简要回答
界定参加者资格，就是写下活动面向谁、不面向谁，以及在发出邀请或接受报名之前，如何分辨两者。这样，整个行业的人都可以来这样的愿望，就变成秘书处能够执行的标准。
成果是一份简短的参加者分群清单，每个群体都有纳入条件、参加理由，以及一位熟悉这些人的负责人。
从目的出发，而不是从邮寄名单出发
活动的目的决定谁应该在场。会员年会、政策圆桌和技术研讨会，各自界定参加者的方式都不同。
请先看您的项目需求说明。如果目的不清楚，界定会滑向最容易联系到的人。
每个群体的四个问题
- 他们实际是谁：职务、会员身份、机构类型、经验水平？
- 他们为什么会来，会带走什么？
- 如何联系到他们，团队或合作伙伴中谁已有这层关系？
- 什么情况会使他们不符合资格或不合适，例如竞争对手的员工参加会员闭门环节，或超出议程适用水平的人？
把适合度、联系渠道和许可分开
适合度是这个人是否适合这场活动。联系渠道是您能否联系到他。许可是您能否以计划的方式联系他，这取决于当初是如何收集他的资料的。
不要自己判断许可问题。请向贵机构的数据保护联系人确认，哪些名单可以用于邀请，以及每位收件人当初同意了什么。邀请顺序规划器会让排除规则一目了然，已退出或不符合资格的人不会再被提醒。
建立分群表
- 列出委员会想到的群体，使用标签而不是个人姓名。
- 为每个群体用平实的语言写出纳入条件和排除条件。
- 指定团队或合作机构中能为该群体作担保的人。
- 确定每个群体在报名前需要知道什么，以及是直接报名还是凭邀请报名。
- 请数据保护联系人确认每个群体可使用哪份来源名单，并记录答复。
- 与委员会约定由谁批准例外情况。
只收集界定所需的资料
如果必须在报名时核对资格，只询问足以作出判断的最少资料。报名表字段精简器可帮助您为每个字段说明理由，并指明由谁保管数据。
不要为了给人排名而添加个人问题。收集任何敏感资料之前，先询问数据保护联系人。
实例演示 · 虚构示例
某虚构协会收窄论坛的参加者范围
机构与数字均为虚构，用来展示合适的详细程度。
虚构物流经理协会计划举办一天的政策论坛。委员会起初写的是面向整个物流业。做过这个练习后，分成三个群体：会员公司董事、由会长亲自邀请的政府及监管机构联络人，以及可通过协会渠道报名的营运经理。
向会员推销产品的供应商不属于论坛的参加者群体，另外通过参展商的洽谈处理。每个群体都有纳入条件和负责人，并注明会员名单在用于邀请之前，需要数据保护联系人确认。
可直接使用
参加者资格界定工作表
每个群体填一栏。委员会尚未同意的地方写上尚未决定。
- 活动目的（一句话，抄自需求说明）：
- 群体标签：
- 纳入条件（谁符合）：
- 排除条件（谁不符合，原因）：
- 该群体会参加的理由：
- 谁与该群体有关系：
- 联系方式（直接邀请、合作伙伴、公开报名）：
- 拟使用的来源名单，以及数据保护联系人关于能否使用的答复：
- 报名时需要的资格资料，以及每项的必要性：
- 谁批准例外：
- 备注与未决问题：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 委员会已就目的达成一致，也熟悉自己的会员群体。
- 一位同事掌握这些关系和名单。
- 活动是延续往年、参加者熟悉的类型。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 不同的委员希望面向不同的参加者，目的有争议。
- 多个合作伙伴各自拥有联系名单，许可情况不同。
- 您要把封闭式活动开放给新的受众，不确定该如何界定。
想把参加者设想变成明确标准吗？
会议项目负责人可以与委员会一起完成界定练习，约定分群和负责人，并搭建邀请工作线，让每个群体由合适的人处理。关于名单使用和许可的问题，请交给数据保护联系人。请发来目前的目的和参加者描述。
主办方常见问题
要不要写下活动不面向谁？
要。排除条件和纳入条件同样有用，尤其是闭门环节或有明确水平要求的活动。这让婉拒请求更容易，也更公平。
可以使用全部会员名单吗？
这要问您的数据保护联系人。询问会员在资料被收集时同意了什么，以及名单可以用于哪些用途。
分几个群体算太多？
如果说不出每个群体的负责人和参加理由，就是太多了。一天的活动通常三到五个。
如果某群体太小，坐不满怎么办？
把它记为交给委员会的决定：放宽标准、调整活动规模，或接受较小的活动。如何计算进度见报名转化流程定义。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。