简要回答
不要试图一次性还原所有内容。先指定一位临时负责人，收集现有的书面资料，并列出未来几周要作出的决定。
然后由有权限的人决定：活动按原计划继续、借助临时协助、缩小规模，还是推迟日期。
已知与未知
对缺席的同事保持体谅，对信息则要务实。先从不必联系对方就能找到的资料开始。
| 已知 | 尚未知道 | 谁能回答 |
|---|---|---|
| 现有的共享文件、邮件和供应商合同 | 口头同意但未写下的决定 | 供应商邮件的抄送人；秘书处负责人 |
| 已与场地和供应商确定的日期 | 未来两三周内有哪些供应商截止日期 | 供应商联系人 |
| 团队中还有谁与供应商合作过 | 是否有人有余力和权限来牵头 | 部门主管或秘书处负责人 |
| 同事何时可能回来（若机构知道） | 返回日期能否作为规划依据 | 人事或直属主管，在机构愿意分享的范围内 |
谁有权作决定
由机构、秘书处或部门的负责人决定谁来接手以及多长时间。筹委会主席决定活动是否按现有规模继续。这两项决定都不属于负责协调交接的人。
是否透露个人情况，由机构和这位同事自己决定。沟通内容只限活动所需：现在由某位指定人员担任联络人。
- 临时负责人：机构负责人或秘书处负责人。
- 活动方向：筹委会主席或董事会。
- 文件和账户权限：其管理员。
- 与该同事联系：直属主管，仅在适当时。
现实可行的选项，包括暂停或缩小规模
缩小规模、推迟日期或临时协助都是正当的选项。请对照未来几周的待办事项来权衡。
| 选项 | 具体做法 | 需要权衡的后果 |
|---|---|---|
| 内部临时负责人 | 指定一位同事，明确投入时间和权限。 | 其他工作可能延误；该同事需要交接包。 |
| 外部临时协调 | 项目负责人在约定期限内负责约定的任务，听从您的决定。 | 需要简报和清晰的任务清单；费用另行商定。 |
| 缩小规模 | 按现有人力缩减范围。 | 先确认供应商允许什么；有些承诺可能已经固定。 |
| 推迟 | 在团队稳定期间改到较晚日期。 | 订金和保留可能受影响；请与供应商确认。 |
沟通：谁向谁说什么
先通知筹委会，并写明临时负责人。对供应商只需一句话：谁是现在的联络人，从何时起。除非节目或日期变更，否则不必通知已报名者。
信息要务实、尊重。避免描述缺席原因或作任何猜测。
- 致筹委会：自[日期]起，[姓名]为会议的临时负责人。接下来要决定的事项有[清单]。我们将于[日期]汇报。
- 致供应商：自[日期]起，会议相关事宜请联系[姓名]，[职务]。现有协议和日期不变，如有变动会另行书面通知。
- 致已报名者（仅在需要时）：节目或日期调整为[详情]。我们将在[日期]前确认。
跟进与防止再次发生
实例演示 · 虚构示例
虚构活动经理突然无法工作
虚构的组织与数字，仅作说明。
虚构工业工程师学会距离两天会议还有十一周，活动经理突然无法继续负责。计划大多存放在她的邮箱和个人表格里。
秘书处负责人指定一位同事担任四周的临时负责人，请IT管理员开放共享邮箱权限，并用现有资料整理交接包。三周内有两个供应商截止日期，所以筹委会批准一位临时项目负责人，只负责报名和供应商跟进。节目决定仍由主席负责。
可直接使用
活动负责人交接表
复制到文档中。先根据现有记录填写，不清楚的标注未知，不要猜测。
- 临时负责人、开始日期、权限和投入时间：
- 计划、预算、供应商合同和报名数据的存放位置：
- 供应商联系人及各自的下一个截止日期：
- 已经同意的决定及依据：
- 待决事项、负责人和日期：
- 未来30天内要支付的款项：
- 必须继续的任务和可以暂停的任务：
- 由谁批准节目变更和预算调整：
- 已发给筹委会和供应商的信息（日期）：
- 评估此安排是否仍然可行的复核日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 计划和供应商合同在共享文件中，可以读取。
- 有同事有时间和权限接手。
- 活动还很远，没有紧迫事项。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 计划只存在于一个人的脑中或邮箱里，无法快速还原。
- 未来几周有供应商截止日期或付款，却没有人能负责。
- 团队希望在内部负责人缺席期间得到临时协调。
活动负责人缺席期间需要协助吗？
策划诊断可以复核已有文档、缺失的内容和即将到期的决定，然后给秘书处一份有负责人的优先清单。如果需要临时协调，会议项目负责人可以在约定期限内执行约定的任务，听从您的决定。范围与您共同确定，超出范围的事项不作承诺。
主办方常见问题
要联系那位同事来交接吗？
只有在机构、直属主管和该同事都认为合适时才联系。请先从您已有的记录入手。
要告诉已报名者什么？
除非节目或日期变更，否则不必告知。内部联络人变更只需通知供应商和筹委会。
临时负责人应指定多久？
指定较短的期限并设复核日期，例如四周，延期要经过决定，而不是任其拖延。
外部项目负责人能接手整场活动吗？
范围事先约定。通常项目负责人负责指定的任务，节目、预算和审批的决定权仍在主办方。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。