简要回答
先确认审批人是否收到并看懂了请求。然后让回复变得容易：一页纸、一个决定、一个日期，并说明若无法回复会怎样处理。
如果仍然沉默，就找章程文件指定的替代人。不要代替他们批准，也不要把沉默当作同意。
已知与未知
在上报之前，先确认到底发过什么、回复了什么。沉默不等于决定。
| 已知 | 尚未知道 | 谁能回答 |
|---|---|---|
| 每条信息发送的日期和渠道 | 审批人是否收到并读过 | 秘书处负责人；查看已发送邮件 |
| 所请求的决定及需要的日期 | 错过日期时供应商那边会怎样 | 供应商，书面询问 |
| 审批人的职务及其权限范围 | 是否有书面指定的代理人或替代人 | 章程文件；名誉秘书 |
| 审批人是否在出差或身体不适（若机构知道） | 审批人何时能够回复 | 行政助理或主席，视情况而定 |
谁有权作决定
只有章程文件或授权文件指定的人或机构才能批准。如果有指定的代理人，请书面确认该授权涵盖这项决定及其金额上限。
秘书处负责人或项目负责人不能替审批人批准，无论决定看起来多么合理。请询问主席或名誉秘书替代的途径是什么。
- 主要审批人：依章程文件或已签署的授权。
- 替代人：文件中指定的人，书面确认。
- 延长供应商保留期：供应商，由秘书处负责人提出。
- 上报路径：主席，然后是董事会或理事会。
现实可行的选项，包括暂停或缩小规模
沉默留给您的是截止日期，而不是决定。请选择您愿意承担的风险，并由合适的人确认。
| 选项 | 具体做法 | 需要权衡的后果 |
|---|---|---|
| 发送一页决策请求 | 写明决定事项、选项、日期以及各结果的后果。 | 仍可能无人回复；但保留清晰记录。 |
| 使用指定的替代人 | 请替代人依授权书面批准。 | 需要确认授权涵盖这项决定。 |
| 请供应商延长保留期 | 书面请求短期延长。 | 供应商可能拒绝或收费；请查看条款。 |
| 任由保留期失效或推迟 | 接受场地或日期可能失去，或把决定日期往后挪。 | 避免未经批准的承诺；可能需要新场地或新日期。 |
沟通：谁向谁说什么
让每条信息独立成文：写明决定事项、每个选项一句话、日期，以及无回复的后果。用审批人真正使用的渠道发送，并抄送主席。
对供应商只说必要的内容：决定尚待作出，以及您预计何时确认。
- 致审批人：需在[日期]前决定：[决定事项]。选项：[A]、[B]、[C]。如[日期]前没有回复，[将会发生什么，例如保留期将失效]。请回复A、B或C，或指定替代人。
- 致主席：关于[决定事项]的批准在发出[数量]条信息后仍未获回复。请就章程文件下的替代途径给予指示。
- 致供应商：我们正在等待内部决定，预计在[日期]前确认。请告知保留期能否延长及条件。
跟进与防止再次发生
实例演示 · 虚构示例
虚构会长联系不上
虚构的组织与数字，仅作说明。
虚构工厂工程师协会的会长必须在场地保留期九天后到期之前批准最终节目。八天里发出的三条信息都没有回复。
秘书处负责人向会长发送一页请求并抄送主席，并与名誉秘书核对章程，确认会长缺席时副会长可以批准。她书面询问场地能否短期延长。副会长批准了一个选项并记入决策记录，场地也同意为其余细节延长。
可直接使用
审批跟进表
复制到表格或文档中，每次联系后更新。
- 需要的决定及所需日期：
- 审批人及职务：
- 章程文件下的替代人，已书面确认（是/否）：
- 信息1：日期、渠道、摘要：
- 信息2：日期、渠道、摘要：
- 是否收到回复（是/否，日期）：
- 供应商截止日期及错过的后果：
- 已向供应商申请的延长及答复：
- 上报主席（日期）：
- 最终决定、决定人、日期；是否已记入决策记录（是/否）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 请求简短清晰时，审批人会回复。
- 有指定的替代人，且愿意承担。
- 供应商可以延长截止日期。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 截止日期很近，又没有替代人。
- 几项决定都卡在同一个人身上。
- 需要尽快准备一份清晰的一页决策材料。
想让审批路径更清晰吗？
策划诊断可以复核哪些决定需要哪位审批人、哪里缺少代理人或截止日期、哪些事项即将到期，然后给秘书处一份有负责人的优先清单。授权规则仍以您的章程文件为准。会议项目负责人也可以作为约定任务，为审批人准备决策材料。
主办方常见问题
审批人不回复，我们可以继续吗？
不能代替审批人。请使用章程文件指定的替代人，或暂缓决定。沉默不等于批准。
如果没有指定替代人怎么办？
询问主席或董事会该如何处理并记录答复，然后为今后的决定商定替代人。
应该催几次？
通过对方真正会读的渠道，写清楚日期。第二次没有回复后，抄送主席。
宁可失去场地也不作承诺吗？
这是审批人的选择。向他们说明失去保留期的成本和各个选项，由他们决定。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。