Menilai kesesuaian sasaran peserta acara
Jawatankuasa anda berkata acara ini untuk semua orang dalam industri, dan jemputan hampir dihantar.
Jawapan ringkas
Penilaian kesesuaian peserta bermaksud menulis untuk siapa acara itu, untuk siapa bukan, dan bagaimana anda membezakannya sebelum menjemput atau menerima pendaftaran. Ia menukar hasrat seperti semua orang dalam sektor kepada kriteria yang boleh digunakan sekretariat.
Hasilnya ialah senarai pendek segmen peserta, setiap satu dengan ujian kemasukan, sebab untuk hadir dan pemilik yang mengenali mereka.
Mulakan daripada tujuan, bukan senarai mel
Tujuan acara menentukan siapa yang patut berada dalam dewan. Persidangan tahunan ahli, meja bulat dasar dan seminar teknikal masing-masing menilai peserta secara berbeza.
Lihat taklimat projek anda dahulu. Jika tujuan tidak jelas, penilaian akan beralih kepada sesiapa yang paling mudah dihubungi.
Empat soalan bagi setiap segmen
- Siapa mereka dari segi praktikal: peranan, status keahlian, jenis organisasi, tahap pengalaman?
- Mengapa mereka hadir, dan apa yang mereka bawa pulang?
- Bagaimana mereka dihubungi, dan siapa dalam pasukan atau rakan anda yang sudah mempunyai hubungan itu?
- Apa yang menjadikan mereka tidak layak atau kurang sesuai, seperti kakitangan pesaing dalam sesi tertutup ahli atau seseorang di luar tahap program?
Asingkan kesesuaian, akses dan persetujuan
Kesesuaian ialah sama ada seseorang sesuai dengan acara. Akses ialah sama ada anda boleh menghubunginya. Kebenaran ialah sama ada anda boleh menghubunginya dengan cara yang dirancang, dan itu bergantung pada cara butiran mereka dikumpul.
Jangan putuskan kebenaran sendiri. Tanya pegawai hubungan perlindungan data organisasi anda senarai mana yang boleh digunakan untuk jemputan dan apa yang setiap penerima telah bersetuju. Perancang urutan jemputan memastikan peraturan penyekatan kelihatan supaya orang yang menolak atau tidak layak tidak diingatkan.
Bina jadual segmen
- Senaraikan segmen yang difikirkan jawatankuasa, menggunakan label dan bukan nama orang.
- Bagi setiap satu, tulis ujian kemasukan dan ujian pengecualian dalam bahasa mudah.
- Namakan orang dalam pasukan atau organisasi rakan yang boleh menjamin segmen itu.
- Tentukan apa yang perlu diketahui setiap segmen sebelum mendaftar, dan sama ada mereka mendaftar terus atau melalui jemputan.
- Tanya pegawai hubungan perlindungan data senarai sumber mana yang boleh digunakan bagi setiap segmen, dan rekodkan jawapannya.
- Persetujui dengan jawatankuasa siapa yang meluluskan pengecualian.
Kumpul hanya apa yang diperlukan untuk penilaian
Jika anda perlu menyemak kelayakan semasa pendaftaran, minta butiran paling sedikit yang membolehkan anda membuat keputusan. Peminimum medan borang membantu anda menjustifikasi setiap medan dan menamakan siapa menyimpan data.
Jangan tambah soalan peribadi hanya untuk meranking orang. Tanya pegawai hubungan perlindungan data sebelum mengumpul apa-apa yang sensitif.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persatuan rekaan mengecilkan peserta forumnya
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Persatuan Fiktif Pengurus Logistik merancang forum dasar sehari. Jawatankuasa mula-mula menulis ia untuk seluruh industri logistik. Selepas latihan itu ia mempunyai tiga segmen: pengarah syarikat ahli, hubungan kerajaan dan pengawal selia yang dijemput secara peribadi oleh presiden, dan pengurus operasi yang boleh mendaftar melalui saluran persatuan.
Vendor yang menjual kepada ahli bukan segmen peserta forum, dan ditangani melalui perbincangan pempamer yang berasingan. Setiap segmen mempunyai ujian kemasukan, pemilik dan nota bahawa senarai ahli memerlukan pengesahan pegawai hubungan perlindungan data sebelum digunakan untuk jemputan.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja penilaian peserta
Lengkapkan satu blok bagi setiap segmen. Tinggalkan Belum diputuskan jika jawatankuasa belum bersetuju.
- Tujuan acara dalam satu ayat (disalin daripada taklimat):
- Label segmen:
- Ujian kemasukan (siapa yang layak):
- Ujian pengecualian (siapa yang tidak, dan sebabnya):
- Sebab segmen ini akan hadir:
- Siapa yang mempunyai hubungan dengan segmen ini:
- Cara mereka dihubungi (jemputan terus, rakan, pendaftaran terbuka):
- Senarai sumber yang akan digunakan, dan jawapan pegawai hubungan perlindungan data sama ada ia boleh digunakan:
- Butiran kelayakan yang diperlukan semasa pendaftaran, dan sebab setiap satu diperlukan:
- Siapa meluluskan pengecualian:
- Nota dan soalan terbuka:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa sudah bersetuju tentang tujuan dan mengenali kumpulan ahlinya.
- Seorang pegawai memegang hubungan dan senarai.
- Acara ini berulang dengan peserta yang biasa.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ahli jawatankuasa yang berbeza mahukan peserta yang berbeza dan tujuan dipertikaikan.
- Beberapa rakan memiliki senarai hubungan berbeza dengan kebenaran berbeza.
- Anda membuka acara tertutup kepada peserta baharu dan tidak pasti cara menilai mereka.
Mahu bantuan menukar idea peserta kepada kriteria?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan latihan penilaian bersama jawatankuasa anda, menyetujui segmen dan pemilik, dan menyediakan aliran kerja jemputan supaya setiap segmen dikendalikan oleh orang yang betul. Soalan tentang penggunaan senarai dan kebenaran dirujuk kepada pegawai hubungan perlindungan data anda. Hantar tujuan dan huraian peserta semasa anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah kita menulis untuk siapa acara ini bukan?
Ya. Pengecualian sama berguna dengan kemasukan, terutama bagi sesi tertutup atau acara dengan tahap tertentu. Ia menjadikan penolakan permintaan lebih mudah dan adil.
Bolehkah kita menggunakan seluruh senarai ahli?
Itu soalan untuk pegawai hubungan perlindungan data anda. Tanya apa yang ahli bersetuju semasa butiran mereka dikumpul dan tujuan mana senarai itu boleh digunakan.
Berapa banyak segmen dikira terlalu banyak?
Jika anda tidak dapat menamakan pemilik dan sebab untuk hadir bagi setiap satu, ia terlalu banyak. Tiga hingga lima lazim bagi acara sehari.
Bagaimana jika segmen terlalu kecil untuk memenuhi acara?
Rekodkan itu sebagai keputusan untuk jawatankuasa: luaskan kriteria, ubah saiz acara, atau terima acara yang lebih kecil. Lihat takrif corong pendaftaran untuk cara mengira kemajuan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.