Apa pun pilihan anda, sepakati secara bertulis supaya pengerusi baharu tidak dipatahkan secara tidak formal.
Bagaimana jika pengerusi baharu mahu mengubah segalanya?
Fail kesinambungan memisahkan komitmen aktif daripada pilihan. Komitmen mesti dihormati atau dirundingkan semula dengan pihak lain. Pilihan ialah hak pengerusi baharu untuk diubah.
Apa bezanya dengan menyerahkan kepada operasi?
Itu ialah serahan dalam tahun yang sama. Halaman ini tentang pertukaran kepimpinan antara edisi.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.