Apabila jawatankuasa tidak sepakat tentang keutamaan

Jawatankuasa sudah bermesyuarat dua kali, dan setiap mesyuarat berakhir dengan dua kumpulan yang sama dan tiada keputusan.

Bincang diagnostikMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.

Jawapan ringkas

Berhenti membahaskan pendirian dan tulis keputusan dalam satu ayat, siapa yang berkuasa membuatnya, dan tarikh ia mesti dibuat. Perselisihan sering berterusan kerana tiada siapa menyatakan siapa yang memutuskan.

Kemudian bandingkan pilihan mengikut beberapa kriteria yang dipersetujui, dan biarkan individu atau badan yang berkuasa memilih, termasuk versi acara yang lebih kecil atau lebih lewat.

Apa yang diketahui dan belum diketahui

Senaraikan fakta yang diterima kedua-dua kumpulan, kemudian perkara yang mereka berbeza. Perbezaan biasanya lebih sedikit daripada yang disangka.

Diketahui	Belum diketahui	Siapa boleh menjawab
Dua keutamaan yang diperjuangkan, ditulis secara neutral	Sama ada kumpulan berbeza tentang matlamat atau hanya kaedah	Pengerusi jawatankuasa
Tarikh keputusan diperlukan, dan sebabnya	Tarikh akhir pembekal atau pendaftaran yang bergantung padanya	Ketua sekretariat
Terma rujukan jawatankuasa dan peraturan undian	Cara dokumen tadbir urus menyelesaikan kebuntuan	Setiausaha kehormat; penasihat undang-undang jika tidak jelas
Bajet dan masa tersedia bagi setiap pilihan	Kos dan apa yang disingkirkan oleh setiap pilihan	Bendahari; pemilik program

Siapa yang berhak memutuskan

Dokumen tadbir urus persatuan atau organisasi menentukan siapa yang memecahkan kebuntuan: pengerusi, undian, lembaga atau majlis. Bacalah sebelum mesyuarat seterusnya. Jika ia senyap atau tidak jelas, tanya setiausaha kehormat atau penasihat undang-undang.

Ketua projek boleh menyusun pilihan dan mengendalikan sesi, tetapi kebuntuan tentang kuasa bukan untuk mereka selesaikan.

Siapa memutuskan kebuntuan: ditetapkan dokumen tadbir urus; sahkan dengan setiausaha kehormat.
Siapa menetapkan tarikh keputusan: pengerusi, disokong tarikh akhir pembekal.
Siapa memiliki helaian pilihan: ketua sekretariat atau fasilitator neutral yang dipersetujui.
Siapa boleh menaikkan isu: pengerusi, kepada lembaga atau majlis.

Pilihan yang realistik, termasuk berhenti atau mengecilkan skala

Jangan hadkan pilihan kepada kumpulan yang menang. Perintis, acara lebih kecil atau penangguhan mungkin lebih sesuai untuk semua.

Pilihan	Apa yang terlibat	Kesan untuk dipertimbangkan
Pengerusi memutuskan	Pengerusi memilih selepas pusingan pandangan ringkas dan berstruktur, jika dokumen tadbir urus membenarkan.	Pantas, tetapi satu kumpulan mungkin rasa tidak didengari.
Susun mengikut kriteria	Setujui tiga kriteria seperti nilai kepada ahli, kos dan beban kerja, beri skor setiap pilihan, dan bincang jurang.	Lebih jelas, tetapi perlu persetujuan tentang kriteria dahulu.
Gabung pada skala lebih kecil	Kekalkan kedua-dua keutamaan dalam bentuk dikurangkan, contohnya satu sesi setiap satu.	Tiada kumpulan mendapat segalanya; skop dan kos perlu disemak semula.
Tangguh atau tunda	Tetapkan tarikh tegas untuk keputusan, atau pindahkan acara.	Tenang, tetapi tempahan dan kos pembekal mungkin berterusan.

Komunikasi: siapa memberitahu apa kepada siapa

Hantar helaian pilihan satu muka surat kepada jawatankuasa sebelum mesyuarat, dengan keputusan, kuasa dan tarikh di bahagian atas. Selepas keputusan, hantar rekod ringkas apa yang diputuskan dan sebabnya.

Pembekal dan peserta berdaftar tidak perlu diberitahu sehingga ada keputusan yang mengubah mereka. Elakkan mengedarkan perselisihan di luar jawatankuasa.

Sebelum mesyuarat: keputusan yang diperlukan ialah [keputusan]. Ia akan dibuat oleh [badan atau jawatan] pada [tarikh], menggunakan [kriteria]. Sila baca helaian pilihan dan hantar pembetulan menjelang [tarikh].
Selepas mesyuarat: jawatankuasa memutuskan [keputusan] pada [tarikh]. Sebab: [dua atau tiga]. Tindakan: [pemilik dan tarikh bagi setiap satu].
Kepada pembekal, hanya jika terjejas: penganjur telah mengesahkan [elemen]. Perubahan lanjut akan dimaklumkan menjelang [tarikh].

Susulan dan mengelak berulang

Rekodkan keputusan, sebab dan siapa yang membuatnya dalam log keputusan.
Jalankan diagnostik kesediaan untuk melihat keputusan lain yang masih terbuka.
Setujui peraturan kebuntuan untuk masa depan, ditulis dalam terma rujukan.
Semak dalam empat hingga enam minggu sama ada keputusan itu bertahan.

Contoh kerja · Contoh rekaan

Sebuah jawatankuasa fiksyen berpecah antara rangkaian dan kandungan

Organisasi dan angka fiksyen, untuk ilustrasi sahaja.

Persatuan Fiktif Pengurus Kesihatan Awam mempunyai jawatankuasa persidangan seramai sembilan orang. Empat mahu program rangkaian lebih panjang. Empat mahu lebih banyak kandungan gaya klinikal. Seorang belum membuat keputusan.

Ketua sekretariat menulis keputusan di bahagian atas satu halaman: format separuh hari kedua, diputuskan pengerusi selepas satu lagi mesyuarat, tidak lewat tiga minggu sebelum pendaftaran pembekal dibuka. Jawatankuasa bersetuju tiga kriteria: nilai kepada ahli, kos dan beban kerja. Selepas pemarkahan, mereka memilih versi lebih kecil bagi kedua-duanya: satu sesi rangkaian dilanjutkan dan dua sesi kandungan.

Gunakan sendiri

Helaian keputusan jawatankuasa

Salin ke dokumen dan edarkan sebelum mesyuarat seterusnya.

Keputusan yang diperlukan, dalam satu ayat:
Siapa berkuasa (dan di mana ia ditulis):
Tarikh keputusan dan apa yang bergantung padanya:
Fakta yang diterima kedua-dua pihak:
Perkara yang masih dipertikaikan:
Kriteria dipersetujui (sehingga tiga):
Pilihan, setiap satu dengan kos, masa dan beban kerja:
Skor atau catatan bagi setiap kriteria:
Keputusan, oleh siapa, pada tarikh apa:
Tindakan dengan pemilik dan tarikh; catatan log dibuat (ya/tidak):

Buka alat: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara

Urus sendiri atau dapatkan bantuan?

Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila

Dokumen tadbir urus jelas dan pengerusi sanggup memutuskan.
Perselisihan tentang kaedah, bukan tujuan acara.
Masih ada masa sebelum sebarang tarikh akhir pembekal.

Bantuan perancangan luar berbaloi apabila

Jawatankuasa sudah bermesyuarat beberapa kali tanpa kemajuan dan tarikh akhir hampir.
Kuasa tidak jelas atau dipertikaikan.
Anda memerlukan orang neutral untuk menyusun pilihan dan mengendalikan sesi.

Mahu bantuan menyusun keputusan?

Diagnostik perancangan boleh menyusun pilihan, pertukaran dan tarikh keputusan dalam format neutral yang boleh digunakan jawatankuasa anda, dan menyenaraikan keputusan yang belum selesai dengan cadangan pemilik. Jawatankuasa dan dokumen tadbir urusnya tetap memutuskan, dan semakan ini tidak menjamin persetujuan. Ketua projek persidangan juga boleh memudahcara mesyuarat keputusan jika skop itu dipersetujui.

Bincang diagnostikMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.Penilaian perancangan

Soalan yang biasa ditanya penganjur

Bagaimana jika pengerusi ialah salah satu kumpulan?

Semak dokumen tadbir urus tentang siapa boleh memutuskan dalam kes itu, contohnya lembaga atau undian. Tanya setiausaha kehormat dan jangan meneka.

Bolehkah orang luar memutuskan untuk jawatankuasa?

Tidak. Fasilitator boleh menyusun pilihan dan mengendalikan sesi, tetapi keputusan milik mereka yang berkuasa.

Patutkah kami menangguhkan acara untuk memberi masa?

Hanya jika tarikh lebih lewat realistik dengan venue dan pembekal. Bandingkan dengan pilihan lain dari segi kos dan usaha sebelum memutuskan.

Bagaimana mengelak kebuntuan sama pada masa akan datang?

Tulis peraturan kebuntuan dalam terma rujukan dan setujui kriteria bagi pilihan program pada mesyuarat pertama.

Sumber berkaitan

Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.