Apabila pelulus utama tidak memberikan respons

Tiga mesej tidak dijawab, dan tempahan pembekal tamat dalam sembilan hari.

Bincang diagnostikMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.

Jawapan ringkas

Semak dahulu sama ada pelulus telah menerima dan memahami permintaan. Kemudian permudahkan: satu halaman, satu keputusan, satu tarikh, dengan pilihan lalai jika tiada jawapan.

Jika senyap berterusan, rujuk orang yang dinamakan sebagai pengganti dalam dokumen tadbir urus. Jangan meluluskan bagi pihak mereka, dan jangan anggap senyap sebagai persetujuan.

Apa yang diketahui dan belum diketahui

Sebelum menaikkan isu, sahkan apa yang sebenarnya dihantar dan apa yang dibalas. Senyap bukan keputusan.

Diketahui	Belum diketahui	Siapa boleh menjawab
Tarikh dan saluran setiap mesej yang dihantar	Sama ada pelulus menerima dan membacanya	Ketua sekretariat; semak item dihantar
Keputusan yang diminta dan tarikh ia diperlukan	Apa berlaku di pihak pembekal jika tarikh terlepas	Pembekal, ditanya secara bertulis
Peranan pelulus dan apa yang dilindunginya	Sama ada wakil atau pengganti dinamakan secara bertulis	Dokumen tadbir urus; setiausaha kehormat
Sama ada pelulus sedang bermusafir atau tidak sihat, jika organisasi tahu	Bila pelulus boleh membalas	Pembantu eksekutif atau pengerusi, jika wajar

Siapa yang berhak memutuskan

Hanya orang atau badan yang dinamakan dalam dokumen tadbir urus atau pewakilan kuasa boleh meluluskan. Jika wakil dinamakan, sahkan secara bertulis bahawa pewakilan itu meliputi keputusan dan had ini.

Ketua sekretariat atau ketua projek tidak boleh meluluskan bagi pihak pelulus, walau betapa munasabah keputusan itu. Tanya pengerusi atau setiausaha kehormat apakah laluan pengganti.

Pelulus utama: seperti ditetapkan dalam dokumen tadbir urus atau pewakilan bertandatangan.
Pengganti: orang yang dinamakan di situ, disahkan secara bertulis.
Lanjutan tempahan pembekal: pembekal, diminta oleh ketua sekretariat.
Laluan penaikan isu: pengerusi, kemudian lembaga atau majlis.

Pilihan yang realistik, termasuk berhenti atau mengecilkan skala

Senyap meninggalkan anda dengan tarikh akhir, bukan keputusan. Pilih risiko yang sanggup ditanggung, dan biarkan orang yang betul mengesahkannya.

Pilihan	Apa yang terlibat	Kesan untuk dipertimbangkan
Hantar permintaan keputusan satu halaman	Nyatakan keputusan, pilihan, tarikh dan apa berlaku bagi setiap hasil.	Mungkin masih tidak dijawab; mengekalkan rekod yang jelas.
Gunakan pengganti yang dinamakan	Minta pengganti meluluskan di bawah pewakilan, secara bertulis.	Perlu pengesahan bahawa pewakilan meliputi keputusan itu.
Minta pembekal melanjutkan tempahan	Minta lanjutan singkat secara bertulis.	Pembekal mungkin menolak atau mengenakan caj; semak syarat.
Biarkan tempahan tamat atau tangguh	Terima bahawa venue atau tarikh mungkin hilang, atau alihkan tarikh keputusan.	Mengelak komitmen tanpa kelulusan; mungkin perlu venue atau tarikh baharu.

Komunikasi: siapa memberitahu apa kepada siapa

Pastikan setiap mesej berdiri sendiri. Namakan keputusan, pilihan dalam satu baris setiap satu, tarikh dan akibat jika tiada jawapan. Hantar melalui saluran yang benar-benar digunakan pelulus, dan salin kepada pengerusi.

Beritahu pembekal hanya apa yang perlu: keputusan sedang menunggu dan bila anda jangka dapat mengesahkan.

Kepada pelulus: keputusan diperlukan menjelang [tarikh]: [keputusan]. Pilihan: [A], [B], [C]. Jika tiada jawapan menjelang [tarikh], [apa akan berlaku, contohnya tempahan akan tamat]. Sila balas dengan A, B atau C, atau namakan pengganti.
Kepada pengerusi: kelulusan bagi [keputusan] masih tertunggak selepas [bilangan] mesej. Sila nasihatkan laluan pengganti di bawah dokumen tadbir urus.
Kepada pembekal: kami menunggu keputusan dalaman dan menjangka mengesahkan menjelang [tarikh]. Sila beritahu sama ada tempahan boleh dilanjutkan dan atas syarat apa.

Susulan dan mengelak berulang

Simpan log setiap permintaan dan balasan dalam log keputusan supaya rekod kelihatan.
Jalankan diagnostik kesediaan untuk mencari keputusan lain yang bergantung pada pelulus ini.
Minta pelulus dan pengerusi menyetujui pengganti yang dinamakan dan masa balasan untuk keputusan akan datang.
Semak pada mesyuarat seterusnya sama ada terlalu banyak keputusan berada pada seorang.

Contoh kerja · Contoh rekaan

Seorang presiden fiksyen tidak dapat dihubungi

Organisasi dan angka fiksyen, untuk ilustrasi sahaja.

Presiden Persatuan Fiktif Jurutera Loji mesti meluluskan program akhir sebelum tempahan venue tamat dalam sembilan hari. Tiga mesej dalam lapan hari tidak dijawab.

Ketua sekretariat menghantar permintaan satu halaman kepada presiden dan menyalin pengerusi. Beliau menyemak dokumen tadbir urus bersama setiausaha kehormat, yang mengesahkan bahawa timbalan presiden boleh meluluskan semasa presiden tiada. Beliau bertanya venue secara bertulis tentang lanjutan singkat. Timbalan meluluskan satu pilihan, direkodkan dalam log keputusan, dan venue memberi lanjutan untuk butiran selebihnya.

Gunakan sendiri

Penjejak mengejar kelulusan

Salin ke hamparan atau dokumen dan kemas kini pada setiap hubungan.

Keputusan diperlukan dan tarikh diperlukan:
Pelulus dan peranan:
Pengganti di bawah dokumen tadbir urus, disahkan bertulis (ya/tidak):
Mesej 1: tarikh, saluran, ringkasan:
Mesej 2: tarikh, saluran, ringkasan:
Balasan diterima (ya/tidak, tarikh):
Tarikh akhir pembekal dan akibat jika terlepas:
Lanjutan pembekal diminta, jawapan:
Penaikan isu kepada pengerusi (tarikh):
Keputusan akhir, oleh siapa, tarikh; catatan log dibuat (ya/tidak):

Buka alat: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara

Urus sendiri atau dapatkan bantuan?

Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila

Pelulus membalas apabila permintaan ringkas dan jelas.
Pengganti dinamakan dan sanggup.
Pembekal boleh melanjutkan tarikh akhir.

Bantuan perancangan luar berbaloi apabila

Tarikh akhir hampir dan tiada pengganti.
Beberapa keputusan tersekat pada orang yang sama.
Anda perlu menyediakan pek keputusan satu halaman yang jelas dengan segera.

Mahu laluan kelulusan yang lebih jelas?

Diagnostik perancangan boleh menyemak keputusan mana memerlukan pelulus mana, di mana wakil atau tarikh akhir tiada, dan apa yang hampir tiba, kemudian memberi sekretariat anda senarai keutamaan dengan pemilik. Peraturan kuasa kekal dengan dokumen tadbir urus anda. Ketua projek persidangan juga boleh menyediakan pek keputusan untuk pelulus anda sebagai tugas yang dipersetujui.

Bincang diagnostikMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.Penilaian perancangan

Soalan yang biasa ditanya penganjur

Bolehkah kami teruskan jika pelulus tidak membalas?

Bukan bagi pihak pelulus. Gunakan pengganti yang dinamakan dalam dokumen tadbir urus, atau tangguhkan keputusan. Senyap bukan kelulusan.

Bagaimana jika tiada pengganti dinamakan?

Tanya pengerusi atau lembaga cara meneruskan, dan rekodkan jawapan. Kemudian setujui pengganti untuk keputusan akan datang.

Berapa kali patut kami mengejar?

Kejar melalui saluran yang benar-benar dibaca orang itu, dengan tarikh jelas. Selepas mesej kedua tidak dijawab, salin pengerusi.

Patutkah kami kehilangan venue daripada membuat komitmen?

Itu pilihan pelulus. Tunjukkan kos kehilangan tempahan dan pilihan, dan biarkan mereka memutuskan.

Sumber berkaitan

Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.