Apabila ketua acara dalaman tidak dapat bertugas

Orang yang memegang pelan, hubungan pembekal dan keputusan terbuka tidak lagi dapat bertugas.

Bincang penampung sementaraMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.

Jawapan ringkas

Jangan cuba membina semula semuanya serentak. Namakan seorang pemilik sementara, kumpulkan apa yang wujud secara bertulis, dan senaraikan keputusan yang perlu dibuat dalam beberapa minggu akan datang.

Kemudian putuskan dengan pihak berkuasa yang betul sama ada acara diteruskan seperti dirancang, dengan bantuan sementara, pada skala lebih kecil atau pada tarikh lebih lewat.

Apa yang diketahui dan belum diketahui

Bersikap prihatin terhadap rakan yang tiada dan praktikal tentang maklumat. Mulakan dengan apa yang boleh ditemui tanpa menghubunginya.

Diketahui	Belum diketahui	Siapa boleh menjawab
Fail kongsi, e-mel dan kontrak pembekal yang wujud	Keputusan yang dipersetujui secara lisan dan tidak ditulis	Sesiapa yang disalin dalam e-mel pembekal; ketua sekretariat
Tarikh yang sudah ditetapkan dengan venue dan pembekal	Tarikh akhir pembekal yang jatuh dalam dua atau tiga minggu akan datang	Hubungan pembekal
Siapa lagi dalam pasukan yang pernah bekerja dengan pembekal	Sama ada sesiapa mempunyai kapasiti dan kuasa untuk mengetuai	Ketua jabatan atau ketua sekretariat
Bila rakan sekerja mungkin kembali, jika organisasi tahu	Sama ada tarikh kembali boleh dijadikan asas perancangan	HR atau pengurus, setakat yang organisasi pilih untuk kongsi

Siapa yang berhak memutuskan

Ketua organisasi, sekretariat atau jabatan memutuskan siapa mengambil alih, dan untuk berapa lama. Pengerusi jawatankuasa memutuskan sama ada acara diteruskan pada skala semasa. Kedua-dua keputusan bukan milik orang yang menyelaras serah tugas.

Sama ada hendak berkongsi keadaan peribadi ialah keputusan organisasi dan rakan sekerja itu. Hadkan komunikasi kepada apa yang acara perlukan: seorang yang dinamakan kini menjadi orang untuk dihubungi.

Pemilik sementara: ketua organisasi atau ketua sekretariat.
Hala tuju acara: pengerusi jawatankuasa atau lembaga.
Akses kepada fail dan akaun: pentadbirnya.
Hubungan dengan rakan sekerja: pengurus, hanya jika wajar.

Pilihan yang realistik, termasuk berhenti atau mengecilkan skala

Acara lebih kecil, tarikh lebih lewat atau bantuan sementara semuanya sah. Timbang setiap satu berbanding apa yang perlu dibuat dalam beberapa minggu akan datang.

Pilihan	Apa yang terlibat	Kesan untuk dipertimbangkan
Pemilik dalaman sementara	Lantik rakan sekerja dengan peruntukan masa dan kuasa yang ditetapkan.	Kerja lain mungkin tertangguh; rakan itu memerlukan pek serah tugas.
Penyelarasan luar sementara	Ketua projek menampung tugas yang dipersetujui untuk tempoh dipersetujui, di bawah keputusan anda.	Perlukan taklimat dan senarai tugas jelas; yuran dipersetujui.
Kecilkan skala	Kurangkan skop mengikut kapasiti yang ada.	Semak apa yang pembekal benarkan; sesetengah komitmen mungkin sudah tetap.
Tangguhkan	Pindah ke tarikh lebih lewat sementara pasukan stabil.	Deposit dan tempahan mungkin terjejas; sahkan dengan pembekal.

Komunikasi: siapa memberitahu apa kepada siapa

Beritahu jawatankuasa dahulu, dengan pemilik sementara dinamakan. Beritahu pembekal dalam satu ayat: siapa kini orang untuk dihubungi dan bermula bila. Jangan beritahu peserta berdaftar kecuali program atau tarikh berubah.

Pastikan mesej berdasarkan fakta dan hormat. Elakkan memerihalkan ketiadaan itu atau membuat andaian.

Kepada jawatankuasa: [nama] kini pemilik sementara persidangan mulai [tarikh]. Keputusan seterusnya ialah [senarai]. Kami akan melapor pada [tarikh].
Kepada pembekal: mulai [tarikh] sila hala semua urusan persidangan kepada [nama], [jawatan]. Perjanjian dan tarikh sedia ada kekal kecuali kami memaklumkan sebaliknya secara bertulis.
Kepada peserta berdaftar, hanya jika perlu: program atau tarikh bertukar kepada [butiran]. Kami akan mengesahkan menjelang [tarikh].

Susulan dan mengelak berulang

Bina pek serah tugas daripada fail dan e-mel yang wujud, dan pastikan perkara belum selesai kelihatan.
Jalankan diagnostik kesediaan bersama pemilik sementara untuk melihat keputusan mana yang belum selesai dan siapa memilikinya.
Hantar laporan status mingguan ringkas kepada jawatankuasa sehingga acara stabil.
Rekodkan setiap keputusan dalam log keputusan.
Tetapkan peraturan tetap: setiap acara mempunyai folder kongsi, senarai pembekal dan timbalan yang dinamakan lebih awal.

Contoh kerja · Contoh rekaan

Seorang pengurus acara fiksyen tiba-tiba tidak hadir

Organisasi dan angka fiksyen, untuk ilustrasi sahaja.

Institut Fiktif Jurutera Industri tinggal sebelas minggu sebelum persidangan dua hari apabila pengurus acaranya tidak dapat bertugas secara mengejut. Pelan itu kebanyakannya berada dalam peti masuk beliau dan hamparan peribadi.

Ketua sekretariat melantik seorang rakan sebagai pemilik sementara selama empat minggu, meminta pentadbir IT memberi akses kepada peti mel kongsi, dan menyusun pek serah tugas daripada apa yang wujud. Dua tarikh akhir pembekal jatuh dalam tiga minggu, maka jawatankuasa meluluskan ketua projek sementara untuk menampung pendaftaran dan susulan pembekal sahaja. Keputusan program kekal dengan pengerusi.

Gunakan sendiri

Helaian serah tugas ketua acara

Salin ke dokumen. Lengkapkan daripada rekod sedia ada dahulu; tandakan perkara tidak diketahui dan jangan meneka.

Pemilik sementara, tarikh mula, kuasa dan peruntukan masa:
Lokasi pelan, bajet, kontrak pembekal dan data pendaftaran:
Hubungan pembekal dan tarikh akhir seterusnya bagi setiap satu:
Keputusan yang sudah dipersetujui, dengan bukti:
Keputusan belum selesai, dengan pemilik dan tarikh:
Bayaran yang perlu dibuat dalam 30 hari akan datang:
Tugas yang mesti diteruskan, tugas yang boleh dijeda:
Siapa meluluskan perubahan program dan pergerakan bajet:
Mesej dihantar kepada jawatankuasa dan pembekal (tarikh):
Tarikh semakan sama ada susunan ini masih berfungsi:

Buka alat: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara

Urus sendiri atau dapatkan bantuan?

Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila

Pelan dan kontrak pembekal ada dalam fail kongsi dan boleh dibaca.
Seorang rakan mempunyai masa dan kuasa untuk mengambil alih.
Acara masih jauh dan tiada perkara segera tertunggak.

Bantuan perancangan luar berbaloi apabila

Pelan dipegang dalam kepala atau peti masuk seorang dan tidak dapat dibina semula dengan cepat.
Tarikh akhir atau bayaran pembekal jatuh dalam beberapa minggu dan tiada siapa boleh memilikinya.
Pasukan mahu penyelarasan sementara semasa pemilik dalaman tiada.

Perlukan penampung semasa ketua acara anda tiada?

Diagnostik perancangan boleh menyemak apa yang didokumenkan, apa yang tiada dan keputusan mana yang hampir tiba, kemudian memberi sekretariat anda senarai keutamaan dengan pemilik. Jika penyelarasan sementara berguna, ketua projek persidangan boleh menjalankan tugas yang dipersetujui untuk tempoh dipersetujui di bawah keputusan anda. Skop ditetapkan bersama anda, dan tiada apa dijanjikan melebihinya.

Bincang penampung sementaraMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.Penilaian perancangan

Soalan yang biasa ditanya penganjur

Patutkah kami menghubungi rakan sekerja untuk serah tugas?

Hanya jika organisasi, pengurus dan rakan itu bersetuju ia wajar. Mulakan daripada rekod yang sudah ada.

Apa yang kami beritahu peserta berdaftar?

Tiada, kecuali program atau tarikh berubah. Pertukaran orang untuk dihubungi ialah urusan pembekal dan jawatankuasa.

Untuk berapa lama pemilik sementara patut dinamakan?

Namakan tempoh singkat dengan tarikh semakan, contohnya empat minggu, dan lanjutkan melalui keputusan, bukan dibiarkan.

Bolehkah ketua projek luar mengambil alih seluruh acara?

Skop dipersetujui lebih awal. Lazimnya ketua projek menampung tugas yang dinamakan sementara penganjur memegang keputusan program, bajet dan kelulusan.

Sumber berkaitan

Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.