Merancang persidangan perbankan dengan beberapa institusi
Beberapa bank, sebuah persatuan dan mungkin badan kerajaan atau industri mempunyai suara dalam persidangan anda, dan setiap satu mempunyai laluan kelulusan sendiri.
Jawapan ringkas
Mulakan dengan peta pihak berkepentingan: bagi setiap institusi, rekodkan apa yang disumbangkan, siapa di dalamnya yang meluluskan, apa yang perlu dilihatnya dan menjelang bila. Kemudian tetapkan seorang penganjur utama dan satu kumpulan kerja persidangan supaya keputusan tidak berjalan selari.
Apa-apa yang menyentuh kandungan produk kewangan, mesej kawal selia atau maklumat sulit patut ditandakan kepada pasukan pematuhan atau undang-undang setiap institusi, sebagai soalan, sebelum program diumumkan.
Mengapa persidangan berbilang institusi tersangkut
Setiap institusi mempunyai kelulusan dalaman sendiri: komunikasi, undang-undang, pematuhan, risiko, kadangkala ibu pejabat di luar negara. Garis masa mereka jarang sepadan, dan jawapan lewat daripada satu pihak boleh menangguhkan program untuk semua.
Tugas penganjur ialah menjadikan laluan itu kelihatan awal, bukan menilainya.
Siapa yang biasanya terlibat
| Peranan | Apa yang biasanya diputuskan atau disumbangkan | Apa yang perlu ditanya awal |
|---|---|---|
| Organisasi atau persatuan penganjur | Tujuan keseluruhan, kumpulan kerja, pemilik bajet. | Siapa satu kenalan tunggal dan siapa yang memberi kelulusan akhir? |
| Bank atau institusi yang mengambil bahagian | Penceramah, tempat panel, bilangan perwakilan, peraturan penjenamaan. | Apakah laluan kelulusan dalaman anda dan berapa lama ia mengambil masa? |
| Badan industri atau profesional | Sokongan, khalayak, kandungan sokongan. | Apa yang anda perlu lihat sebelum menyokong acara, dan bila? |
| Pengawal selia atau wakil kerajaan yang dijemput sebagai penceramah | Peraturan kehadiran dan kandungan mereka sendiri. | Apakah aturan jemputan, taklimat dan penerbitan ucapan? |
| Venue dan pembekal | Penyampaian, aturan keselamatan, pengendalian data. | Apa yang mereka perlukan daripada setiap institusi, dan siapa menghantarnya? |
Mengekalkan satu laluan keputusan
- Lantik penganjur utama dan kumpulan kerja kecil dengan seorang wakil bernama bagi setiap institusi.
- Putuskan peraturan keputusan: contohnya kumpulan kerja memutuskan program dan penjenamaan secara konsensus, dan organisasi penganjur memegang keputusan akhir jika konsensus gagal.
- Kongsi satu kalendar kelulusan yang menunjukkan tarikh akhir setiap institusi bagi nama penceramah, tajuk, slaid dan salinan promosi.
- Salurkan semua perubahan melalui penganjur utama, dan rekodkan setiap satu dalam log keputusan.
- Adakan panggilan ringkas dua minggu sekali dan hantar status satu muka surat selepas setiap panggilan.
Soalan untuk pasukan pematuhan setiap institusi
- Bahan kami yang mana memerlukan semakan dalaman anda, dan berapa hari bekerja yang perlu diperuntukkan?
- Adakah peraturan tentang cara logo, nama atau kakitangan anda boleh dipaparkan dalam promosi atau di pentas?
- Siapa dalam organisasi anda boleh mengesahkan penceramah, dan siapa mengesahkan tajuk serta abstrak?
- Adakah sekatan tentang apa yang boleh dikatakan mengenai produk, pasaran atau pelanggan dalam sesi awam?
- Adakah rakaman, gambar atau siaran media sosial tentang kakitangan anda dibenarkan?
Kejelasan tentang wang dan keterlihatan
Putuskan awal cara kos dikongsi dan cara institusi dinamakan: keutamaan sama, susunan abjad, atau mengikut sumbangan. Pilihan ini boleh mencetuskan ketegangan antara institusi, jadi badan penganjur patut membuatnya dan bukan membiarkan ia dirundingkan satu demi satu.
Semak dengan pasukan setiap institusi sama ada apa-apa peraturan terpakai kepada penajaan, hadiah atau layanan dalam persekitaran perbankan, dan rekodkan jawapannya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum perbankan fiktif dengan empat institusi
Organisasi dan angka adalah rekaan, untuk contoh sahaja.
Forum Perbankan Contoh yang fiktif menghimpunkan sebuah persatuan perbankan, tiga bank ahli dan sebuah pusat penyelidikan universiti untuk persidangan sehari kira-kira 220 perwakilan.
Persatuan menjadi penganjur dan menamakan setiausahanya sebagai penganjur utama. Setiap bank menamakan seorang wakil kumpulan kerja. Mesyuarat pertama menghasilkan peta pihak berkepentingan yang menunjukkan Bank A memerlukan tiga minggu untuk semakan penceramah dan slaid, Bank B mempunyai langkah ibu pejabat yang menambah seminggu lagi, dan universiti tidak memerlukan semakan tetapi mahu logonya diluluskan.
Kumpulan kerja menetapkan peraturan bahawa nama dan tajuk penceramah ditutup pada minggu keenam, slaid pada minggu kesepuluh, dan salinan promosi pada minggu kelapan. Setiausaha menghantar kalendar satu muka surat kepada setiap institusi dan merekod setiap perubahan.
Gunakan sendiri
Peta pihak berkepentingan berbilang institusi
Salin jadual ini, tambah satu baris bagi setiap institusi, dan semak dengan kumpulan kerja pada mesyuarat pertama.
| Institusi | Wakil kumpulan kerja | Sumbangan | Pelulus dalaman dan laluan | Perkara yang perlu disemak | Masa semakan (disahkan secara bertulis) | Tarikh akhir dalam kalendar kami |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu organisasi jelas mengetuai dan yang lain menerima kalendarnya.
- Peserta sedikit dan telah menggunakan laluan kelulusan yang sama dalam acara lepas.
- Orang kanan di pihak penganjur boleh menyelesaikan percanggahan dengan cepat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Empat institusi atau lebih, masing-masing dengan laluan undang-undang dan pematuhan berasingan.
- Tarikh sentiasa beranjak kerana semakan satu institusi lewat dan tiada siapa menjejaknya.
- Tiada siapa mempunyai mandat untuk memegang peranan utama di antara mesyuarat.
Perlu seseorang untuk memegang garis masa berbilang institusi?
Ketua projek persidangan boleh membina peta pihak berkepentingan, mengendalikan panggilan kumpulan kerja, menjejak kalendar kelulusan setiap institusi dan membawa kelewatan kepada badan penganjur dengan pilihan. Institusi kekal memegang kelulusan mereka sendiri dan keputusan kandungan kekal milik mereka. Hantarkan senarai institusi dan tarikh sasaran untuk menentukan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa yang patut mengetuai apabila beberapa bank menjadi tuan rumah bersama?
Biasanya persatuan penganjur atau satu organisasi tuan rumah yang dipersetujui. Putuskan ketua secara bertulis, dengan seorang bernama dan peraturan untuk menyelesaikan percanggahan.
Seawal mana institusi perlu diminta kelulusan?
Seawal draf pertama program. Tanya setiap satu berapa hari bekerja semakannya mengambil masa dan bina kalendar ke belakang daripada tarikh penerbitan anda.
Adakah kami perlukan nasihat undang-undang untuk acara perbankan?
Untuk soalan undang-undang atau kawal selia tertentu, ya: tanya pasukan undang-undang atau pematuhan setiap institusi, atau penasihat anda sendiri. Peranan penganjur ialah mengumpul jawapan itu dan menyimpannya bersama pelan.
Bagaimana kami mengekalkan keterlihatan institusi yang sama rata?
Putuskan peraturan penamaan pada awalnya, seperti susunan abjad, dan gunakannya pada program, papan tanda dan bahan promosi.
Sumber berkaitan
- Menyelaras kelulusan penceramah daripada institusi terkawal selia
- Mengurus bahan sulit perbincangan meja bulat perbankan
- Memisahkan operasi persidangan daripada kelulusan kandungan kewangan
- Merancang demonstrasi fintech dalam persidangan perbankan
- Pembina taklimat acara
- Pengurusan projek persidangan secara penyumberan luar
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.